10.7. Умови праці секретаря-діловода

Умови праці - це сукупність факторів виробничої сфери, що впливають на здоров'я та працездатність людини в процесі її діяльності.

Для забезпечення ефективності праці важливе значення мають заходи з удосконалення умов праці та раціональної організації робочого місця. Умови праці визначають такі чинники: технічні, гігієнічні, соціальні, психологічні, психофізичні, естетичні. Розгляньмо детальніше технічні, гігієнічні та естетичні чинники.

До технічних чинників умов праці секретаря належать

- оснащення його робочого місця сучасними засобами оргтехніки і використання новітніх технологій; під час організації робочого місця секретаря слід також подбати про спеціальні меблі та канцелярські приладдя; меблі та інше обладнання повинні бути раціонально та компактно розміщені:

- об'єкти частого використання повинні завжди бути в робочій зоні, тобто "під рукою";

- розміщення предметів на столі повинно відповідати правилу правої та лівої руки;

- кожен об'єкт в приміщенні повинний мати своє місце і постійну зону переміщення.

Гігієнічні чинники повинні гарантувати безпеку здоров'я, мінімальну втомлюваність і хороше самопочуття працівника в процесі праці. До цих факторів можна зарахувати освіт­леність робочого місця, оптимальний режим температури та пологості в приміщенні, зручні меблі, що відповідають вимогам ергономіки. Дуже важливе значення має правильне освітлення, воно передбачає рівномірний розподіл світла та його джерел у приміщенні. Для локального освітлення доцільно застосувати настільні та пересувні лампи на спеціальних шарнірах. В установах рекомендовано використовувати люмінесцентні лампи, характеристики яких близькі до природного освітлення. Слід уникати сліпучого світла, джерело світла не повинно бути в полі зору працівника. Нестача світла зумовлює зниження працездатності, в'ялість, пригніченість. У приймальні рекомендовано підтримувати динамічний мікроклімат без різких перепадів температури, проте з певними змінами деяких показників, що тонізують нервову систему; передбачено використовувати кондиціонери. Однією із причин втомлю­ваності працівників є шум. Зайвий шум погано впливає на психологічний стан людини. Абсолютна тиша теж небажана. Стимулює ділову активність секретаря легка музика, що створює приємний звуковий фон.

Естетичні чинники сприяють хорошому настроєві працівника. Меблі, квіти, жалюзі, сучасний інтер'єр, приємна, тиха музика, кольорова гама оформлення впливають на

умови праці. Однією з головних вимог до створення інтер’єру і покращення умов праці є правильно підібрана кольорова гама оформлення приймальні. Вона впливає на покращені настрою, підвищення тонусу, робить працю ефективнішою Існують певні правила вибору кольорової гами приміщенні я основними кольорами службового приміщення є білий, зеленувато-блакитний, світло-зелений, бежевий, зеленувато-жовтий. У кольоровому оформленні приймальні варю використати 2-3 різних кольори.

10.8. Комп'ютеризоване робоче місце секретаря-діловода

Робоче місце секретаря оснащують багатьма технічними приладами - це персональний комп'ютер, різноманітні засопи телефонного зв'язку; телефон, лінії АТС. Можуть бути й інші засоби зв'язку, зокрема множильна техніка, принтер, сканер тощо

Оргтехніка - це засоби зв'язку та технічні засоби, що використовують в діловодстві для створення, оброблення, зберігання та тиражування документів. Організаційна техніка складає матеріальну базу сучасних систем управління.

Засоби оргтехніки поділяють на:

- засоби зв'язку, до яких належать телефонний, телеграфний, факсимільний зв'язок; ці види адміністративно управлінського зв'язку широко розповсюджені, оскільки дозволяють оперативно вирішувати організаційні та виробничі питання;

- засоби роботи з документами, за допомогою яких здійснюють діловодні процеси протягом усього життєвою циклу документів від моменту їх створення до знищення (створення, тиражування, зберігання), змінюючи при цьому форму представлення управлінської інформації, носії, місце розташування тощо. Для цього використовують різноманітні технічні засоби, серед яких за призначенням можна виділити такі групи: засоби підготовки та виготовлення документів (друкарські машинки, комп'ютери, диктофони), засоби тиражування документів (принтери, ксерокси, різографи), засоби зберігання документів (папки, конверти тощо), а також засоби оброблення та доставки документів, шафи, стелажі, канцелярське приладдя.