10.4. Загальне керування діловодними службами

Загальне керування роботою діловодних служб здійснюють керівники установ, їх структурних підрозділів

Ведення діловодства в установах відповідно до вимог державних стандартів, інструкцій з діловодства покладають на діловодну службу установи (управління справами і контролю, загальні відділи, канцелярії, секретарів, окремих працівників, яким доручено вести питання діловодства).

Керівники установ в межах наданих їм прав зобов'язані:

- всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, оснащенню діловодних служб сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі П К

- забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в установі;

- здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в установі вимог щодо складання, оформлення документів та організації діловодних процесів;

- вживати заходи для скорочення службового листу­вання;

- не допускати вимагання від працівників структурних підрозділів різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, що не зумовлено необхідністю;

- забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби для підвищення кваліфікації.

10.5. Функції керівника діловодної служби

Діловодну службу очолює керівник, якого призначає па посаду і звільняє з посади керівник установи. Керівник діловодної служби повинен мати вищу або середню спеціальну освіту (із стажем роботи в діловодній службі не менше трьох років). Посадова особа, відповідальна за роботу з документами в установі, що не має діловодної служби, повинна мати досвід роботи у діловодній службі не менше трьох років.

Керівник, який очолює діловодну службу, за харак­тером своєї діяльності взаємодіє:

- з керівниками структурних підрозділів та організацій, що належать до сфери його управління, - з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівникам документів, використання інформації в службових цілях;

- з юридичною службою - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

- із службами кадрів, праці і заробітної плати - з питань розміщення кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;

- із службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування - з питань забезпечення працівників діловодної служби засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування;

- з керівниками діловодних служб інших установ - з питань роботи з документами.

Керівник діловодної служби виконує такі функції:

- контролює виконання встановлених правил роботи з документами в установі та підрозділах, що належать до сфері його управління;

- доповідає керівникам установи про стан роботи і документами;

- вносить на розгляд керівників подання про приймання переведення і звільнення працівників діловодної служби, заохочення і накладання стягнень;

- вживає заходи і здійснює контроль за скороченням зайвої документної інформації в установі та організація, що належать до сфери її управління;

підписує і візує документи в межах своєї компенсації

- бере участь у засіданнях колегії, нарадах, які про водять керівники установи.

Керівник діловодної служби має право :

- залучати фахівців структурних підрозділів установи а також організацій, що належать до сфери його управління до підготовки проектів документів за дорученням керівників;

- вимагати від структурних підрозділів установи м організацій, що належать до сфери його управління, відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

- повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання у разі порушення встановлених вимог.

На керівника діловодної служби покладено персо­нальну відповідальність за:

- забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в установі;

- виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб діловодної служби;

- дотримання трудової і виконавчої дисципліни н колективі діловодної служби.