- •Тема 1.
- •1.1. Значення діловодства для забезпечення
- •1.2. Діловодство - функція управлінської діяльності
- •1.3. Класифікація діловодств
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 2.
- •2.1. Управлінська інформація, її ознаки
- •2.3. Класифікація офіційно-ділових документів
- •Основні терміни та їх означення
- •3.1. Єдина державна система діловодства
- •3.3. Документи усорд
- •3.4. Методичне забезпечення єдсд
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 4.
- •4.1. Документообіг як рух потоків управлінської документації
- •4.2. Приймання вхідних документів
- •4.3. Попередній розгляд документів
- •4.4. Реєстрація документів, загальні положення
- •4.5. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів
- •4.6. Форми реєстрації документів
- •4.7. Комп'ютеризована реєстрація документів
- •4.8. Розгляд документів керівниками закладів
- •4.9. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 5.
- •5.1. Документування управлінської діяльності
- •5.2. Склад реквізитів документів
- •5.3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів Зображення Державного герба України
- •Реєстраційний індекс. Індексування документів
- •Резолюція
- •Заголовок до тексту документа
- •Відмітка про контроль
- •Текст документа
- •Додатки до документів
- •Підписання документа
- •Погодження документа
- •Затвердження документа
- •Завірення документа печаткою
- •Засвідчення копії
- •Відомості про виконавця документа
- •Відомості про виконання документа
- •Відомості про наявність документа в електронній формі
- •Відомості про надходження документа
- •Відомості про державну реєстрацію
- •5.4. Оформлення бланків документів
- •5.5. Підготування та оформлення документів
- •5.6. Підготування документів про відрядження
- •5.7. Вимоги до документів, що виготовляють машинописними засобами
- •5.8. Розмноження документів
- •5.9. Зберігання, облік та використання печаток,
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 6.
- •6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів
- •6.2. Терміни виконання документів
- •6.3. Здійснення контролю за виконання документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 7.
- •7.1. Номенклатура справ як схема розподілу
- •7.2. Номенклатура справ структурного підрозділу
- •7.3. Зведена номенклатура справ установи
- •7.4. "Перелік типових документів" як основний
- •7.5. Формування справ
- •7.6. Оперативне зберігання документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 8.
- •8.1. Конфіденційна інформація
- •8.2. Види конфіденційної інформації
- •8.3. Захист конфіденційної інформації
- •8.4. Особливості оформлення та реєстрації
- •8.5. Формування справ документів з грифом "кт"
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 9.
- •9.1. Мета і основні етапи підготовки документів
- •9.2. Експертиза наукової і практичної
- •9.3. Оформлення справ
- •9.4. Складання описів справ структурних підрозділів
- •9.5. Складання зведених описів справ
- •9.6. Передавання справ до відомчого архіву
- •Основні терміни
- •Тема 10.
- •10.1. Основні завдання і функції діловодної служби
- •10.2. Організаційна побудова діловодної служби
- •10.3. Принципи організації праці діловодного
- •10.4. Загальне керування діловодними службами
- •10.5. Функції керівника діловодної служби
- •10.6. Організація робочого місця секретаря-діловода
- •10.7. Умови праці секретаря-діловода
- •10.8. Комп'ютеризоване робоче місце секретаря-діловода
- •Основні терміни
- •Тема 11.
- •11.1. Основні засади впровадження комп'ютеризації діловодних процесів
- •11.2. Історія розвитку систем електронного документообігу
- •11.3. Особливості впровадження електронного діловодства в Україні
- •11.4. Правові засади впровадження електронного документообігу
- •11.6. Організація та користування системами управління електронними документами
- •11.7. Основні вимоги до систем електронного
- •11.8. Організація електронного документообігу
- •11.9. Стандартизація електронного документообігу
- •11.10. Класифікація програмного забезпечення систем
- •Основні терміни та їх означення
2.3. Класифікація офіційно-ділових документів
Найважливіші ознаки, які покладено в основу класифікації офіційно-ділових документів, полягають в сутності їх інформаційного та матеріального складників, а також в умовах існування ділових документів.
Класифікація офіційно-ділових документів
за інформаційним складником
Блок-фасет 1. За призначенням: щодо особового складу, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційно-розпорядчі.
Блок-фасет 2. За назвами: заява, лист, телеграма, інструкція, протокол, наказ, акт, довідка тощо.
Блок-фасет 3. За формою: стандартні (типові) і нестандартні (індивідуальні). Стандартні документи мають однакову форму. їх заповнюють в певній послідовності і за обов'язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Нестандартні документи створюють на основі типових. їх складають в кожному конкретному випадку, для окремих ситуацій, друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).
Блок-фасет 4. За структурою: прості і складні. Прості документи відображають одне питання (наказ, договір, акт, пояснювальна записка), складні - декілька (протоколи).
Блок-фасет 5. За походженням: службові (офіційні) і особисті. Службові документи створюють організації, підприємства та службові особи, які їх представляють. їх оформляють в установленому порядку. Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності.
Класифікація офіційно-ділових документів
за матеріальним складником
Блок-фасет 6. За матеріальною основою документа (носієм інформації): паперові (на папері), дискові (на диску, дискеті), плівкові (на фотоплівці, магнітній стрічці).
Блок-фасет 7. За способом документування: рукописні, механічні, магнітні, фотографічні, оптичні, лазерні, електронні.
Класифікація офіційно-ділових документів
за умовами існування
Блок-фасет 8. За місцем виникнення: внутрішні і зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише в тій організації, установі чи підприємстві, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.
Блок-фасет 9. За напрямком руху в процесі документообігу: вхідні і вихідні.
Блок-фасет 10. За терміном виконання: звичайні (безстрокові), термінові, дуже термінові. Звичайні (безстрокові) документи виконуються за загальною чергою. Для термінових встановлено термін виконання, а також ті, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначку "дуже терміново".
Блок-фасет 11. За ступенем конфіденційності: для загального користування, для службового користування, таємні, цілком таємні.
Блок-фасет 12. За часом створення: оригінали і копії. Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. На оригіналі стоїть підпис керівника установи, в разі потреби його засвідчують штампом або печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На ній обов'язково роблять помітку вгорі праворуч "Копія". Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск - це повна копія відправленого з установи документа, яку залишають у відправника. Витяг відтворює не весь документ, а лише його частину. Дублікат - це другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою Оригіналу; В юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні.
Блок-фасет 13. За терміном зберігання: тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років), постійного зберігання.
2.4. З історії документування офіційно-ділових документів в Україні
Ділові документи відігравали життєво важливу роль у різні періоди історії України. Можна виділити ряд основних етапів розвитку документування ділових паперів.
І етап охоплює часи княжої України - Київської держави МИ ст.) і Галицько-Волинської держави (ХШ-ХІУ ст.). 1 повними документами є літописи, які збереглися у вигляді літописних кодексів (Іпатіївський кодекс, 1425 р.; Лаврентіївський кодекс, 1377 р.), актів (міжнародні договори з Візантією), княжих грамот (грамоти галицько-волинських князів ХІУст.), правових кодексів ("Руська правда", церковні устави).
II етап охоплює часи литовсько-польської доби (XIV-XVII ст.). Ділову сферу представляють грамоти великих князів литовських і королів польських, акти сеймів, "Литовська метрика", "Коронна метрика", "Судебник Казимира", Литовський статут, акти трибуналів, актові книги міських і земських судів, акти магдебургій (міські книги), акти й документи церковних інституцій, приватні документи (маєткові та фамільні). Поважне місце займають тогочасні джерела чужоземного походження: документи міжнародно-правового характеру, хроніки, літописи московські, польські, турецько-татарські, спогади західноєвропейських мандрівників, листи, щоденники, описи ("Щоденник" Е. Лясоти, "Опис" Г. ле Вассера де Боплана).
III етап охоплює часи гетьманської України (XVII - перша половина XVIII ст.). У цей час зростає диференціація документних джерел і збільшується загальна їх кількість. Українське походження і зміст документів визначали державний характер гетьманської України. Основними джерелами цієї доби є: міжнародні договори (гетьманські статті ХУП-ХУПІ ст.), конституції (Бендерівська конституція 05.04.1710), універсали та листи гетьманів, акти Генеральної військової канцелярії, акти Генерального військового суду, акти Генерального скарбу, акти Генеральної канцелярії, акти полкової адміністрації і судочинства, акти сотенних урядів, акти міського самоврядування (магістратів і ратуш), акти й документи церковних та культурно-освітніх інституцій.
IV етап - друга половина ХУІІІ-ХІХ ст. позначений процесами залежності України від московської царської, а згодом російської імперської влади, що зумовило появу таких видів офіційних історичних джерел, як документи російського уряду, що стосуються України, документи російських установ, що діяли на території України ("Малороссийская коллегия", "Канцелярия министерского правлення Малороссийских дел"). Після скасування української автономії у другій половині XVIII ст. з'явилися документи російських установ, які керували Гетьманщиною (намісництва, генерал-губернаторства). Серед документів можна виділити "Права, по каким судится малороссийский народ" (1743 р.), "Полное собрание законов Российской Империи". Велику вагу мають приватні документи: матеріали маєткових і фамільних архіві»- щоденники, мемуари, листи. Нову своєрідну групу становлять документи фабрично-заводських архівів України (починаючи з XVII ст.). Тексти літописів цього періоду (Самовидця, Самійла Величка, Григорія Граб'янки), крім суто літописного матеріалу, містять усілякі документи (універсами, листи). Різноманітні відомості відображають чужоземні і жерела - московські, польські, турецько-татарські, молдавсько-волоські, угорські, шведські, західноєвропейські документи, щоденники, спогади, листи. Поряд із рукописними джерелами з'являються і друковані, що пов'язано з розвитком книгодрукування в Україні.
VI етап охоплює радянський період, для якого характерно усунення української мови з ділового усного і письмового мовлення.
VII етап - з 24 серпня 1991р. бере початок документування ділових паперів у незалежній Україні. Надання українській мові конституційного статусу державної мови закладає основи широкого її впровадження і використання в усіх сферах офіційно-ділового життя суспільства. Відбувається процес диференціації і а спеціалізації документних систем (зовнішньоекономічної, банківської, юридичної, дипломатичної та ін.). Для усіх сфер суспільної діяльності властиве функціонування розгалуженої системи управлінських документів.