Основні терміни

Експертиза цінності документів - це визначення їх цінності, встановлення термінів зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

Опис справ структурного підрозділу - перелік справ, призначений для складання річного розділу зведеного опису справ установи та передавання справ на зберігання до державного архіву.

Зведений опис справ - це перелік справ, призначений для передавання справ до державного архіву.

Відомчий архів - це архів, який перебуває в бо і посередньому підпорядкуванні відповідної організації, яка не входить до системи ДАС, або є структурним підрозділом установи.

Тема 10.

Організація праці діловодної служби

План

10.1. Основні завдання і функції діловодної служби

10.2. Організаційна побудова діловодної служби

10.3. Принципи організації праці діловодного персонал

10.4. Загальне керування діловодними службами

10.5. Функції керівника діловодної служби

10.6. Організація робочого місця секретаря-діловода

10. 7. Умови праці секретаря-діловода.

10.8 Комп'ютеризоване робоче місце секретарі діловода.

10.1. Основні завдання і функції діловодної служби

Роботу діловодної служби регламентують положенням про неї, яке розробляють на основі положення (статуту) при установу і Примірної інструкції з діловодства. Положення про роботу діловодної служби затверджує керівник установи Діяльність працівників діловодної служби регламентують, посадові інструкції, які розробляє керівник діловодної служби на підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців, а далі затверджує керівник установи.

Основними завданнями діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і робота з документами в установі на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами.

Реалізуючи своє основне завдання, діловодна служба виконує такі функції:

- розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

організовує підготування проектів документів за дорученням керівників установи і структурних підрозділів, забезпечує оформлення і випуск документів;

організовує і забезпечує документаційне та організа­ційно-технічне обслуговування роботи керівників установи;

- організовує друкарське виготовлення, копіювання і теражування документів;

- уніфікує системи документів з урахуванням можливості їх машинного опрацювання, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

- здійснює контроль за підготуванням та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням в установі, вживає одів до скорочення термінів проходження та виконання документів, узагальнює та аналізує відомості про хід і результати цієї роботи;

- приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування про документи і надає документи;

- забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, збереження, якості опрацювання та використання документів, що створюють під час діяльності установи та організацій, що належать до сфери її управління, для передавання на державне збереження;

- удосконалює форми і методи роботи з документами ц установі та організаціях, що належать до сфери її управ­ління, з використанням організаційної техніки і ПК;

- здійснює організаційно-методичне керування роботою з документами в підрозділах установи;

- організовує підвищення кваліфікації працівників в роботі з документами;

- впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;

- завіряє печаткою документи у випадках, перед­бачених інструкцією для роботи з документами в установі.