- •Тема 1.
- •1.1. Значення діловодства для забезпечення
- •1.2. Діловодство - функція управлінської діяльності
- •1.3. Класифікація діловодств
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 2.
- •2.1. Управлінська інформація, її ознаки
- •2.3. Класифікація офіційно-ділових документів
- •Основні терміни та їх означення
- •3.1. Єдина державна система діловодства
- •3.3. Документи усорд
- •3.4. Методичне забезпечення єдсд
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 4.
- •4.1. Документообіг як рух потоків управлінської документації
- •4.2. Приймання вхідних документів
- •4.3. Попередній розгляд документів
- •4.4. Реєстрація документів, загальні положення
- •4.5. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів
- •4.6. Форми реєстрації документів
- •4.7. Комп'ютеризована реєстрація документів
- •4.8. Розгляд документів керівниками закладів
- •4.9. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 5.
- •5.1. Документування управлінської діяльності
- •5.2. Склад реквізитів документів
- •5.3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів Зображення Державного герба України
- •Реєстраційний індекс. Індексування документів
- •Резолюція
- •Заголовок до тексту документа
- •Відмітка про контроль
- •Текст документа
- •Додатки до документів
- •Підписання документа
- •Погодження документа
- •Затвердження документа
- •Завірення документа печаткою
- •Засвідчення копії
- •Відомості про виконавця документа
- •Відомості про виконання документа
- •Відомості про наявність документа в електронній формі
- •Відомості про надходження документа
- •Відомості про державну реєстрацію
- •5.4. Оформлення бланків документів
- •5.5. Підготування та оформлення документів
- •5.6. Підготування документів про відрядження
- •5.7. Вимоги до документів, що виготовляють машинописними засобами
- •5.8. Розмноження документів
- •5.9. Зберігання, облік та використання печаток,
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 6.
- •6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів
- •6.2. Терміни виконання документів
- •6.3. Здійснення контролю за виконання документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 7.
- •7.1. Номенклатура справ як схема розподілу
- •7.2. Номенклатура справ структурного підрозділу
- •7.3. Зведена номенклатура справ установи
- •7.4. "Перелік типових документів" як основний
- •7.5. Формування справ
- •7.6. Оперативне зберігання документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 8.
- •8.1. Конфіденційна інформація
- •8.2. Види конфіденційної інформації
- •8.3. Захист конфіденційної інформації
- •8.4. Особливості оформлення та реєстрації
- •8.5. Формування справ документів з грифом "кт"
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 9.
- •9.1. Мета і основні етапи підготовки документів
- •9.2. Експертиза наукової і практичної
- •9.3. Оформлення справ
- •9.4. Складання описів справ структурних підрозділів
- •9.5. Складання зведених описів справ
- •9.6. Передавання справ до відомчого архіву
- •Основні терміни
- •Тема 10.
- •10.1. Основні завдання і функції діловодної служби
- •10.2. Організаційна побудова діловодної служби
- •10.3. Принципи організації праці діловодного
- •10.4. Загальне керування діловодними службами
- •10.5. Функції керівника діловодної служби
- •10.6. Організація робочого місця секретаря-діловода
- •10.7. Умови праці секретаря-діловода
- •10.8. Комп'ютеризоване робоче місце секретаря-діловода
- •Основні терміни
- •Тема 11.
- •11.1. Основні засади впровадження комп'ютеризації діловодних процесів
- •11.2. Історія розвитку систем електронного документообігу
- •11.3. Особливості впровадження електронного діловодства в Україні
- •11.4. Правові засади впровадження електронного документообігу
- •11.6. Організація та користування системами управління електронними документами
- •11.7. Основні вимоги до систем електронного
- •11.8. Організація електронного документообігу
- •11.9. Стандартизація електронного документообігу
- •11.10. Класифікація програмного забезпечення систем
- •Основні терміни та їх означення
8.4. Особливості оформлення та реєстрації
документів, що містять конфіденційну інформацію
Діловодство у разі роботи з документами, що містять комерційну таємницю, має особливості. Так, керівник підприємства своїм наказом призначає посадову особу, яка відповідає за облік, зберігання та використання документів, що мають гриф обмеження доступу. Нею може бути працівник, для якого робота з документами належить до основин службових обов'язків або відповідальний працівник, для якого виконання цих функцій становитиме додаткове навантаження.
Гриф конфіденційності означає, що право власності на інформацію, яку містить документ, належить підприємству.
Якщо інформація, що становить комерційну таємницю міститься в документах, які належать підприємствам партнерам, то про її нерозголошення має бути зазначено тексті (текстах) договору (договорів) між цими підприємствами.
Якщо на документі не проставлено гриф обмеженим доступу і в тексті немає вказівок про конфіденційність це означає, що автор та особи, які підписали чи затвердили документ, передбачали всі можливі наслідки вільної (без обмеження доступу) роботи з документом.
Виготовлення (друк) документів з грифами "Комерційні таємниця", "Таємно", "Цілком таємно" здійснюю 11, централізовано, у спеціально відведених приміщеннях, куди не мають доступу сторонні особи.
Віддруковані і підписані документи передають дим реєстрації посадовій особі, яка відповідає за їх облік. Усі документи, що містять конфіденційну інформацію, реєструю І її окремо від інших документів у "Журналі реєстрації документів з грифом "Комерційна таємниця" (додаток 24).
Ця ж відповідальна особа знищує чернетки та варіанти документа, засвідчивши факт знищення записом на копії і того документа. Наприклад "Чернетка (варіанти) документа знищено. Підпис. Дата.".
Усі документи, які надходять з грифом "КТ", одержує відповідальна особа чи секретар-референт, яка обов'язково перевіряє кореспонденцію на цілісність. Якщо якихось документів не вистачає, то складають акт (у двох примірниках один з яких надсилають адресатові).
8.5. Формування справ документів з грифом "кт"
та їх використання
Документи з грифом "КТ" формують в окрему справу, на обкладинці якої в правому верхньому куті роблять позначку "Комерційна таємниця". На звороті обкладинки цінують список працівників, які мають право користуватися документами, внесеними у певну справу.
Такі справи зберігають у сейфі, який опечатує посадова особа, відповідальна за їх збереження. Доступ до цього сейфа іншим працівникам заборонено.
Документи з грифом "КТ" видають тільки тим працівникам, які мають право користуватися цими документами. Видачу документів з грифом "КТ" реєструють у спеціальному журналі (додаток 25).
Документи, що мають гриф "КТ" видають та приймають під розпис.
Під час зберігання і використання документів з грифом "КТ" заборонено:
- вилучати зі справи чи переносити в іншу справу документи без дозволу керівника та позначок в "Журналі реєстрації документів з грифом "КТ";
- виносити документи з приміщення без спеціального дозволу керівника;
- розмножувати документи без дозволу керівника якщо є дозвіл, то розмноження здійснюють у присутності відповідальної особи, а браковані примірники одразу знищують).
Усі справи, доступ до яких обмежено, обов'язково вносять до номенклатури справ підприємства.
Передаючи справу до архіву, складають окремий опис документів з грифом "КТ". У приміщенні архіву такі документи зберігають в опечатаних скриньках. Несанкціонований доступ до них суворо заборонено.
Після закінчення календарного року керівник своїм наказом призначає спеціальну комісію, яка зобов'язана:
- перевірити наявність усіх документів;
- відібрати документи для зберігання в архіві;
- визначити документи для знищення.
У разі звільнення працівника, який відповідає за роботу з документами з грифом обмеження доступу, проводять, перевірку документів і передають їх новому працівникові, Акт здавання-приймання цих документів затверджує керівник фірми.