7.3. Зведена номенклатура справ установи

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу канцелярія зводить в єдину (зведену) номенклатуру справ установи (додаток 23).

Організації, які належать до сфери управління установи, складають окремі номенклатури, які не включають у зведену номенклатуру справ установи.

Під час розроблення єдиної номенклатури справ установи, крім зведення номенклатур структурних підрозділів, вивчають і аналізують діяльність установи загалом. Для цього використовують положення (статути) про установи та їх структурні підрозділи, штатні розписи, типові чи примірні номенклатури, номенклатури та описи справ за минулі роки, класифікатори документів і кореспондентів, що ведуть в установі, РКК, типові та відомчі переліки документів із зазначенням термінів їх зберігання, а також враховують завдання установи на наступний рік.

Під час складання зведеної номенклатури справ можна використовувати структурний або функціональний принцип внутрішньої побудови.

Структурний принцип використовують у разі чітко встановленої в установі структури. Розділами у такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділи), які розміщують у відповідності із затвердженою структурою Як перший розділ вказують загальний відділ (канцелярію).

Всередині розділів номенклатури справи розміщують за ступенем їх важливості з урахуванням взаємозв'язку документів, що в них розміщені.

Порядок розміщення справ у межах розділів номенклатури:

- документи директивних органів;

- організаційно-нормативна документація (статути, положення);

- розпорядча документація установи (накази, роз­порядження);

- планово-звітна документація;

- листування; в групі листування першими розміщують, справи, які містять листування з вищими органами державної влади.

Функціональний принцип, тобто за напрямами діяльності, використовують у разі розподілу основних напрямів діяльності між структурними підрозділами, службами та окремими виконавцями. Розділи та підрозділи номенклатури справ установи, побудованої за таким принципом, відображають управлінські функції та галузі і розміщуються в ній за ступенем важливості. Наприклад, планування, фінансування тощо.

До зведеної номенклатури справ установи включають найменування:

- справ, що відображають всі документовані ділянки роботи установи;

- справ, не закінчених діловодством, що надійшли від інших установ для їх продовження, в тому числі документи, створені за допомогою ПК;

- справ з питань, вирішення яких триває понад рік (перехідні справи); їх вносять до номенклатури кожного року протягом усього терміну їх вирішення;

- справ громадських організацій (профспілкової, громадських товариств); їх розміщують в кінці номенклатури після справ основних структурних підрозділів.

У номенклатуру справ не включають збірники законодавчих актів та постанов Кабінету Міністрів України, розрядження Адміністрації Президента України, друковані видання (книги, брошури, бюлетені, реферативні журнали, довідники тощо).

Найменування справ у номенклатурі у стислій формі, конкретно відображають зміст документів. Основною і п піною найменування справи є виклад змісту питання, з якого її заводять.

Усім структурним підрозділам установи за номенклатурою справ присвоюють умовні позначення - індекси (арабськими цифрами). Кожна внесена в номенклатуру справа має індекс, який складається з поєднання індексу структурного ні і розділу та номеру справи за номенклатурою цього Підрозділу.

Протягом усього терміну дії номенклатури в ній і своєчасно роблять відмітки про заведення справ, про передачу їх в архів, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в інші установи для продовження. Ці відмітки слід робити у графі "Примітки".

Введення будь-яких нових справ поза номенклатурою не дозволено.

У кінці ділового року номенклатуру справ установи обов'язково закривають підсумковим записом. Підсумковий запис затверджує своїм підписом керівник діловодної служби. Про наявність заведених за рік справ повідомляють архівний підрозділ установи.

Зведену номенклатуру справ складають наприкінці поточного року (не пізніше листопада-грудня). Після остаточного доопрацювання її погоджують з експертною комісією установи і експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву. Зведену номенклатуру справ стверджує керівник установи. Установи, які не передають документи на державне зберігання, погоджують номенклатури справ з експертною комісією органів вищого рівня. Після цього номенклатуру вводять в дію з 1 січня нового календарного року.

Зведену номенклатуру справ друкують у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з архівними установами. Примірники зведеш номенклатури справ розподіляють в такому порядку:

- перший - зберігають у справі в канцелярії;

- другий - передають до архівного підрозділу установи для здійснення контролю за формуванням справ у структурі них підрозділах;

- третій - надсилають до відповідної державної архівні установи, з якою погоджено зведену номенклатуру справи;

- четвертий - розподіляють за розділами між відповідними структурними підрозділами для практичної роботи.

Зведена номенклатура справ підлягає повторити перескладанню і перепогодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи.