Основні терміни та їх означення

Діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують н >коментування управлінської інформації та організацію роботи її службовими документами в процесі управлінської діяльності.

Загальне (адміністративне) діловодство - процеси, що забезпечують документування організаційно-розпорядної інформації і організацію роботи з відповідними документами.

Спеціальне діловодство (бухгалтерське, нотаріальне діловодство, діловодство з особового складу) — процеси, що забезпечують документування інформації, специфічної для кожної функції управління.

Документування управлінської діяльності ~ це процеси створення управлінських документів.

Організація роботи з документами - це створення умов, які забезпечують рух, пошук і зберігання документів.

Інформаційно-пошукова система (ІПС) певного органа управління - це документи, створені внаслідок діяльності органа управління, довідковий апарат до нього, методи і засоби їх оброблення і використання.

Система документації - це взаємопов'язані і взаємозумовлені документи, які відображають результати документу­вання, здійснюваного на основі правових норм (способів), форм у процесі реалізації функцій державних, суспільних систем управління.

Організаційно-розпорядча документація (ОРД) - це сукупність документів, які забезпечують організаційну функцію апарату управління.

Тема 2.

Документ - засіб реалізації функцій управлінської діяльності

План

2.1. Управлінська інформація, її ознаки

2.2. Документ як матеріальний об'єкт з управлінською інформацією

2.3. Класифікація офіційно-ділових документів

2.4. З історії документування офіційно-ділових документів в Україні

2.1. Управлінська інформація, її ознаки

Управління суспільством, галуззю господарства, підприємством являє собою, з погляду технологій, процес отримання, опрацювання і передачі інформації.

Інформація - це відомості про навколишній світ і процеси, які відбуваються в ньому і сприймаються людиною або спеціальними приладами. Значення терміна "інформація" близьке до термінів "відомості", "показники". Існує багато означень терміна "інформація", кожне з яких використо­вують відповідно до конкретних завдань. У діловодстві використовують наведене означення.

За змістом або галуззю діяльності інформацію поділяють па такі види: управлінська, наукова, технічна, медична тощо.

Управлінську інформацію використовують заклади, організації, підприємства з метою управління господарством. Вона повинна бути повною, оперативною, достовірною, адресною і доступною для сприйняття.

Повноту інформації визначає її обсяг, який повинен бути достатнім для прийняття управлінського рішення.

Відсутність інформації призводить до прийняття необгрунто­ваних або хибних рішень, а її надлишок - до збільшення обсягу повідомлень без збільшення інформативності, зайвих витрат праці і часу на їх опрацювання.

Інформація повинна бути оперативною, тобто такою, щоб за час її передачі і опрацювання не втрачалася її актуаль­ність і цінність.

Достовірність інформації визначають ступенем від­повідності її змісту об'єктивному стану речей і явищ. На робочі місця інформація повинна надходити в легкій формі для опрацювання, керівникам - у стислій формі.

2.2. Документ як матеріальний об'єкт з управлінською інформацією

Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи. Документ - це матеріальний об'єкт з інформа­цією, закріпленою створеним людиною способом для передачі її у часі і просторі.

Переважну частину управлінської інформації фіксують. Документи, що містять управлінську інформацію і оформлені відповідно до певних правил, називають управлінськими, а їх сукупність - управлінською докумен­тацією, тобто управлінська документація являє собою систему документів, які забезпечують управлінські процеси в суспільстві.

Документи використовують в різних галузях суспільної діяльності. Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін. Тому термін "документ" багатозначний і за­лежить від галузі використання. Латинською мовою слово documentum означає взірець, посвідчення, доказ. Сучасні енциклопедичні словники трактують слово "документ" у таких значеннях: 1) письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що мають юридичні наслідки; 2) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка, посвідчення); 3) достовірне історичне письмове джерело; 4) матеріальний об'єкт, в якому міститься і а чи інша інформація.

Згідно з ДСТУ 2732-94 "Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення" документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформ­лений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

В офіційно-діловій сфері документ тлумачать як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності за визначеним стандартом чи формою.

Документ створюють з метою реалізації тієї чи іншої суспільної функції. У документі поєднано багато функцій: інформаційну, правову, соціальну, комунікативну, культурну, управлінську, облікову, історичного джерела. Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. їх використовують як джерела і як носія інформації.

Залежно від використаного матеріалу розрізняють документи на паперовій основі, на фотоплівці, магнітній стрічці, оптичному диску, голограми. В управлінській діяльності використовують здебільшого письмові (текстові) документи, н яких інформацію зафіксовано будь-яким способом письма - рукописним, машинописним, друкарським, електронним.