- •Тема 1.
- •1.1. Значення діловодства для забезпечення
- •1.2. Діловодство - функція управлінської діяльності
- •1.3. Класифікація діловодств
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 2.
- •2.1. Управлінська інформація, її ознаки
- •2.3. Класифікація офіційно-ділових документів
- •Основні терміни та їх означення
- •3.1. Єдина державна система діловодства
- •3.3. Документи усорд
- •3.4. Методичне забезпечення єдсд
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 4.
- •4.1. Документообіг як рух потоків управлінської документації
- •4.2. Приймання вхідних документів
- •4.3. Попередній розгляд документів
- •4.4. Реєстрація документів, загальні положення
- •4.5. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів
- •4.6. Форми реєстрації документів
- •4.7. Комп'ютеризована реєстрація документів
- •4.8. Розгляд документів керівниками закладів
- •4.9. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 5.
- •5.1. Документування управлінської діяльності
- •5.2. Склад реквізитів документів
- •5.3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів Зображення Державного герба України
- •Реєстраційний індекс. Індексування документів
- •Резолюція
- •Заголовок до тексту документа
- •Відмітка про контроль
- •Текст документа
- •Додатки до документів
- •Підписання документа
- •Погодження документа
- •Затвердження документа
- •Завірення документа печаткою
- •Засвідчення копії
- •Відомості про виконавця документа
- •Відомості про виконання документа
- •Відомості про наявність документа в електронній формі
- •Відомості про надходження документа
- •Відомості про державну реєстрацію
- •5.4. Оформлення бланків документів
- •5.5. Підготування та оформлення документів
- •5.6. Підготування документів про відрядження
- •5.7. Вимоги до документів, що виготовляють машинописними засобами
- •5.8. Розмноження документів
- •5.9. Зберігання, облік та використання печаток,
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 6.
- •6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів
- •6.2. Терміни виконання документів
- •6.3. Здійснення контролю за виконання документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 7.
- •7.1. Номенклатура справ як схема розподілу
- •7.2. Номенклатура справ структурного підрозділу
- •7.3. Зведена номенклатура справ установи
- •7.4. "Перелік типових документів" як основний
- •7.5. Формування справ
- •7.6. Оперативне зберігання документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 8.
- •8.1. Конфіденційна інформація
- •8.2. Види конфіденційної інформації
- •8.3. Захист конфіденційної інформації
- •8.4. Особливості оформлення та реєстрації
- •8.5. Формування справ документів з грифом "кт"
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 9.
- •9.1. Мета і основні етапи підготовки документів
- •9.2. Експертиза наукової і практичної
- •9.3. Оформлення справ
- •9.4. Складання описів справ структурних підрозділів
- •9.5. Складання зведених описів справ
- •9.6. Передавання справ до відомчого архіву
- •Основні терміни
- •Тема 10.
- •10.1. Основні завдання і функції діловодної служби
- •10.2. Організаційна побудова діловодної служби
- •10.3. Принципи організації праці діловодного
- •10.4. Загальне керування діловодними службами
- •10.5. Функції керівника діловодної служби
- •10.6. Організація робочого місця секретаря-діловода
- •10.7. Умови праці секретаря-діловода
- •10.8. Комп'ютеризоване робоче місце секретаря-діловода
- •Основні терміни
- •Тема 11.
- •11.1. Основні засади впровадження комп'ютеризації діловодних процесів
- •11.2. Історія розвитку систем електронного документообігу
- •11.3. Особливості впровадження електронного діловодства в Україні
- •11.4. Правові засади впровадження електронного документообігу
- •11.6. Організація та користування системами управління електронними документами
- •11.7. Основні вимоги до систем електронного
- •11.8. Організація електронного документообігу
- •11.9. Стандартизація електронного документообігу
- •11.10. Класифікація програмного забезпечення систем
- •Основні терміни та їх означення
6.3. Здійснення контролю за виконання документів
Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:
- взяття документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
- перевірка своєчасного доведення документів до виконавців;
- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
- облік і узагальнення результатів контролю щ виконанням документів (доручень);
- інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);
- повідомлення про хід і підсумки виконання документі п на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;
- зняття документів з контролю;
- формування картотеки виконаних документів.
Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому березі його першого аркуша проставляють штамп "Контроль" або літеру "К", після чого документ передають виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставлять до контрольної картотеки.
РКК документів, що перебувають на контролі, групують в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями або за групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).
Відомості про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час перевірок структурного піл, розділу-виконавця, вносять в РКК у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюють.
В установі з обсягом документообігу понад 25 тис, документів на рік періодично складають і надсилають до структурних підрозділів-виконавців переліки документів, не виконаних у встановленні терміни. Після заповнення відповідних граф переліки повертають до контрольної служби.
В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконанням може провадитися за допомогою ПК. При і комп'ютеризованій формі контролю пошуки необхідної інформації здійснюють за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання, змістом.
Документ вважають виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішено і кореспонденту надіслано відповідь по суті.
Після виконання документ знімають з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка його поставила на контроль. При цьому і на документі, і на РКК роблять помітку про зняття з контролю.
При комп'ютеризованій формі контролю після виконання документа виготовляють машинограму - повністю заповнену РКК, яку використовують у довідковому масиві, що передають зберігання у відомчий архів одночасно з документами.
Відомості про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюють і доповідають керівникам установи (додатки 20, 21).
Основні терміни та їх означення
Контроль за виконанням документів - заходи для забезпечення своєчасного та якісного виконання документів.