- •Тема 1.
- •1.1. Значення діловодства для забезпечення
- •1.2. Діловодство - функція управлінської діяльності
- •1.3. Класифікація діловодств
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 2.
- •2.1. Управлінська інформація, її ознаки
- •2.3. Класифікація офіційно-ділових документів
- •Основні терміни та їх означення
- •3.1. Єдина державна система діловодства
- •3.3. Документи усорд
- •3.4. Методичне забезпечення єдсд
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 4.
- •4.1. Документообіг як рух потоків управлінської документації
- •4.2. Приймання вхідних документів
- •4.3. Попередній розгляд документів
- •4.4. Реєстрація документів, загальні положення
- •4.5. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів
- •4.6. Форми реєстрації документів
- •4.7. Комп'ютеризована реєстрація документів
- •4.8. Розгляд документів керівниками закладів
- •4.9. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 5.
- •5.1. Документування управлінської діяльності
- •5.2. Склад реквізитів документів
- •5.3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів Зображення Державного герба України
- •Реєстраційний індекс. Індексування документів
- •Резолюція
- •Заголовок до тексту документа
- •Відмітка про контроль
- •Текст документа
- •Додатки до документів
- •Підписання документа
- •Погодження документа
- •Затвердження документа
- •Завірення документа печаткою
- •Засвідчення копії
- •Відомості про виконавця документа
- •Відомості про виконання документа
- •Відомості про наявність документа в електронній формі
- •Відомості про надходження документа
- •Відомості про державну реєстрацію
- •5.4. Оформлення бланків документів
- •5.5. Підготування та оформлення документів
- •5.6. Підготування документів про відрядження
- •5.7. Вимоги до документів, що виготовляють машинописними засобами
- •5.8. Розмноження документів
- •5.9. Зберігання, облік та використання печаток,
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 6.
- •6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів
- •6.2. Терміни виконання документів
- •6.3. Здійснення контролю за виконання документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 7.
- •7.1. Номенклатура справ як схема розподілу
- •7.2. Номенклатура справ структурного підрозділу
- •7.3. Зведена номенклатура справ установи
- •7.4. "Перелік типових документів" як основний
- •7.5. Формування справ
- •7.6. Оперативне зберігання документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 8.
- •8.1. Конфіденційна інформація
- •8.2. Види конфіденційної інформації
- •8.3. Захист конфіденційної інформації
- •8.4. Особливості оформлення та реєстрації
- •8.5. Формування справ документів з грифом "кт"
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 9.
- •9.1. Мета і основні етапи підготовки документів
- •9.2. Експертиза наукової і практичної
- •9.3. Оформлення справ
- •9.4. Складання описів справ структурних підрозділів
- •9.5. Складання зведених описів справ
- •9.6. Передавання справ до відомчого архіву
- •Основні терміни
- •Тема 10.
- •10.1. Основні завдання і функції діловодної служби
- •10.2. Організаційна побудова діловодної служби
- •10.3. Принципи організації праці діловодного
- •10.4. Загальне керування діловодними службами
- •10.5. Функції керівника діловодної служби
- •10.6. Організація робочого місця секретаря-діловода
- •10.7. Умови праці секретаря-діловода
- •10.8. Комп'ютеризоване робоче місце секретаря-діловода
- •Основні терміни
- •Тема 11.
- •11.1. Основні засади впровадження комп'ютеризації діловодних процесів
- •11.2. Історія розвитку систем електронного документообігу
- •11.3. Особливості впровадження електронного діловодства в Україні
- •11.4. Правові засади впровадження електронного документообігу
- •11.6. Організація та користування системами управління електронними документами
- •11.7. Основні вимоги до систем електронного
- •11.8. Організація електронного документообігу
- •11.9. Стандартизація електронного документообігу
- •11.10. Класифікація програмного забезпечення систем
- •Основні терміни та їх означення
5.7. Вимоги до документів, що виготовляють машинописними засобами
Документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп'ютерної техніки. Управлінські документи переважно друкують розміром шрифту у 12-14 друкарських пунктів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні і доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено створювати рукописним способом.
У друкарському бюро і структурних підрозділах друкують лише службові документи. Рукописи, які здають до друку, повинні бути написані чорнилом темного кольору, ретельно вивірені і завізовані виконавцем та керівником структурного підрозділу.
Рукописи, написані нерозбірливо, кольоровим чорнилом, до друку не приймають.
На рукописі виконавець зазначає скільки примірників необхідно друкувати, на якому форматі, дату надання матеріалів в друкарське бюро.
Текст документів, надрукованих на папері формату А4, друкують через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу. Тексти документів, що готують до видання, друкують через два міжрядкових інтервали.
Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "адресат", "гриф затвердження", "відмітка про наявність додатка", "гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
1.5
Заступник Міністра
1
освіти України
2
Підпис Ініціал(и), прізвище
1.5
Дата
Реквізити документа відокремлюються один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.
Назву виду документа друкують великими літерами.
Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем, наприклад:
Директор НТБ
Національного університету
"Львівська політехніка" О.В. Шишка
Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 73 мм (28 друкованих знаків).
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.
Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:
- 12,5 мм - для початку абзаців у тексті;
- 92 мм - для реквізиту "адресат";
- 104 мм - для реквізитів "гриф затвердження" та "гриф обмеження доступу";
- 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "підпис";
- не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів "дата документа", "заголовок до тексту", "текст" (без абзаців), "відмітка про наявність додатка", "прізвище виконавця і номер його телефону", "відмітка про виконання документа і направлення його до справи", найменування посади у реквізитах "підпис" та "гриф погодження", засвідчувального напису "згідно", а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.
У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого берега, а другий - через 104 мм.
Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став Підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкують від межі лівого берега, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.
Під час оформлення документів на двох і більше сторійках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.
Друкований текст перевіряє виконавець. Якщо виявлено друкарські помилки, пропуски тощо, виправлення тексту дозволено лише на машинці, без помарок.
На документи, створених за допомогою ПК, поширено всі основні вимоги щодо оформлення службових документів: застосування бланка, підписання; датування. Додатковою вимогою щодо оформлення цих документів є обов'язковість всіх понять, відображених цифрами, значками та іншим способом. Заголовки до текстів машинограм формулюють за І II 11 ми ж правилами. У разі складання документа на основі .інфікованої форми постійну частину заголовка доповнюють змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.