5.5. Підготування та оформлення документів

до засідань колегіальних органів

Засідання колегіальних органів провадять відповідно до затверджених планів їх роботи та в міру потреби. У плані роботи колегіального органу зазначають зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду колегіальним органом, термін подання документів.

Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додають довідку про мотиви внесення питання на розгляд колегіального органу. Документи з питань, що вносять на розгляд колегіального органу, слід подавати не пізніше, ніж за 5 днів до засідання. Ці документи включають:

- доповідну записку, адресовану колегіальному органу, в якій ґрунтовно викладено питання з висновками і про­позиціями;

- проект рішення колегіального органу, а у разі потреби і проект наказу;

- довідку про погодження проекту із зацікавленими структурними підрозділами та іншими установами;

- список осіб, які запрошені на засідання колегіального органу.

Про кожне засідання колегіального органу складають протокол, який оформляють відповідно до правил.

Документи, підготовлені на розгляд колегіального органу, а також один примірник їх копій зберігають у секретаря або в протокольній частині колегіального органу з кожного засідання окремо.

У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовку документів здійснюють з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегіального органу покладено на керівників відповідних структурних підрозділів установи.

Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів на розгляд, перевіряє їх наявність і правильність оформлення.

У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегіального органу секретар доповідає керівникові колегіального органу, який вирішує, чи буде це питання розглядатися на засіданні, чи буде зняте і порядку денного.

Особи, які одержали проекти рішення та інші документи, н і .а сідання колегіального органу уважно їх вивчають і у разі потреби чітко формулюють свої зауваження і пропозиції.

5.6. Підготування документів про відрядження

Службові відрядження працівників здійснюють відповідно до плану роботи установи з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження. Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу в доповідній записці (заяві) на ім'я керівника установи або його заступника зазначає, куди, на який термін, з якою метою необхідно відрядити працівника,

Підготування відряджень працівника передбачає підбір необхідної інформації, документів, які можуть знадобитися, і а підготування програми відрядження.

Програму відрядження друкують у двох примірниках: один надають особі, яка відряджається, другий - залишають и установі. У програмі зазначають назви організацій, Посадових осіб (їхні прізвища, імена, по батькові, телефони), і якими передбачено зустрічі; зміст запланованих заходів, місце і час їх проведення.

Оформлення відряджень передбачає видання наказу Про відрядження та оформлення посвідчення про відрядження, в якому зазначають прізвище, ім'я, по батькові відрядженого; місце відрядження; підставу для відрядження; термін відрядження; назву, серію, номер документа, що засвідчує особу відрядженого.

Посвідчення про відрядження підписує керівник (для керівника - його заступник). Доповідну записку (заяву) разом з проектом наказу та посвідченням про відрядження передають керівникові установи, як правило, не пізніше як за три доби до початку відрядження. Наказ про відрядження видають за кілька днів до від'їзду. У зазначених місцях посвідчення про відрядження проставляють відбиток печатки і штамп установи.

Для реєстрації посвідчень ведуть спеціальний журна (додаток 17).

Дати вибуття, прибуття до пунктів призначення та вибуття з них, назву міста (селища, села), дату, підпис посадової особи, відбиток печатки установи, до якої прибув (вибув) відряджений, проставляють у місцях вибуття (прибуття).

Підприємство, що скеровує працівника у відрядження, обов'язково оплачує проїзди, проживання в готелі, добові.

Прибувши з відрядження, працівник у триденний термі доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою Разом з посвідченням відряджений подає документи, щ свідчать про грошові витрати: квитки, квитанції про сплату за проживання в готелі. У посвідченні про відрядження повинно обов'язково бути відмічено пункти призначення, дати прибуття та вибуття з них, а також печатки. Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який передають до бухгалтерії установи.