5.4. Оформлення бланків документів

Службові документи оформляють на бланках установ. Бланк документа - це стандартний аркуш паперу з від­твореною на ньому постійною інформацією і місцем, від­веденим для змінної інформації. Бланки використовують в усіх установах.

В установах розробляють і додають до інструкції з діловодства перелік документів, які оформляють на бланках.

Застосування бланків прискорює фіксування і відтворення інформації, скорочує трудомісткість документування, створює умови для використання технічних засобів опрацювання документів, підвищує культуру діловодства.

Бланки виготовляють згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства. Бланки організаційно-розпорядчих документів конструюються відповідно до ДСТУ 3844-99 "Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови", в якому визначено структуру формуляр-зразка, ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів", в якому визначено вимоги до бланків документів та оформлення документів.

Для складання службових документів треба ви­користовувати два формати паперу згідно з ГОСТом 9327 -А4 (210 х 297 мм), А5 (146 х 210 мм). Дозволено використовувати бланки АЗ (297 х 420 мм) і А6 (105 х148).

Складання документів на папері довільного формату не дозволено.

Бланки документів повинні мати такі береги, мм: лівий -30, правий - 10, верхній і нижній - 20.

Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки.

Бланки документів проектують за схемами, в яких позначено зафіксовані межі зон розташування реквізитів (додатки 4, 5). Кожну зону призначено для розташування певних реквізитів.

Частину реквізитів, встановлених формуляром-зразком, друкують на бланку безпосередньо під час його виготовлення. Відповідно до ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система Організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів", виготовляючи бланки документів, використовують такі реквізити: 01 - зображення Державного гербу України; 02 - емблема підприємства, установи, організації; 03 - зображення нагород; 04 - код підприємства, установи, організації; 05 - код форми документа; 06 - найменування органу вищого рівня; 07 - найменування під­приємства, установи, організації; 08 - найменування структурного підрозділу; 09 - довідкові відомості про установу (індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку; 10 - назва виду документа.

Також можливі відмітки для розташування реквізитів: 11 - дата; 12 - індекс; 13 - посилання на дату та індекс документа, на який дають відповідь; 14 - місце складення або видання документа; 16 - адресат; 19 - заголовок до тексту; 20 - відмітка про контроль; 21 - текст. У разі застосування трафаретних текстів документів використовують реквізит 21.

Реквізити 06 - назва організації вищого рівня, 07 - назва організації, 08 - назва структурного підрозділу організації, 09 - довідкові відомості про організацію, 10 - назва виду документа, обмежувальні відмітки для реквізитів, 11 - дата документа, 12 - реєстраційний індекс документа, 13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь, у межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів:

- сцентрованим (початок і кінець кожного рядка р і візиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів);

- прапоровим (кожен рядок реквізиту починається від п їй її межі зони розташування реквізитів).

У кожній установі, який має право юридичної особи, розробляються три види бланків:

- загальний бланк для створення різних видів до­кументів (без зазначення у бланку найменування виду документа), крім листа (додаток 6);

- бланк листа (додаток 7, 8, 9);

- бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку найменування виду документа), крім листа (додаток 10).

Загальний бланк залежно від установчих документів організації містить реквізити: 01 - зображення Державного гербу України; 02 - емблема підприємства, установи, організації; 03 - зображення нагород; 04 - код підприємства, установи, організації; 06 - найменування органу вищого рівня; 07 - найменування підприємства, установи, організації; 08 - найменування структурного підрозділу; 09 - довідкові відомості про установу (індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку; 14 - місце складання або видання документа. Дозволено розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів: 11 - дата документа, 12 - реєстраційний індекс документа, 19 - заголовок до тексту документа, 20 - відмітка про контроль. Назва установи повинна бути наведена на бланку у строгій відповідності з офіційно прийнятою назвою, вказаною у відповідному правовому акті (наказі про створення або перейменування, статуті, положенні). Повну назву установи можна наносити за допомогою штампа або друкарським способом. Бланки документів для масового використання, які містять типову інформацію (довідки, які видають працівникам, акти приймання виконаних робіт, договори про матеріальну відповідальність тощо) мусять мати трафаретні частини тексту, які під час створення документа доповнюються змінною інформацією. Виготовляти трафаретні бланки друкарським способом доцільно, якщо на них оформляють більше 100 документів.

Бланк листа залежно від установчих документів організації містить реквізити: 01 - зображення Державного гербу України; 02 - емблема підприємства, установи, організації; 03 - зображення нагород; 04 - код підприємства, установи, організації; 06 - найменування органу вищого рівня; 07 - найменування підприємства, установи, організації; 08 - найменування структурного підрозділу; 09 - довідкові відомості про установу (індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку. На бланку листа рекомендовано розміщувати обмежувальні позначки для розташування реквізитів: 11 - дата документа, 12 - реєстраційний індекс документа, 13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь, 16 - адресат, 18 - резолюція, 19 – заголовок тексту документа, 20 - відмітка про контроль, 21 - текст документа.

Бланк конкретного виду документа виготовляють для усіх видів документів (наказу, розпорядження, рішення, акта, протоколу), крім листа. Залежно від установчих документів організації цей вид бланків містить реквізити: 01 - зображення державного гербу України; 02 - емблема підприємства, установи, організації; 03 - зображення нагород; 04 - код підприємства, установи, організації; 06 - найменування органу вищого рівня; 07 - найменування підприємства, установи, організації; 08 - найменування структурного підрозділу; 10 - назва виду документа, 14 - місце складання або видання документа, а також обмежувальні позначки для розташування і реквізитів: 11 - дата документа, 12 - реєстраційний індекс документа, 19 - заголовок до тексту документа, 20 - відмітка Про контроль. Бланки конкретного виду документа виготовляють на основі загального бланка в організаціях з пікою кількістю документів. Назву виду документа і іначають на бланку друкарським або машинописним мої обом. Виготовляти бланки для окремих видів документів друкарським способом доцільно, якщо їх кількість в установі її а є 200 на рік. В інших випадках конкретну назву виду документа вдруковують у загальний бланк. Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення) мусить відповідати чинним нормативним актам. Найбільш поширеною помилкою під час оформлення цього реквізиту є використання словосполучень: "Наказ по міністерству", "Наказ міністер­ства", "Наказ міністра". Необхідно вказувати лише назву виду документа незалежно від того, хто його підписав - керівник чи інша уповноважена особа.

На основі загального бланка установи розробляють бланки структурного підрозділу або бланки посадової особи. Посадові бланки застосовують на основі відповідного рішення установи і в тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи. Посадові бланки мають додатковий реквізит "назва посади". їх можуть використовувати для оформлення листів, вказівок, службових записок, які підписує особа, посада якої відповідає реквізиту. Реквізит "назва посади" розміщують нижче реквізиту "назва установи, організації або підприємства".

Відповідно до ДСТУ 4163-2003 бланки кожного виду (загальний бланк, бланк листа, бланк конкретного виду документа) можуть виготовляти на основі поздовжнього або кутового розміщення реквізитів. Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом (додаток 6, 7, 8, 9, 10).

Бланки з поздовжнім розміщенням заголовної частини застосовують у випадках, коли назва установ і вищих органів, яким воно підпорядковане, містить значну кількість друкованих знаків і не може розміститися на площі, відведеній для кутового штампа..

Більша частина документів мусить виготовлятися на бланках з кутовим розміщенням реквізитів заголовної частини, яке є більш зручним для кодування вказаних реквізитів. Бланки з кутовим розміщенням реквізитів застосовуються для оформлення документів: листів, протоколів, актів, інструкції!, правил.

Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити: "адресат", "гриф обмеження доступу до до­кумента", "гриф затвердження", "резолюція".

На бланках установ - суб'єктів України, що мають право згідно із Законом України "Про мови в Українській РСР" використовувати поряд з українською мови національних меншин, друкують реквізити: 06 - найменування органу вищого рівня; 07 - найменування підприємства, установи, організації; 08 найменування структурного підрозділу; 09 - довідкові відомості про установу (індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку.

Якщо реквізити, які друкують двома мовами, можна розмістити в межах площі, відведеної для їх кутового оформлення, то виготовляють бланки з кутовим варіантом розміщений реквізитів (додаток 15).

Організації, що ведуть листування з постійними іа кордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною (додаток 16). Бланки, в яких реквізити написано іноземною мовою, використовувати на території не рекомендовано.

Деякі види документів оформляють не на бланку, а на стандартному аркуші паперу. На бланках установи не оформляють:

- документи, підготовлені кількома установами; ці документи оформляють на стандартних аркушах паперу; у заголовній частині цих документів вказують повну назву всіх установ, від імені яких видають документ, назву виду документа, місце його складання; підписи розміщують на і тому рівні; у найменування посад осіб, які підписують документ, включають назви установ, які вони пред’являють; усі примірники спільно виданих документів мусять бути оригінальними, тобто мати особисті підписи посадових осіб та їх розшифрування.

- документи, які використовують в самій установі: іаяви працівників, окремі службові довідки, доповідні записки, пояснювальні записки.