Завірення документа печаткою

Підпис відповідальної особи на документі повинен завірятися печаткою. Печатку прикладають до документів, що вимагають особливого засвідчення.

Печатки є гербові та прості.

Гербовою печаткою завіряють підписи відповідальних осіб на документах, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; а також фіксують витрати грошових коштів і матеріальних цінностей. Також печатку прикладають до статутів, положень установ, договорів, посвідчень, доручень, які вимагають відбитка печатки.

Примірний перелік документів, на які ставлять гербову печатку:

- акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо);

- аркуші погодження проектів нормативно-правових актів;

- висновки і відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляють до Вищої атестаційної комісії України;

- довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо);

- довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення;

- договори (про матеріальну відповідальність, підряди, науково-технічне співробітництво, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо);

- завдання (на проектування: об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо);

- заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо);

- заявки (на обладнання, винаходи тощо);

- зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції;

- кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів, на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо);

- листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо);

- подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями);

- протоколи (погодження планів поставок);

- реєстри (чеків, бюджетних доручень);

- специфікації (виробів, продукції тощо);

- статути державних підприємств (об'єднань);

- титульні списки;

- штатні розписи.

Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображують. Проста (негербова) печатка відтворює найменування міністерства (установи). її и падають до документів, що виходять за межі установи: на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання, на копіях документів, що надсилаються в інші установи, на довідках з місця роботи тощо.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

Засвідчення копії

Копії документа виготовляють лише з дозволу першої посадової особи установи.

Установа може засвідчувати копії лише тих документів, які створені в ній. Це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори і приватних нотаріусів.

При вирішенні питань приймання громадян на роботу, навчання, здійснення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ працівників дозволено виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про народження, про одержання освіти тощо).

Копії документа виготовляють рукописним, машинопис­ним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюють повністю. Якщо копію виготовлено не на бланку, але з оригіналу документа, виготовленого на бланку, при її знятті повністю відтворюють текст бланка оригіналу.

Копію засвідчують підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу. Засвідчувальний напис складається за такою формою: словами "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали, прізвище, дата засвідчення копії, наприклад:

Згідно з оригіналом

Начальник загального відділу Підпис Ініціал(и), прізвище

18.01.2004

На копіях вихідних документів, які залишають у справах установи, текст бланків не відтворюють, зазначають лише дату підписання документа та його реєстраційний індекс, а також посаду працівника, який засвідчив копію, його підпис та дату засвідчення, наприклад:

18. 01.2002

05/234

Текст

Начальник загального відділу Підпис Ініціал(и), прізвище

Згідно з оригіналом:

Інспектор Підпис Ініціал(и), прізвище

18.01.2004

На копіях вихідних документів повинні бути: візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням установи (негербовою) або його структур­ного підрозділу. Копія повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

Відмітку про засвідчення копії роблять у такій формі: у правому верхньому куті над реквізитом "адресат" пишуть слово "копія", а під реквізитом "підпис" - слово "згідно з

оригіналом", дату, посаду виконавця; підпис і його роз­шифрування; при потребі підпис засвідчують печаткою.