- •Тема 1.
- •1.1. Значення діловодства для забезпечення
- •1.2. Діловодство - функція управлінської діяльності
- •1.3. Класифікація діловодств
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 2.
- •2.1. Управлінська інформація, її ознаки
- •2.3. Класифікація офіційно-ділових документів
- •Основні терміни та їх означення
- •3.1. Єдина державна система діловодства
- •3.3. Документи усорд
- •3.4. Методичне забезпечення єдсд
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 4.
- •4.1. Документообіг як рух потоків управлінської документації
- •4.2. Приймання вхідних документів
- •4.3. Попередній розгляд документів
- •4.4. Реєстрація документів, загальні положення
- •4.5. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів
- •4.6. Форми реєстрації документів
- •4.7. Комп'ютеризована реєстрація документів
- •4.8. Розгляд документів керівниками закладів
- •4.9. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 5.
- •5.1. Документування управлінської діяльності
- •5.2. Склад реквізитів документів
- •5.3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів Зображення Державного герба України
- •Реєстраційний індекс. Індексування документів
- •Резолюція
- •Заголовок до тексту документа
- •Відмітка про контроль
- •Текст документа
- •Додатки до документів
- •Підписання документа
- •Погодження документа
- •Затвердження документа
- •Завірення документа печаткою
- •Засвідчення копії
- •Відомості про виконавця документа
- •Відомості про виконання документа
- •Відомості про наявність документа в електронній формі
- •Відомості про надходження документа
- •Відомості про державну реєстрацію
- •5.4. Оформлення бланків документів
- •5.5. Підготування та оформлення документів
- •5.6. Підготування документів про відрядження
- •5.7. Вимоги до документів, що виготовляють машинописними засобами
- •5.8. Розмноження документів
- •5.9. Зберігання, облік та використання печаток,
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 6.
- •6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів
- •6.2. Терміни виконання документів
- •6.3. Здійснення контролю за виконання документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 7.
- •7.1. Номенклатура справ як схема розподілу
- •7.2. Номенклатура справ структурного підрозділу
- •7.3. Зведена номенклатура справ установи
- •7.4. "Перелік типових документів" як основний
- •7.5. Формування справ
- •7.6. Оперативне зберігання документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 8.
- •8.1. Конфіденційна інформація
- •8.2. Види конфіденційної інформації
- •8.3. Захист конфіденційної інформації
- •8.4. Особливості оформлення та реєстрації
- •8.5. Формування справ документів з грифом "кт"
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 9.
- •9.1. Мета і основні етапи підготовки документів
- •9.2. Експертиза наукової і практичної
- •9.3. Оформлення справ
- •9.4. Складання описів справ структурних підрозділів
- •9.5. Складання зведених описів справ
- •9.6. Передавання справ до відомчого архіву
- •Основні терміни
- •Тема 10.
- •10.1. Основні завдання і функції діловодної служби
- •10.2. Організаційна побудова діловодної служби
- •10.3. Принципи організації праці діловодного
- •10.4. Загальне керування діловодними службами
- •10.5. Функції керівника діловодної служби
- •10.6. Організація робочого місця секретаря-діловода
- •10.7. Умови праці секретаря-діловода
- •10.8. Комп'ютеризоване робоче місце секретаря-діловода
- •Основні терміни
- •Тема 11.
- •11.1. Основні засади впровадження комп'ютеризації діловодних процесів
- •11.2. Історія розвитку систем електронного документообігу
- •11.3. Особливості впровадження електронного діловодства в Україні
- •11.4. Правові засади впровадження електронного документообігу
- •11.6. Організація та користування системами управління електронними документами
- •11.7. Основні вимоги до систем електронного
- •11.8. Організація електронного документообігу
- •11.9. Стандартизація електронного документообігу
- •11.10. Класифікація програмного забезпечення систем
- •Основні терміни та їх означення
Погодження документа
У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні у відповідності до чинного законодавству здійснюють погодження проекту документа.
Розрізняють внутрішнє і зовнішнє погодження документів.
Внутрішнє погодження здійснюють в апараті установи (зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті), зовнішнє - за її межами.
Внутрішнє погодження документа - це візування його проекту посадовою особою. Віза включає в себе особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначають найменування посади цієї особи. Наприклад:
Начальник юридичного відділу
Підпис Ініціал(и), прізвище
18.01.2001
Накази з основної діяльності візують заступник першої посадової особи установи, керівники структурних підрозділів, які готують проект, начальник юридичного відділу, а якщо є потреба, то й начальник фінансово-економічної служби.
Накази з особового складу візують керівники структурних підрозділів, які готують проект, у разі потреби - керівники юридичного відділу, фінансово-економічної служби.
Зауваження і пропозиції до проекту документа викладають на окремому аркуші, про що на проекті роблять відповідну відмітку за такою формою:
Начальник юридичного відділу
Підпис Ініціал(и), прізвище
Зауваження і пропозиції додаються
18.01.2004
Проекти нормативно-правових актів перевіряють Працівники юридичної служби установи на відповідність їх законодавству, а потім ставлять візу на зворотному боці останнього аркуша першого примірника проекту акта.
Відповідальність за зміст документа, який візують кілька осіб, покладена однаковою мірою на всі особи.
Візи проставляють на примірниках документів, які залишаються в установі.
Візу документа ставлять нижче від реквізиту "підпис". Візу проставляють як на лицевому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для Цього на лицевому боці останнього аркуша не вистачає.
Зовнішнє погодження проектів оформляють відповідним грифом. Гриф погодження ставлять нижче підпису на лицевому боці останнього аркуша проекту документа. Він складається и слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), найменування посади Особи, яка погоджує проект документа ( включаючи найменування установи), особистого підпису, ініціалів, прізвища та дати погодження. Наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Проректор з навчальної роботи
Національного університету
"Львівська політехніка"
Підпис Ініціал(и), прізвище
19 06.2002
Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюють з колегіальним органом, протоколом, листом, актом, то гриф погодження оформляють таким чином:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання
Вищої атестаційної комісії
України
01 08.2002 № 2
Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складають "Аркуш погодження". У такому разі ставлять відмітку на самому документі на місці грифу погодження, наприклад: "Аркуш погодження додається" (додаток 11).
Гриф погодження документа розміщують нижче від реквізиту "підпис".