- •Тема 1.
- •1.1. Значення діловодства для забезпечення
- •1.2. Діловодство - функція управлінської діяльності
- •1.3. Класифікація діловодств
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 2.
- •2.1. Управлінська інформація, її ознаки
- •2.3. Класифікація офіційно-ділових документів
- •Основні терміни та їх означення
- •3.1. Єдина державна система діловодства
- •3.3. Документи усорд
- •3.4. Методичне забезпечення єдсд
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 4.
- •4.1. Документообіг як рух потоків управлінської документації
- •4.2. Приймання вхідних документів
- •4.3. Попередній розгляд документів
- •4.4. Реєстрація документів, загальні положення
- •4.5. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів
- •4.6. Форми реєстрації документів
- •4.7. Комп'ютеризована реєстрація документів
- •4.8. Розгляд документів керівниками закладів
- •4.9. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 5.
- •5.1. Документування управлінської діяльності
- •5.2. Склад реквізитів документів
- •5.3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів Зображення Державного герба України
- •Реєстраційний індекс. Індексування документів
- •Резолюція
- •Заголовок до тексту документа
- •Відмітка про контроль
- •Текст документа
- •Додатки до документів
- •Підписання документа
- •Погодження документа
- •Затвердження документа
- •Завірення документа печаткою
- •Засвідчення копії
- •Відомості про виконавця документа
- •Відомості про виконання документа
- •Відомості про наявність документа в електронній формі
- •Відомості про надходження документа
- •Відомості про державну реєстрацію
- •5.4. Оформлення бланків документів
- •5.5. Підготування та оформлення документів
- •5.6. Підготування документів про відрядження
- •5.7. Вимоги до документів, що виготовляють машинописними засобами
- •5.8. Розмноження документів
- •5.9. Зберігання, облік та використання печаток,
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 6.
- •6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів
- •6.2. Терміни виконання документів
- •6.3. Здійснення контролю за виконання документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 7.
- •7.1. Номенклатура справ як схема розподілу
- •7.2. Номенклатура справ структурного підрозділу
- •7.3. Зведена номенклатура справ установи
- •7.4. "Перелік типових документів" як основний
- •7.5. Формування справ
- •7.6. Оперативне зберігання документів
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 8.
- •8.1. Конфіденційна інформація
- •8.2. Види конфіденційної інформації
- •8.3. Захист конфіденційної інформації
- •8.4. Особливості оформлення та реєстрації
- •8.5. Формування справ документів з грифом "кт"
- •Основні терміни та їх означення
- •Тема 9.
- •9.1. Мета і основні етапи підготовки документів
- •9.2. Експертиза наукової і практичної
- •9.3. Оформлення справ
- •9.4. Складання описів справ структурних підрозділів
- •9.5. Складання зведених описів справ
- •9.6. Передавання справ до відомчого архіву
- •Основні терміни
- •Тема 10.
- •10.1. Основні завдання і функції діловодної служби
- •10.2. Організаційна побудова діловодної служби
- •10.3. Принципи організації праці діловодного
- •10.4. Загальне керування діловодними службами
- •10.5. Функції керівника діловодної служби
- •10.6. Організація робочого місця секретаря-діловода
- •10.7. Умови праці секретаря-діловода
- •10.8. Комп'ютеризоване робоче місце секретаря-діловода
- •Основні терміни
- •Тема 11.
- •11.1. Основні засади впровадження комп'ютеризації діловодних процесів
- •11.2. Історія розвитку систем електронного документообігу
- •11.3. Особливості впровадження електронного діловодства в Україні
- •11.4. Правові засади впровадження електронного документообігу
- •11.6. Організація та користування системами управління електронними документами
- •11.7. Основні вимоги до систем електронного
- •11.8. Організація електронного документообігу
- •11.9. Стандартизація електронного документообігу
- •11.10. Класифікація програмного забезпечення систем
- •Основні терміни та їх означення
5.2. Склад реквізитів документів
Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно керуватися вимогами формуляр-зразка. Відповідно до ДСТУ 2732-94 "Діловодство архівна справа. Терміни та визначення" формуляр-зразок – це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конституційної сітки та основні реквізити. Таким чином, формуляр-зразок встановлює сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, що необхідно використати під час документування управлінської діяльності, кожен вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.
Реквізити - це сукупність обов'язкових відомостей в документі, без яких він не може бути підставою для обліку має юридичної сили.
Службові документи повинні мати реквізити і сталий порядок їх розміщення (додаток 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10). Формуляр-зразок передбачає такі реквізити та їх розміщення в управлінській документації:
01 зображення Державного герба України;
02 емблема підприємства, установи, організації;
03 - зображення нагород;
04 - код підприємства, установи, організації;
05 - код форми документа;
06 - найменування організації вищого рівня;
07 - найменування підприємства, установи, організації-автора документа;
08 - найменування структурного підрозділу;
09 - довідкові відомості про установу;
10 - назва виду документа;
11 - дата документа;
12 - індекс документа;
13 - посилання на дату та індекс документа, на який дають відповідь;
14 - місце складення або видання документа;
15 - гриф обмеження доступу до документів;
16 - адресат;
17 - гриф затвердження документа;
18 - резолюція;
19 - заголовок до тексту документа;
20 - відмітка про контроль;
21 - текст документа;
22 - відмітка про наявність додатка;
23 - підпис;
24 - гриф погодження документа;
25 - візи документа;
26 - відбиток печатки;
27 - відмітка про засвідчення копії;
28 - прізвище виконавця і номер його телефону;
29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;
31 - відмітка про надходження документа в установу;
32 - запис про державну реєстрацію.
Розрізняють постійні та змінні реквізити документів.
Постійні реквізити друкують під час виготовлення бланка, змінні - фіксують на бланку в процесі заповнення.
Документи повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10) (не зазначають на листах), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23).
Під час підготовки та оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнено іншими ні літами, якщо цього вимагає призначення документа або і о оброблення. Оформляючи різні види документів відповідно до нормативних документів, крім зазначених обов’язкових реквізитів, використовують такі: 01 – зображення державного герба України; 02 - емблема підприємства, і установи, організації; 03 - зображення нагород; 04 - код підприємства, установи, організації; 05 - код форми документа; 06 - найменування вищого органу влади; 08 - найменування структурного підрозділу; 09 - додаткові відомості про установу; 13 - посилання на дату та індекс документа на який дають відповідь; 14 - місце складення або видання документа; 15 - гриф обмеження доступу до документів; 16 - адресат; 17 - гриф затвердження; 18 - резолюція; 22 - відмітка про наявність додатка; 24 - гриф погодження; 25 - візи; 26 - печатка; 27 - відмітка про засвідчення копій; 28 - прізвище виконавця і номер його телефону; 29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи; 30 - відмітка про перенесення на машинний носій; 31 - відмітка про надходження документа; 32 - запис про державну реєстрацію.