Основні терміни та їх означення

Документообіг - це рух документів в організації, установі з часу їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення.

Потік документів - сукупність документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба).

Потік вхідних документів - сукупність документів, яку формують документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій.

Потік вихідних документів - сукупність документів, яку формують документи, створені в установі для скерування адресатам за її межами.

Потік внутрішніх документів - сукупність документів, яку формують документи, що створені і циркулюють В установі та не виходять за її межі.

Реєстрація документа - процес фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу та запис у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Тема 5.

Документування управлінської діяльності

План

5.1.Документування управлінської діяльності як сукупність процесів фіксації управлінських дій

5.2. Склад реквізитів документів

5.3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів

5.4. Оформлення бланків документів

5.5. Підготування та оформлення документів до засідань колегіальних органів

5.6. Підготування документів про відрядження

5.7. Вимоги до документів, що виготовляють машинописними засобами

5.8. Розмноження документів

5.9. Зберігання, облік та використання печаток, штампів та бланків

5.1. Документування управлінської діяльності

як сукупність процесів фіксації управлінських дій

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами управлінських дій на паперових або магнітних носіях, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій переведення, зберігання та використання інформації протягом певного часу або постійно.

Установи здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктам, де більшість населення становлять громадяни, які належать

до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою, можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством.

Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформляти українською мовою або мовою країни-адресата чи однією із мов міжнародного спілкування.

В установах визначають конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний достатній для документування їх діяльності.

Управлінську діяльність здійснюють шляхом видання порядних і нормативних документів: наказів, розпоряджень, постанов, інструкцій, доручень.

Видання розпорядчих документів установ визначено актами законодавства, положеннями (статутами) про них.

З питань, що становлять взаємний інтерес і входять до компетенції кількох організацій (закладів, установ), можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів є:

- Конституція та закони України, постанови Верховної Ради країни, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

- здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань відповідно документації;

- потреба у правовому регулюванні діяльності установи.

Вирішення найбільш важливих питань викладають у них, рішеннях, наказах і розпорядженнях. Конкретні питання виконання і уточнення прийнятих рішень викладають у вказівках та інструкціях.

Розпорядчі документи, що надходять від органів вищого рівня, доводять до установ, що належать до сфери їх управління.

Установа має право інформувати про зміст документів органів вищого рівня ті організації, що належать до сфери її управління, шляхом:

- розсилання ксерокопії документів органу вищого рівня разом із супровідним листом;

- видання самостійних розпорядчих документів (наказів, розпоряджень, рішень, вказівок), в яких викладено зміст документа органу вищого рівня;

- видання інформаційного листа, якщо розпорядчий документ органу вищого рівня не потребує конкретизації завдань.

У всіх випадках документи, що видані на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів, заголовків.

Хід обговорення питань і рішень, що приймають в колегіальних органах, на зборах, нарадах, фіксують в прото­колах. Протоколи оформляють на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі, коли засідання стенографовано, зміст виступів до протоколу не заносять. Розшифровану і належним чином оформлену стенограму додають до протоколу.

Якщо хід засідання фіксують на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковують і заносять до протоколу.

Рішення колегіальних органів, нарад, зборів, засідань доводять до виконавців шляхом надсилання їм рішень. Рішення установ провадяться в життя наказами установи (керівника установи).

Органи вищого рівня під час здійснення оперативних зв'язків із установами, що належать до сфери його управління, можуть надсилати листи. Як правило, листи складають у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або телефоном), провести інструктування.

Якщо службовий документ потребує негайного ви­конання, то передавання тексту документа може здійсню­ватися телефоном, телефаксом, електронною поштою.

Для правильного формування справ у діловодстві кожен документ, як правило, складається з одного питання за винятком протоколів, наказів, розпоряджень, планів, звітів та інших узагальнювальних документів.

Проекти постанов, рішень, наказів, інструкцій та інших документів нормативного характеру обов'язково перевіряє Юридичний відділ установи з погляду відповідності вимогам чинного законодавства. Працівники юрвідділу візують ці документи.

Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладено на посередніх виконавців і керівників підрозділів чи установ.