2. Планування особистої роботи менеджера з використанням комп’ютерної техніки

Комп'ютерні системи організації праці набули поширення на початку 80- х pp. з бурхливим розвитком персональних комп'ютерів, коли вони стали невід'ємною частиною офісу і дому. Ідея пристосувати персональний комп'ютер як інструмент особистої ефективності менеджера, програміста і фахівця будь-якого профілю одержала «друге дихання», коли в програмне забезпечення були закладені головні ідеї ТМ: цільове планування, ключові завдання, гнучкий календар, проблемно-орієнтовані бланки. З найвідоміших слід зазначити програмне забезпечення ТМ «Ключ до результатів» на базі комп'ютерів IBM і Macintosh, і «Lotus» і «MS Outlook» на базі IBM. Вони дозволяють вирішувати такі завдання:

• «Календарне планування» заходів на рік, квартал, місяць, тиждень, день з контролем досягнення результатів;

• «Документообіг» - автоматизоване виготовлення, запис, пошук і друк вхідної і вихідної інформації, причому пошук інформації організований за цілою сукупністю реквізитів (назва, дата, прізвище, підприємство і т.ін.);

• «Довідник», що містить адреси і телефони юридичних і фізичних осіб з можливістю їх автоматизованого пошуку;

• «Калькулятор», що забезпечує арифметичні і логарифмічні розрахунки в процесі роботи за основним завданням користувача. При цьому зберігаються зміни на диску, інформація друкується на принтері і захищається паролем.

Система «Lotus Organizer» досить демократична: на одному комп'ютері можуть працювати кількох чоловік, причому кожний з них користуватиметься своїми даними, не зачіпаючи чужих.

Комп'ютерні системи володіють цілим рядом явних переваг в порівнянні з ручними інструментами і ЕЗК:

• практично необмежений обсяг пам'яті, який дозволяє записувати значні обсяги інформації, зберігати довгі роки і шукати дані в режимі реального часу, що особливо ефективно на великих підприємствах і в державних органах;

• можливість обміну даними усередині підприємства через інформаційні мережі, а через модемний зв'язок з будь-якими іншими архівами в країні і в світі;

• повна уніфікація і систематизація процесів та отримання будь-яких розрізів інформації (співробітник, функція, день, відділ, проект, період часу і т. ін.);

• автоматизоване перетворення довгострокових цілей і планів у завдання на тиждень і день, різке скорочення витрат часу на рутинні операції пошуку і запису заходів і концентрація зусиль на вирішенні ключових завдань.

Недоліки комп'ютерних систем:

• необхідність володіння персональним комп'ютером в режимі користувача і додаткового вивчення програмного забезпечення. Відомо, що багато менеджерів зовсім не працюють з комп'ютером, довіряючи його секретарю. Тоді ми втрачаємо частину інформації або маємо її невідповідність дійсності;

• висока ціна організації робочого місця співробітника, оснащеного комп'ютерною системою, що прийнятне тільки для успішної фірми і малопридатне для сфери сервісу, торгівлі, малого бізнесу.

Дуже непроста справа - дати пораду щодо того, на якому інструменті для особистої роботи зупинити свій вибір. Це залежить від цілого ряду чинників: типу підприємства, категорії співробітника, запланованих річних витрат, рівня володіння комп'ютером і характеру роботи співробітника. Рекомендації надані в табличній формі (табл. 6.1), де хрестиком вказані позитивні ради із застосування конкретного інструмента. Тип підприємства або організації і його економічний стан завжди є вирішальним чинником. Підприємство може для своїх співробітників придбати календарі або «організатори» як елемент фірмового стилю. Це практикують багато великих підприємств. В цьому випадку календарі, тижневики і калькулятори видаються всім менеджерам і провідним фахівцям, тобто має місце тиражування інструментів в тисячах копій.

Підприємство малого бізнесу з чисельністю працівників 50-100 чол., яке не може дозволити такі витрати на створення фірмового стилю, може закупити інструменти в звичайних магазинах.

Позитивні ради із застосуванням конкретного інструмента

Категорія співробітника має також велике значення у виборі інструмента. Перший керівник (директор, президент) може користуватися будь-яким інструментом, але в сучасних ринкових умовах він зобов'язаний мати престижний ТМ або «організатор» в шкіряному футлярі, Не викликає довіри фірма, де керівник сидить в шкіряному кріслі, користується перекидним календарем і працює на запорошеному комп'ютері IBM XT. Бажано, щоб керівники підрозділів мали вінілові ТМ або «організатори», а особиста техніка для роботи була б уніфікованою. Це завжди дає економічний ефект. Фахівці підприємстві), які володіють комп'ютерною технікою, повинні користуватися ЕЗК і комп'ютерною системою, а фахівці, що віддають перевагу ручним інструментам, - мати під рукою календар або «організатор».

Багато що залежить від планованих річних витрат на 1 співробітника.

Якщо Ви можете витратити більше 1000 дол. на рік, то Ви можете використовувати всю гаму інструментів, починаючи з календаря як елемента фірмового стилю, придбання ТМ із змінними блоками раз в 2-3 р. і закінчуючи комп'ютерною системою організації праці. При плануванні витрат від 200 до 1000 дол. слід зупинитися на «організаторі», ТМ і ЕЗК для різних категорій співробітників. Якщо Ви не плануєте значних вкладень в особисту техніку для роботи особистої роботи (до 200 дол. на рік), то Ви можете вибирати між календарем, «організатором» або ЕЗК.

Рівень володіння комп'ютерною технікою визначає ручний або комп'ютерний варіант інструмента. Якщо Ви вільно або в режимі користувача володієте комп'ютером, то проблем з освоєнням ЕЗК або комп'ютерних систем у Вас не буде. Якщо рівень володіння комп'ютером низький, то краще вибирати ручний інструмент (календар, «організатор» або ТМ).

Важливе значення у виборі інструмента має характер роботи співробітника, що визначається часом перебування на робочому місці. Якщо Ви постійно знаходитеся в офісі і за письмовим столом, то Ваш вибір максимальний.

При частковому перебуванні на робочому місці, коли решту часу Ви витрачаєте на обхід цехів або ділянок, за кермом автомобіля, часто буваєте на нарадах - тоді комп'ютерна система для Вас не підходить. Співробітники, що мають роз'їзний характер роботи (комівояжери, агенти, водії, кур'єри і т. п.), можуть ефективно використовувати тільки «організатор», ТМ або ЕЗК.