Техніка генерування ідей.

Часто після 3-5 хвилин проведення "мозкової атаки" темп подачі ідей її учасниками знижується, і вона починає затухати. Що робити в цьому випадку? Керівникові рекомендується мати під рукою опитувальник для генерування ідей. Якщо "мозкова атака" проводиться наодинці з проблемою, то опитувальник надасть незамінну допомогу¹.

Опитувальник для генерування ідей:

1. Шукайте інші шляхи використання. Де б це ще застосувати? Нові шляхи використання того, що є. Які ще застосування досліджуваного об'єкту можливі?

2. Що пристосувати? Що є схожого, що можна скопіювати? На які ще ідеї наводить цей об'єкт? Проведіть паралелі між ідеями, фактами, речами, процесами.

3. Що збільшити? Що додати? Більше часу? Збільшити частоту? Розміри? Додати до складової ще одну частину? Продублювати? Помножити?

4. Що модифікувати? Змінити значення, колір, рух, порядок, форму, обсяг; що і як ще можна змінити?

5. Що зменшити? Скоротити? Розділити? Мініатюризувати? Виключити? Зробити менше, легше, повільніше?

6. Що замінити? Що використовувати замість цього? Інший інструмент? Інший процес? Інший вид енергії? Змінити місце? Час? Інший підхід до проблеми?

7. Як реорганізувати? Поміняти місцями компоненти? Інша послідовність? Порядок? І чи можна замінити якусь частину об'єкту? Ввести інше планування? Поміняти місцями вартість і ефективність?

8. Реверсувати? Поміняти місцями позитивні і негативні чинники? Застосувати метод, поміняти ролі. Включити у зворотному напрямі.

9. Комбінувати? Що, якщо використовувати суміш, асорті? Комбінуйте цілі, підходи, ідеї!

10.4. Рекомендації керівникові щодо використання методів колективного прийняття рішень для кожного етапу процесу прийняття рішень

Рекомендації керівникові щодо використання методів колективного прийняття рішень при постановці та формулюванні проблеми

Перш ніж шукати ідеї, необхідно з'ясувати завдання, що вимагають вирішення. Виникнення проблеми краще сприймати як шанс вирішити її в робочому порядку. Саме так і вчиняють досвідчені керівники і фахівці. Побачивши, що виникла конкретна проблема, вони розглядають її як привід вирішити, чи варто взагалі займатися цією справою. Якщо так, то виникла проблема стає виробничим завданням.

Ефективність роботи команд, груп або окремих співробітників, що займаються вирішенням проблем, багато в чому знижується за рахунок того, що вони не можуть чітко виділити або сформулювати проблему, що підлягає розгляду. Дана ситуація виникає через ряд основних причин¹, таких як: різне уявлення членів групи про остаточні результати своєї роботи; формулювання проблеми може містити в собі завуальоване рішення; формулювання проблеми визначене дуже просто.

Важливо пам'ятати, що чим більше часу буде витрачено на те, щоб правильно сформулювати завдання, яке треба розглянути, тим правильніше буде його рішення.

Розглянемо декілька методів, що дозволяють суттєво скоротити час на формулювання проблеми.

Метод „Бритва Оккама”.

В основі методу лежить вираз англійського вченого Вільяма Окками „Сутності не слід множити без необхідності”, який і отримав назву „Бритви Окками” (Occam’s Razor). Метод широко застосовується в наші дні і має на увазі, що всі явища, по можливості, повинні мати простий і впорядкований вигляд, і нам необхідно дотримуватися суті проблеми¹. Зазначений метод може допомогти як групам, так і окремим співробітникам чіткіше визначити проблему. Використання методу рекомендовано здійснювати у наступній послідовності:

1. Група проводить мозковий штурм по висуненню проблем підприємства, які, на їх думку, існують, створюють перешкоди в діяльності і їх необхідно вирішувати. Висунення ідей може відбуватися при використанні будь-яких, найбільш зручних для групи методів мозкового штурму. Цей крок не потрібний, коли проблема формулюється із самого початку, це стосується в основному цільових груп або груп в підрозділах.

2. Далі необхідно вибрати з великого списку ідей, отриманих в результаті мозкового штурму ті, над якими група хотіла б працювати. Існують два методи, які дозволяють досягти потрібного результату, не розглядаючи кожну ідею у всіх подробицях: аналіз теми і чотири директиви. Аналіз теми полягає в простому перегруповуванні висловлених в ході мозкового штурму ідей по спільних категоріях і темах. Чотири директиви вимагає відповісти на наступні питання по кожному формулюванню проблеми: Чи може проблема бути вирішеною в даній організації безпосередньо? Чи можливо що-небудь зробити з проблеми за прийнятний період часу? Чи можемо ми зібрати інформацію з проблеми? Ми дійсно хочемо вирішити проблему? Група може використовувати метод „Чотири директиви” двічі: перший раз при виборі тем, другий раз – при виборі в рамках теми однієї або декількох проблем. Коректне застосування даного методу забезпечить правильний вибір проблемної сфери.

3. При формулюванні проблеми необхідно приділити достатньо уваги точному визначенню проблеми. Цей крок рекомендується застосовувати і в цільових групах і в групах підрозділів, оскільки поставлена перед ними проблема може бути сформульована недостатньо точно. Цей крок включає виконання наступних дій: сформульована проблема має бути написана на великому аркуші паперу і розміщена так, щоб її бачив кожен учасник групи; кожному членові групи мають бути видані декілька листів паперу або карток і ручка; членів групи просять ретельно обдумати формулювання проблеми та пояснюють, що часто правильне формулювання проблеми насправді є шляхами її вирішення. Потім членів групи потрібно попросити надати картки і згрупувати відповіді, причому ідеї, що повторюються, не слід виключати. Після цього група може приступити до обговорення суті реальної проблеми, над якою належить працювати надалі. Важливо відзначити, що не обов'язково це буде питання, що міститься в більшості карток, тому учасники повинні обговорити всі можливості і прийти до справжнього консенсусу. Після обговорення суті проблем необхідно визначити уявлення членів групи про те, що вони хочуть отримати в результаті вирішення проблеми.

4. На даному кроці група повинна серйозно обговорити питання: чи варто витрачати час на розгляд даної проблеми. Якщо проблема, а також передбачувані результати її вирішення не мають особливої цінності для організації, то група може припинити її подальше обговорення. Якщо ж група вирішила, що проблема заслуговує на розгляд, то її повне формулювання має бути написане на великому аркуші паперу, який вивішується під час кожних зборів, щоб служити постійним нагадуванням групі про точну мету її роботи.

Якщо всі проблеми аналізувати відповідно до описаних вище рекомендацій, то група отримає гарантію того, що вона буде зосереджена на аналізі і пошуках вирішення точно сформульованих питань, що її цікавлять¹.