Структура співвідношень методів і етапів процесу колективного прийняття рішень
Для кожного етапу процесу колективного прийняття рішень може бути використаний один або декілька різних методів. Необхідно відмітити, що деякі з них можуть застосовуватися на різних етапах. На рис. 10.4 наведена структура співвідношень методів і етапів процесу колективного прийняття рішень.
Слід зауважити, що оскільки процес прийняття рішень здійснюється групою, то важливо визначитися із правилами колективного обговорення. Найбільш ефективним при груповій роботі є обговорення, засноване на принципах мозкового штурму, про який згадувалося в розділі 8. Мозковий штурм - це головний творчий метод, який використовується в групах. При вирішенні проблем використовується багато методів і практично в кожному з них використовується методика мозкового штурму, оволодіння якою є основоположним чинником процесу колективного вирішення проблем. Існує багато різних правил, необхідних для ефективного застосування мозкового штурму, які будуть розглянуті пізніше.
Короткий розгляд методів колективного прийняття рішень для кожного етапу процесу колективного прийняття рішень.
Постановка і формулювання проблеми. Необхідно приділити особливу увагу постановці і формулюванню реальної проблеми, інакше подальший розгляд і реалізація неправильно визначеного завдання не принесе бажаних результатів і група згає час даремно. Визначити проблеми, що є на підприємстві, можна різними методами.
Метод „бритва Оккама” - його краще всього використовувати при пошуку тих проблем підприємства, які ще не стоять гостро, але їх необхідно позначити і визначити, які з них слід вирішити передусім.
Діаграма спорідненості - дозволяє згрупувати споріднені дані в структурі даної проблеми, а також точніше визначити формулювання. Даний метод краще всього застосовувати для розгляду формулювань проблем, що стосуються будь-яких поліпшень або змін процесів, а також діяльності організації в цілому.
Рис. 10.4. Структура співвідношень етапів та методів процесу вирішення проблем та прийняття рішень
Деревовидна діаграма - застосовується, коли в процесі постановки проблеми необхідно досліджувати всі можливі частини, що стосуються проблеми, або коли неясні сформовані побажання споживачів відносно продуктів.
Слід зазначити, що на даному етапі і в запропонованих методах широко використовується принципи „мозкового штурму”.
Аналіз проблеми. Для ефективного аналізу проблем застосовуються методи, визнані на практиці найбільш придатними для роботи в групі.
Діаграма „риб'ячі кістки” (або інакше вона називається причинно-наслідковою діаграмою Ісікави) була розроблена японськими вченими для науково-дослідної роботи, а потім запропонована для вирішення проблем якості на виробництві. За допомогою цієї діаграми можна визначити всі причинно-наслідкові зв'язки, що впливають на проблему.
Діаграма шести слів заснована на застосуванні формулювання питань по відомій формулі 5W1H (питання із словами Хто? Що? Чому? Де? Коли? Як?). Використання даної діаграми дозволяє розглядати проблему з усіх боків і врахувати всі чинники, що впливають на неї.
Діаграма зв'язків – дозволяє встановити зв'язки в складній проблемі, які важко розглядати за допомогою діаграми «риб'ячі кістки».
Збір даних. Часто після визначення і аналізу проблеми учасникам групи не вистачає інформації, яка б давала повне уявлення про існуючу ситуацію. У прийнятті рішень необхідно завжди спиратися на факти, а не на інтуїцію. Не завжди збір інформації потрібно проводити, але у разі, коли це необхідно, даний етап може стати найбільш важливим в процесі вирішення проблем. Найбільш простим методом, що дозволяє легко зібрати потрібну інформацію, є один з простих інструментів якості – контрольні листки.
Інтерпретація даних. Інколи на основі зібраної інформації можна відразу зробити висновки про існуючу ситуацію. Коли це неможливо – потрібно обов'язково провести аналіз даних. Найбільш кращий спосіб представлення даних – візуальний, оформлений у вигляді побудованих за результатами отриманих даних графіків і діаграм. Учасникам груп за рішенням проблем пропонується ознайомитися з двома найбільш поширеними і зручними для колективної роботи методами: діаграмою Парето і гістограмами.
Діаграма Парето – допомагає визначити, які з наявних елементів проблеми роблять найбільший вплив на виникнення проблеми.
Гістограми – допомагають побачити, чи стабільно протікає процес або працює система, а також в якій мірі він схильний варіабельності.
Завданням даних методів є виявлення в зібраній інформації певних закономірностей, що допомагають зробити висновки і ухвалити ефективні рішення.
Пошук рішень. Завданням даного етапу є пошук альтернативних рішень обговорюваної проблеми і оцінка їх з метою подальшого розгляду. Для пошуку рішень можуть бути використані методи, засновані на принципах мозкового штурму (метод „бритви Оккама”, діаграма спорідненості, деревовидна діаграма).
Після того, як визначені всі можливі варіанти рішень, необхідно їх заздалегідь оцінити. Для цього учасникам колективного вирішення проблем слід скористатися найбільш зручними методами: аналіз силового поля, модифікований метод Дельфі, матрична діаграма, обмін думками, колажі і фантазії. Кожен з цих методів застосовується для розгляду варіантів вирішення різних видів проблем.
Аналіз силового поля – застосовується при розгляді проблеми як баланс двох протилежно направлених сил (сили і чинники, які сприяють вирішенню проблеми і перешкоджають її рішенню).
Модифікований метод Дельфі – це процес, в результаті якого учасники групи приходять до згоди щодо вибору вирішення проблеми, не удаючись до відкритої дискусії.
Матрична діаграма – служить для виявлення важливості різних зв'язків між даними, що характеризують варіанти вирішення проблеми.
Обмін думками – призначений для конструктивного обговорення варіантів вирішення проблем, коли учасники розпадаються на два протистоячі табори, кожен з яких твердо дотримується свого варіанту вирішення проблем.
Колажі і фантазії – метод використовується у випадках, коли проблеми і думки про них учасників групи дуже складно сформулювати словами.
Аналіз ефективності. Після попередньої оцінки варіантів рішення залишається трохи альтернатив, які необхідно розглядати серйозніше на предмет реалізації. Альтернативи пропонується обговорити з точки зору витрат на реалізацію, а також за нематеріальними (некількісними) критеріями, які впливають на майбутню діяльність підприємства. Головна мета даної оцінки – виявити необхідні зміни в частині ресурсного забезпечення, практики управління і організації вирішеного. На даному етапі можлива участь фахівців, які допоможуть оцінити ефективність реалізації того або іншого рішення.
Презентація рішень. При колективному вирішенні проблем цей етап необхідний, тому що питання про реалізацію рішення може прийняти тільки керівництво підприємства. Тут розглядається робота групи в кожному з трьох основних етапів презентації – підготовці, проведенні і етапах після проведення презентації.
Реалізація рішення. Реалізація рішення – практично найважливіший етап в процесі вирішення проблем. Метою даного етапу є визначення того, що включає проект реалізації вирішеного і розгляду методів, що дозволяють розпланувати, виконувати і контролювати хід робіт. Для цього краще всього використовувати методи побудови логічної і стрілочної діаграм. Крім того, розглядаються основні правила виконання проекту.
Логічна діаграма – будується по принципах побудови деревовидної діаграми (деталізація планованих заходів щодо рівнів) і діаграми зв'язків (встановлення зв'язків між рівнями і окремими заходами).
Стрілочна діаграма – інструмент, що дозволяє спланувати оптимальні терміни виконання всіх необхідних робіт для швидкої і успішної реалізації мети.
Моніторинг і оцінка результатів. На даному етапі здійснюється спостереження за результативністю рішення, що реалізовується, і його оцінки з метою внесення необхідних коректив. Не можна розглядати рішення як остаточне, оскільки не все відразу можна оцінити і передбачити. Крім того, навіть якщо все передбачено, свої корективи можуть внести зміни зовнішнього середовища. Спостереження за процесом реалізації дозволяють виявити і суттєві моменти, такі як неправильно сформульована проблема, причина, що її викликає, а також вибране рішення.
10.3. Рекомендації керівникові щодо колективного прийняття рішень з використанням принципів мозкового штурму
Нагадаємо принципи „мозкового штурму”. Отже, „Мозковий штурм” – це:
новаторський метод вирішення проблем;
максимум ідей за короткий відрізок часу;
розслаблення, політ фантазії, самозадоволення (чим більше неочікувана ідея, тим краще, потрібні незвичайні, самі "дикі" ідеї);
відсутність якої-небудь критики (будь-які оцінки ідеї відкладаються на пізніше);
це розвиток, комбінація і модифікація як своїх, так і чужих ідей1.
Рекомендації керівникові щодо умов проведення мозкового штурму:
1) При виборі категорій учасників:
жорстких обмежень немає, але краще включати в групу працівників з відносно невеликим досвідом роботи – вони ще не мають вироблених стереотипів;
при вирішенні специфічних завдань необхідно запрошувати фахівців (але вони будуть запрошеними, а не учасниками);
рекомендується формувати змішані групи (із представників різної статі), що, як правило, пожвавлює атмосферу роботи;
при проведенні мозкового штурму бажано, щоб кількість активних і помірних членів групи була приблизно рівною;
необхідно, щоб різниця у віці, службовому становищі між членами групи була мінімальною, оскільки присутність керівництва також може стримувати і обмежувати здійснення мозкового штурму;
не рекомендується запрошувати на проведення мозкового штурму скептично налаштованого керівника, навіть за умови його участі в ролі спостерігача;
доцільно час від часу вводити в групу нових людей, які вносять нові погляди, ідеї, що стимулюють мислення.