Принципи колективного прийняття рішень в організації
Деякі фахівці в сфері менеджменту вважають, що велика частина організаційних рішень колективні (або групові) рішення, а не рішення окремої людини.
В управлінській діяльності процедура прийняття колективних рішень ґрунтується на принципах одноголосності, більшості, мінімізації розбіжностей і узгодження1.
Принцип одноголосності. В процесі прийняття рішень виявляються два види одноголосності: реальна і уявна. Перша передбачає творче обговорення проблеми і аналіз різних варіантів рішення з критичними зауваженнями. Друга формальна згода з керівником і невисловлена в явному вигляді розбіжність з його думкою. При формальній згоді учасники групи не висловлюють своїх дійсних думок. Отже, рішення, вироблене в результаті такої групової роботи, по-справжньому не приймається членами групи. При справжній одноголосності ухвалюються рішення, найбільш відповідні цілям організації.
Принцип більшості. Цей принцип виявляється за наявності «коаліцій», тобто в процесі вироблення колективної думки, коли змагаються декілька неформальних груп. У таких випадках зазвичай проводять голосування. Загальноприйнятою нормою для прийняття рішення, по якому проводиться голосування, потрібно 2/3 голосів „за”. Проте, таку ситуацію не можна назвати цілком благополучною, оскільки є загроза протидії з боку тих, що проголосували «проти».
Принцип мінімізації розбіжностей. Його використання можливе як при ухваленні рішення в ієрархічно організованій групі, так і в групах експертів. Основним способом мінімізації розбіжностей між членами групи є дискусія.
Принцип узгодження. В більшості випадків цей принцип застосовується на стадії підготовчої роботи, що проводиться як на початковому етапі вироблення рішення (повідомлення посадових осіб, візування проектів), так і в процесі самого обговорення проблеми.
Колективному прийняттю рішень властиві наступні ознаки :
конформізм мислення, що виявляється в тому, що деякі члени групи піддаються впливу інших осіб;
захисні тенденції, що виявляються в тому, що члени групи бажають захистити своє „Я” від посягань з боку інших;
тенденційний підбір фактів;
надскептицизм, що виявляється в своєрідному прагненні досягти вищих результатів1.
Алгоритм процесу колективного вирішення проблем та прийняття рішень
Як вже згадувалося раніше, проблеми в діяльності підприємства бувають великі і малі. Вирішення поточних проблем залишимо менеджерам різного рівня і зосередимося на найважливіших, які необхідно всесторонньо розглядати і знайти раціональне рішення.
Потреба у вирішенні виявляється або у вигляді проблеми, або у вигляді можливості її вирішення. Проблема виникає тоді, коли отримані підприємством результати не відповідають поставленим перед ним цілям, а значить, деякі аспекти його діяльності вимагають поліпшення (рис. 10.2.).
Для вирішення проблеми потрібне не одиничне рішення, а сукупність виборів (альтернатив). Тому процес вирішення проблеми зазвичай розглядається як послідовність наступних етапів: виникнення проблеми; діагностика проблеми; формулювання обмежень і критеріїв для прийняття рішення і виявлення альтернатив; вибір найкращого варіанту рішення; реалізація рішення;оцінка результатів і зворотний зв'язок.
Рис. 10.2. Проблема як різниця між існуючим і бажаним станом
Процес колективного вирішення проблем відображено у вигляді алгоритму (рис.10.3) для того, щоб учасники не пропустили етапи залежно від умов постановки проблеми.
Постановка та формулювання проблеми. Початкові умови для даного етапу – проблема визначена чи ні. Цільові групи і групи в підрозділах працюють з чітко визначеною проблемою. Саме виникла проблема є причиною для початку роботи такої групи і для її формування. Для гуртків якості і команд поліпшення роботи за рішенням проблем починається з виявлення (постановки) проблеми.
Далі слід чітко сформулювати визначення проблеми. Інколи це буває непотрібним (оскільки конкретне формулювання проблеми вже визначене). Якщо ж проблема тільки виявлена в процесі обговорення, то формулювання необхідно провести обов'язково, оскільки неправильне розуміння проблеми не приведе до ефективних результатів її вирішення.
Аналіз проблеми. Це обов'язковий етап в процесі вирішення проблем для будь-яких варіантів попередньої постановки і формулювання проблеми. Аналіз передбачає пошук основи виникнення проблеми, розгляд всіх причин, що викликають її появу.
Збір інформації. При аналізі проблеми виявляється велика кількість причин її появи. Потрібно визначитися з тим, які з причин найсильніше впливають на проблему. Якщо визначення цих причин піддається кількісному виміру (тобто можна зібрати статистичні дані про те, як часто ці причини виявляються або можна визначити матеріальні витрати (або збитки), що спричиняються причиною і т. д.), то необхідно зібрати додаткові відомості, щоб краще уявляти картину того, що відбувається. Чітко визначені критерії збору даних часто дозволяють виявити нові (невидимі) причини даної проблеми.
Рис. 10.3. Загальний алгоритм процесу колективного вирішення проблем
Інтерпретація даних. Найчастіше необхідно провести аналіз зібраних даних, щоб зробити певні висновки. Цей етап може бути послідовним в межах всього процесу вирішення проблем так і початковою стадією (постановкою проблеми). Такий варіант може бути на тих підприємствах, де застосовуються методи управлінського обліку або працює система менеджменту якості. В цьому випадку дані про всі найважливіші процеси підприємства збираються постійно в різних критичних точках і потім проводиться їх аналіз (інтерпретація). В разі появи відхилень постає питання про порушення процесу і виникнення проблеми.
Пошук рішень. На даному етапі важливо знайти і розглянути всі можливі варіанти вирішення проблеми. Чим більше цих варіантів буде розглянуто, тим краще. Одночасно слід визначити обмеження для реалізації рішення на даному підприємстві (матеріальні можливості, наявність кваліфікованих кадрів, наявність гострої конкуренції, закони і етичні міркування і т. д.).
Завдання даного етапу – виявити найбільш реалістичні альтернативні шляхи вирішення проблеми і заздалегідь оцінити їх. Для зіставлення рішень необхідно знайти найбільш важливі стандарти (або критерії), щодо яких можна виміряти вірогідні результати реалізації кожної можливої проблеми.
Аналіз ефективності рішень. На цьому етапі необхідно пам'ятати про те, що головний принцип успішного вирішення проблеми – це опора на факти, а не на припущення. Слід оцінити результати обговорення на попередньому етапі, застосувавши до них однакові, найбільш важливі критерії. При аналізі альтернатив слід враховувати такі критерії, як витрати на реалізацію, термін здійснення рішення і його ефективність, а також вплив даного рішення на подальший розвиток підприємства.
Реалізація рішення. Залежно від значущості і обсягу рішення може бути реалізоване або окремими фахівцями або спеціально створеною проектною групою. Особливість даного етапу полягає в тому, що до роботи по реалізації рішення можуть притягуватися фахівці, що не входять до складу групи. Але члени групи по рішенню проблем мають обов'язково брати участь в здійсненні проекту і контролювати хід його виконання.
Моніторинг і оцінка результатів. В процесі реалізації проекту слід постійно контролювати хід результатів даного процесу на предмет його відповідності запланованим показникам. Слід визначити показники (вимірники), на підставі яких можна судити про результативність рішення, що реалізовується, і при необхідності коректувати хід процесу. Необхідно коректувати процес по будь-яких і значним, і незначним відхиленням, таким, як неправильне визначення завдання, причини або рішення. У реалізації даного етапу група має брати активну участь, оскільки її учасників знають найкраще суть даної проблеми.
Слід зауважити, що фактичне число етапів визначається самою проблемою і умовами, які її супроводжують. Це відноситься і до початкових умов роботи групи, зокрема, коли: проблема вже сформульована, і групі належить знайти її рішення; проблема виявлена на підставі яких-небудь статистичних, маркетингових або інших даних; група має розглядати від початку до кінця проблему, від вирішення якої залежить вся подальша діяльність підприємства; для вирішення не вимагається збору даних або інтерпретації їх внаслідок специфіки проблеми тощо.