10.1. Процес колективного вирішення проблем та прийняття рішень Переваги і недоліки колективного вирішення проблем
Проблеми існують в будь-якій сфері діяльності колективу. Найчастіше – це проблеми управлінські і організаційні. Але не виключено виникнення проблем і в конструкторсько-технологічній діяльності служб підприємства. У основі будь-якого рішення стоїть людина, а людині властиво помилятися через різні причини. І внаслідок цього з'являються проблеми.
Найчастіше реагують на виникнення проблеми тільки тоді, коли вона стає очевидною і немає можливості відкласти її вирішення. А більшість проблем просто не помічають, стикаючись з труднощами, вважають, що це витрати праці, і не передбачають того, що все це можна змінити.
Очевидною проблема буває насправді лише частково. Існує ще і невидима її частина, яку не так вже складно виявити і вивчити, набагато важче виявити коріння проблеми, тобто причини її виникнення.
Важливо знати, що одну і ту ж проблему по-різному бачать, оцінюють і розуміють керівники і співробітники підприємства. Зв'язано це з індивідуальністю особи: вони обіймають різні посади, мають різну освіту і досвід роботи – і через ці причини кожен бачить одну і ту ж проблему під різним кутом зору. Крім того, вирішення проблем на підприємствах зачіпає як інтереси багатьох груп, так і окремих співробітників.
У зв'язку з цим в процесі вирішення проблем необхідно: врахувати бачення і розуміння проблем тими, хто працює; обмінятися думками; для визначення коріння проблеми застосувати нестандартне мислення; ухвалити спільне рішення.
Існуючі проблеми в організації можна розділити на ті, що повторюються, і нові (невідомі). Їх вирішення вимагає різного підходу. Проблеми, що повторюються, виникають в ході виконання стандартних процедур, розрахованих на досягнення специфічних результатів компанії (напр., проблем якості або ефективності), і поділяються на проблеми загального підходу і помилки або варіації в специфічних процедурах. Їх також можна розділити на вимірні (кількісні), або невимірні (якісні)1.
Ефективне вирішення проблем, що повторюються, вимагає проведення ретельного аналізу з метою встановлення причини проблеми, яка дозволить виправити або відрегулювати ситуацію. Необхідно „звужувати” і деталізувати проблемний простір для з'ясування джерела проблеми і реалізації найбільш ефективного рішення (рис. 10.1. а).
Рис. 10.1. Структура вирішення проблем (повторюваних – а, нових (невідомих) - б).
Нові для підприємства проблеми часто пов'язані з високим рівнем невизначеності і щодо методів і щодо результатів (напр., створення нового продукту). Таким проблемам зазвичай передують внутрішні або зовнішні зміни2. Для ефективного вирішення нових проблем необхідно визначити достатню кількість перспектив. Робота з такими проблемами проводиться переважно в групі, оскільки ці проблеми вимагають великої узгодженості та бачення нових перспектив (рис. 10.1).
Можна відзначити, що існує багато проблем, з якими досить добре справиться сам індивідуум. Але не менше проблем ефективно можна вирішити, тільки працюючи в групі. При цьому необхідно чітко розуміти коли, як і які проблеми плідно вирішувати груповим методом. Як пише в своїй книзі Майк Робсон: „Спочатку корисно було б чітко визначити випадки, коли поєднання індивідуальної і групової роботи є оптимальним. Зрозуміло, немає ніякого сенсу завантажувати групу проблемою, яка має один варіант вирішення. Його може швидко і ефективно знайти одна людина. Не варто маніпулювати групою, підштовхуючи її до схвалення вже вирішеного. Групи, як правило, бачать подібні прийоми і реагують на них негативно. Все це здається простим і очевидним, але багато груп потрапляють в подібні пастки”1.
Здійснювати колективне вирішення проблем доцільно у наступних випадках:
Коли проблема зачіпає інтереси багатьох людей, при цьому кожен з них має свій погляд на проблему. В цьому випадку бажано врахувати всі точки зору, перш ніж прийти до якого-небудь рішення.
Якщо проблема може мати декілька вірних рішень, і правильний підхід до вирішення проблеми повинен враховувати погляди різних людей.
Коли важливіше для справи не саме рішення, а його узгодженість між учасниками.
Описані вище ситуації все частіше зустрічаються в практиці діяльності вітчизняних підприємств. Тому колективне вирішення проблем можна визначити як стратегічний чинник вдосконалення їх діяльності. Хоча ще небагато підприємств і організацій на сучасному етапі працюють за принципами загального управління якістю або стратегічного маркетингу, але, безсумнівно, вони рано чи пізно прийдуть до цього, оскільки саме ці напрями діяльності сприяють підвищенню ефективності роботи підприємства.
Колективне вирішення проблем має реальні переваги, якщо для цього правильно вибрана ситуація і добре підготовлені люди. Воно сприяє: вдосконаленню процесу обговорення; пошуку оптимального рішення; опануванню учасниками групи навичок спільної роботи; розвитку творчого мислення у співробітників; вищому рівню узгодження кінцевого рішення; можливості участі в вирішенні проблем співробітників всіх рівнів організації2.
Сформулюємо потенційні переваги та недоліки колективного вирішення проблем та прийняття рішень (табл. 10.1.).
Таблиця 10.1.