8.6. Рекомендації керівнику з активізації групової роботи і управління колективною творчістю

Умовами успішного здійснення мозкової атаки і інших аналогічних методів, крім обмеження числа учасників, служать їх близький соціальний статус; незалежність один від одного і від керівника; слабке знайомство із суттю проблеми, яке забезпечує свободу мислення і появу оригінальних варіантів рішення; виключення попередніх оцінок ідей, що можуть збентежити учасників і понизити їх активність; надання можливості анонімних висловів, якщо цього вимагає ситуація; припинення керівником відходу вбік, висловлювання загальних слів; використання наочних засобів; забезпечення емоційної підтримки пропозицій; стимулювання активності; допомога в конкретизації ідей.

Крім того, необхідно дотримуватися певних правил висунення своїх ідей, до яких відносяться стислість викладу; шанобливе ставлення до слухачів; оцінка їх компетенції; образність, конкретність, резюмування, включення по можливості елементів гумору; демонстрація не тільки переваг, але і слабких місць; облік існуючих альтернатив; використання різних каналів просування ідей; використання риторичних питань і провокаційних висловів; включення стимулюючих моментів для інших; показ можливостей досягнення успіху.

Існують також правила управління колективною творчістю, до яких відносяться:

• попередня оцінка потенційних можливостей людей;

• постановка перед групою загальної мети;

• розподіл ролей, прав, обов'язків, відповідальності і пояснення правил роботи;

• забезпечення можливості навчання і постійного підвищення кваліфікації;

• консультування;

• об'єднання групи, створення в ній сприятливого клімату;

• навчання вирішенню конфліктів, у т.ч. на основі їх спеціальної ініціації;

• спільний розбір суперечностей;

• при заохоченні колективного підходу в ухваленні рішень віддання належного кожному;

• підтримка в групі головних цінностей: демократії, гласності;

• врахування індивідуальних особливостей;

• першочергове надання слова при обговоренні молодшим по віку і посаді;

• чітке формулювання мети і критеріїв оцінки результату;

• своєчасне переключення уваги людей з генерації ідей на аналіз;

• використання наочних засобів;

• забезпечення включеності більшості в загальну роботу;

• емоційна підтримка будь-яких пропозицій;

• допомога в конкретизації напрямів пошуку;

• стимулювання висунення ідей;

• лояльність до невдач, помилок;

• демонстрація віри в здатності підлеглих;.

• підведення проміжних підсумків, допомога в ухваленні остаточного рішення;

• заохочення критики і самокритики;

• заняття керівником позиції неупередженого спостерігача;

• стимулювання усебічних комунікацій з фахівцями і зацікавленими особами;

• проведення незалежних експертиз;

• використання “адвоката диявола” при обговоренні проблем;

• проведення секційних і пленарних засідань і засідань “останнього шансу”.

Для відбору учасників „мозкових атак” і інших процесів відбору альтернативних варіантів рішення керівник може скористатися психологічним практикумом, наведеним в додатку.

8.7. Навчання членів, керівників і організаторів (фахівців з групової діяльності) групи / команди

Чому ж конкретно повинні навчитися люди (В.І. Корнієнко, с. 98)? Представляється, що на першому, початковому етапі командної роботи в програмах семінарів, в бесідах керівника і учасників команд повинні бути відображені такі теми, які допомогли б виробити і використати якості, вже названі в підрозділі про якості потенційних працівників команд. А саме: уміння працювати колективно; уміння спілкуватися з керівництвом і колегами, контактність; уміння досягати компромісу; уміння працювати в режимі консенсусу; коректність і самовладання; відвертість для оточуючих; здатність сприймати критику і самокритичність; упевненість в собі.

Оволодіння знаннями по кожному з цих напрямів і їх використання і є перехід від „безладдя” до „порядку” в міжособових командних відносинах. Самі ці правила такі, що оволодіння ними може відбуватися тільки в процесі спілкування людей один з одним. Чим частіше учасники команди стикаються в просторі, часі і за змістом, тим швидше, з чисто теоретичної точки зору, відбувається вироблення бажаної поведінки. Це спостереження надзвичайно важливе для вибору форм занять. Ними можуть бути спільна робота над задачами, що стоять, тренінги, „мозкові атаки”, „круглі столи” і інші активні колективні форми занять.

Одним з достатньо простих прийомів розвитку колективних навичок є робота над практичними задачами, що стоять безпосередньо перед командами.

Методика навчання і самонавчання в даному випадку полягає в тому, що учасників команди об'єднують в пари і просять їх:

— визначити, в чому вони бачать проблеми організації, виходячи з сьогоднішніх подій в зовнішньому середовищі і стану організації;

— визначити мету організації на найближчу перспективу;

— визначити стратегічну перспективу організації.

Після того, як пари підготують відповідні пропозиції, їх об'єднують в невеликі групи (4-6осіб), де обговорюються ті ж питання.

І нарешті, вся команда обговорює і виробляє загальне рішення з цих трьох питань, внаслідок чого і буде отримане рішення, що розділяється всіма, і таке, що призводить до досягнення мети.

Така методика не тільки сприяє формуванню умінь колективних дій, але і допомагає зрештою відповісти на питання:

• Чи є в команді чітке уявлення про наявні проблеми і умови, в яких вона діє?

• Чи розділяють це бачення проблем і шляхів їх рішення всі учасники команди?

• Що вироблено командою самостійно, а що узято з попереднього досвіду?

• Чи веде це бачення мети до досягнення результатів?

Резюме

Для того, щоб діяти продуктивно, члени команди мають уміти: організовувати і координувати всі роботи в команді. Перша умова продуктивної діяльності команди - організація і координація роботи. Для реалізації даної умови необхідно: організувати роботу по виконанню командою завдання; координувати роботу членів команди; забезпечувати взаємодію з іншими командами, службами або зовнішніми партнерами.

Організація роботи в команді включає: мотивацію діяльності всіх її членів; раціональне розставляння і розподіл робіт між членами команди; забезпечення умов, засобів, матеріалів і ресурсів, необхідних для поточної роботи команди.

Групова робота — це спільна робота людей в малих групах (до 25—30 осіб або по кількості членів структурного підрозділу) над певним завданням, які самостійно або за допомогою консультанта встановлюють норми спілкування і взаємодії, вибирають напрям своєї роботи та засоби. Групова робота має змістовний, якісний, структурний і координаційний аспекти.

Основне призначення групової роботи — вирішення складних проблем, що вимагають спільних зусиль представників різних організацій або різних підрозділів усередині однієї організації, різних фахівців, наприклад проблеми впровадження новинок, розвитку організації, складні питання управління організацією тощо. Аспекти групової роботи: змістовний, якісний, структурний та координаційний .

Команда проекту – одне з головних понять управління. Це група співробітників, безпосередньо працюючих над здійсненням проекту і підлеглих керівнику проекту; основний елемент його структури, оскільки саме команда проекту забезпечує реалізацію задуму проекту. Ця група створюється на період реалізації проекту і після його завершення розпускається. Взаємовідносини учасників проекту усередині команди проекту, створюваної для управління проектом, розкриває її організаційна структура команди проекту.

Під типом спільної діяльності розумітимемо спосіб взаємодії в рамках колективної праці, спосіб організації колективної праці.

Спільно взаємодіючий тип характеризується обов'язковістю участі кожного в рішенні загальної задачі, інтенсивність праці виконавців приблизно однакова, особливості їх діяльності визначаються керівником і, як правило, малозмінювані. Ефективність загальної діяльності в рівній мірі залежить від праці кожного з учасників.

Останнім часом стали виділяти особливий тип спільної діяльності — спільно-творчий. Подібний тип організації колективної діяльності зародився в сферах науки і мистецтва, де учасники наукового або творчого проекту створювали щось абсолютно нове, часто унікальне, що не можна було створити за наявними правилами і технологіями. В цих колективах створюється особливий тип діяльності – співтворчість, коли кожний учасник процесу є рівноправним творцем нового. Цей тип характеризується особливою активністю кожного з учасників процесу взаємодії, а саме активністю в плані підвищення власної професійної компетентності за рахунок участі в колективній діяльності.

Практика виробила безліч методів активізації роботи в групі в процесі організації колективного ухвалення рішень. Найпоширенішою і відомою є мозкова атака, що полягає в публічному висловлюванні кожним своїх ідей, які тут же розвиваються і доповнюються іншими. Вона вимагає повної рівноправності учасників, розкутості думки.

Мозковий штурм — це спосіб роботи групи, орієнтований на пошук варіантів рішення проблемної ситуації. Головна ідея методу — висунення максимально можливої кількості нових варіантів за рахунок колективного інтелекту учасників.

Синектика – це професійний мозковий штурм. Його реалізує спеціальна група людей, навчених особливим творчим прийомам. Група, як правило, постійна за складом. Послідовність їх дій: формулювання проблеми (формулювання проблеми керівником в тому вигляді, в якому вона отримана від замовника), розуміння проблеми (постановка проблеми учасниками, як вона ним бачиться з урахуванням можливих минулих аналогів), генерація ідей (пошук аналогів в різних областях і опора на досвід їх рішення, експертиза варіантів – оцінка реалізовуваних варіантів рішення проблеми).

Технологія морфологічного аналізу полягає в тому, що в кожному об'єкті виділяється декілька характерних морфологічних ознак або незалежних характеристик, для яких, у свою чергу, визначаються варіанти реалізації.

Основна ідея функціонально-вартісного аналізу – структуризація проблеми з особливою цільовою орієнтацією – зниженням собівартості виробу. Застосування методу починається з виділення основних функцій, виконуваних виробом в цілому і кожним його елементом окремо. Досягнення результату оцінюється з погляду витрат, а потім здійснюється пошук варіантів зниження витрат при збереженні необхідного рівня виконуваних функцій.

Принципово інший підхід до вироблення рішень відображений в методі номінальної групи (МНГ), суть якого полягає в незалежному виробленні людьми ідей на основі опису проблеми, які в подальшому розглядаються і аналізуються спільно групою з 10-12 осіб. Ідеї по черзі висуваються без коментарів, потім уточнюються, обговорюються, заздалегідь ранжуються, знову обговорюються і остаточно приймаються голосуванням. У сфері генерації ідей цей метод перевершує мозкову атаку і використовується при діагностиці, плануванні і оцінці дій. Розвитком МНГ є метод Дельфі, що полягає в тому, що анонімні експерти незалежно один від одного формулюють свою думку по заданій проблемі.