Формування організаційної структури цільових груп і органу управління нею
Залежно від специфіки, розміру і типу проекту в його реалізації можуть брати участь від однієї до декількох десятків (іноді сотень) організацій і окремих фахівців. У кожної з них свої функції
Фахівців і організації залежно від виконуваних ними функцій прийнято об'єднувати в абсолютно конкретні групи (категорії) учасників проекту, до складу яких входять замовники, інвестори, проектувальники, постачальники ресурсів, підрядчики, консультанти, ліцензіари, фінансові інститути – банки і, нарешті команда проекту, що працює під керівництвом керівника проекту – менеджера проекту (в прийнятій на Заході термінології проект-менеджера), а також інші учасники залежно від специфіки проекту.
Слід зазначити, що учасники проекту – категорія більш широка, ніж команда проекту.
Команда проекту – одне з головних понять управління. Це група співробітників, безпосередньо працюючих над здійсненням проекту і підлеглих керівнику проекту; основний елемент його структури, оскільки саме команда проекту забезпечує реалізацію задуму проекту. Ця група створюється на період реалізації проекту і після його завершення розпускається.
Очевидно, що кількість людей в команді визначається об'ємом робіт, передбачених проектом. Як правило, лідери та групи фахівців і складають команду управління проектом. Лідери груп – це керівники, координатори зусиль всіх членів групи, члени групи — безпосередні виконавці, які мають нагоду концентруватися на конкретній роботі. При необхідності деякі ролі членів команди можуть поєднуватися.
Взаємовідносини учасників проекту усередині команди проекту, створюваної для управління проектом, розкриває її організаційна структура. Існує два основні принципи формування команди для управління проектом.
Провідні учасники проекту – замовник і підрядчик (окрім них можуть бути і інші учасники) створюють свої власні групи, які очолюють керівники проекту відповідно від замовника і підрядчика. Ці керівники підкоряються єдиному керівнику проекту. Залежно від організаційної форми реалізації проекту керівник від замовника або від підрядчика може бути керівником всього проекту. Керівник проекту у всіх випадках має власний апарат співробітників, що здійснюють координацію діяльності всіх учасників проекту.
Для управління проектом створюється єдина команда на чолі з керівником проекту. В команду входять повноважні представники всіх учасників проекту для здійснення функцій згідно прийнятому розподілу зон відповідальності.
Система управління командою проекту включає організаційне планування, кадрове забезпечення проекту, створення команди проекту, а також здійснює функції контролю і мотивації трудових ресурсів проекту для ефективного ходу робіт і завершення проекту. Система націлена на керівництво і координацію діяльності команди проекту, використовує стилі керівництва, методи мотивації, адміністративні методи, підвищення кваліфікації кадрів на всіх фазах життєвого циклу проекту. На представленому нижче малюнку приведена структура системи управління командою проекту.
Складність і комплексність задач по управлінню проектом викликають потребу у високій технічній компетентності, володінні великими об'ємами економічних, правових, управлінських знань, тому створення професійної проектної команди є необхідною умовою ефективної роботи над проектом.
Суть команди полягає загалом для всіх її членів у зобов'язанні, визначеному наявністю якогось призначення, в яке вірять всі члени команди, — її місії, яка для проекту полягає в ефективній його реалізації.
Рис.8.1. Структура системи управління командою проекту
Управління командою проекту пов'язане з необхідністю створення раціональної структури, забезпечення високого ступеня професіоналізму співробітників, складністю досягнення оптимального співвідношення зовнішнього контролю і незалежності команди. Менеджер проекту повинен бути гнучким і упевненим в собі і в своїх співробітниках. Вплив в команді заснований не на статусі або положенні, а на професіоналізмі і компетентності.
При реалізації проекту специфіка управління командою полягає в тому, що вона не є, як правило, традиційною самостійною організацією. В даному розділі розглядаються організаційні аспекти в контексті принципів формування команди проекту.
Відповідна організаційна форма повинна бути індивідуально підібраною під конкретний проект. При формуванні команди проекту можуть виникнути два варіанти:
I. Проект реалізується в рамках підприємства (організації). Наприклад, у разі реструктуризації підприємства, розширення або диверсифікації його діяльності тощо. При цьому є три можливості:
1а) робота над проектом як додаткова задача в рамках повсякденної діяльності. Це означає включення управління проектом в звичайний ритм роботи. Керівництво організації визначає відповідального керівника проекту, який одночасно в рамках організаційної схеми виконує і свої звичайні обов'язки, при цьому додатково керує проектною командою і має професійний доступ до значущих співробітників, незалежно від меж відділів, планує ресурси і координує всю діяльність по проекту;
1б) класична організація проекту (окрема оргструктура в рамках оргструктури підприємства). В такій моделі, яка вибирається при комплексних і об'ємних задачах, особливо сильно підкреслено значення роботи над проектом в організаційній структурі підприємства. Робота в команді проекту має однозначний пріоритет перед ієрархічними і дисциплінарними відносинами підкорення класичної структури підрозділів підприємства. Проект знаходиться під патронажем безпосередньо керівництва підприємства, керівник проекту і частково окремі члени команди проекту повністю або частково звільняються від своєї звичайної діяльності;
1г). змішані форми, коли призначається звільнений від інших видів діяльності досвідчений менеджер проекту і залежно від проекту притягуються співробітники, які одночасно займаються своєю звичайною діяльністю. При цьому вся відповідальність лежить на менеджері проекту, який повністю може концентруватися на реалізації проекту і має більше свободи при призначенні співробітників проекту.
На практиці, і перш за все на середніх підприємствах, переважають часом змішані форми.
II. Проект реалізується зовні рамок однієї організації (підприємства), тобто команда формується переважно з представників різних організацій.
Як правило, проекти реалізуються далеко не завжди в рамках окремого підприємства. Це відноситься, наприклад, до нових будівельних проектів, крупних проектів розвитку територій тощо. В таких випадках під конкретний проект створюються специфічні структурні утворення, що, як правило, є адаптивними організаційними структурами.
Наявність загальних принципів управління проектом і етапів його реалізації і життєвого циклу, що достатньо типізуються, дає можливість визначити зразкову структуру команди проекту в узагальненому вигляді, яка приведена на відповідному малюнку.
Обов'язки членів команди проекту визначаються специфікою проекту, але є загальні вимоги.
Команда проекту – управлінська структура, до складу якої входять фахівці, що є по суті менеджерами по своїх напрямах діяльності; очолюється команда менеджером проекту, що відповідає за реалізацію його в цілому.
Вимоги до менеджера проекту (проект-менеджера):
- в найзагальнішому вигляді менеджер – це керівник або керівник, що посідає постійну посаду в команді проекту і наділений повноваженнями у сфері ухвалення рішень по конкретних видах діяльності;
- Велика роль менеджера проекту (проект-менеджера) в доцільному формуванні команди;
- ефективний проект-менеджер допомагає членам команди пройти всі стадії розвитку і повністю розкрити свій потенціал. Він повинен уміти передбачати настання чергового етапу розвитку і вести команду вперед. При успішному завершенні проекту відчуття задоволеності роботою формує бажання подальшої спільної діяльності;
- проект-менеджер повинен представляти і аналізувати можливі труднощі на шляху становлення команди, оскільки усвідомлення їх допомагає наполовину розв'язати проблему.
Джерелами проблем, перешкоджаючих процесу становлення команди, є:
нечіткість цілей;
брак відвертості і конфронтація в команді;
неконструктивні взаємовідносини з керівництвом організації;
відсутність необхідних ресурсів і фінансування;
погане технічне оснащення.
Розглянемо стисло планування діяльності команди проекту, залишивши детальний виклад цього питання в окремому розділі.
В ході планування діяльності команди проект-менеджер повинен чітко сформулювати цільові установки, забезпечити узгодженість в роботі всіх функціональних секторів команди для ефективного використання виділених на проект ресурсів. Для цього доцільно привертати членів команди до обговорення будь-яких труднощів і перешкод на шляху до ефективної роботи, аналізувати і враховувати різні думки.
Проект-менеджер повинен не тільки формувати згуртовану, працездатну, з високою віддачею команду, планувати її діяльність, контактувати і співпрацювати з підлеглими, але і встановлювати добрі робочі взаємовідносини з вищестоящими керівниками, забезпечуючи їх інформацією про хід робіт за проектом, створюючи сприятливий імідж проекту.
Існують три основні елементи для підвищення ефективності праці менеджера проекту. Ефективні менеджери проекту мають: знати, на що вони витрачають свій час, вміння контролювати свій час є найважливішим елементом продуктивної роботи; бути націлені не на виконання роботи як такої, а на кінцевий результат; будувати свою діяльність на переважних, сильних якостях (як власних, так і членів команди), а також зобов'язані відшукувати позитивні моменти в конкретних ситуаціях.
Ефективні керівники концентрують свою увагу на декількох найважливіших ділянках, у виконанні встановлених завдань, і це принесе найвідчутніші результати. Вони повинні навчитися встановлювати пріоритетні напрями робіт при їх виконанні. Нарешті, ефективні керівники повинні ухвалювати ефективні рішення.
Управляючи проектом, менеджер проекту повинен:
швидко і ефективно організувати початок робіт за проектом;
організовувати, координувати і контролювати хід робіт проекту;
доцільно розподіляти роботи за проектом між членами команди проекту;
здійснювати взаємодію із зовнішніми учасниками проекту для ефективної і своєчасної його реалізації;
контролювати відхилення від запланованого ходу робіт і наглядати за змінами проекту;
здійснювати комунікації з членами команди проекту з метою моніторингу проекту, ухвалювати рішення щодо виконання робіт, вирішувати конфліктні ситуації в ході виконання робіт і взаємодій.