Методи формування команд

Ефективне функціонування команд передбачає виведення на новий рівень міжособових відносин в команді. Від того, наскільки розвинений рівень співпраці в команді, багато в чому залежить ефективність останньої. В той же час, команди, як правило, не створюються на пустому місці (якщо тільки мова не йде про новостворюване підприємство або підрозділ), тому важливий чинник – міжособові відносини, що вже склалися, як один з найважливіших компонентів організаційної культури.

Тому, як перший крок в процесі командоутворення пропонується процедура дослідження міжособових відносин в підрозділах, у рамках, в яких планується створити команди. Природно, мова може йти і про відносини між співробітниками різних підрозділів, але яких планується „звести” в одну команду.

Серед відомих методів формування команд¹ можна виділити наступні:

1. Соціометричний метод Дж. Моренно². Метод дозволяє визначити загальний рівень взаємин (їх благополуччя) в групі і ранжирувати членів групи від категорії „відкинутих” до категорії „зірок” (людей, що користуються найбільшою популярністю, симпатією в групі), потенційну здібність людини до лідерства.

2. Методика КОС 2³. Методика дозволяє виявити комунікативні і організаторські здібності членів групи.

3. Адаптований варіант тестової методики Q-сортування Б. Стефансона⁴, який дозволяє визначити шість основних тенденцій поведінки людини в реальній групі: залежність, незалежність, товариськість, нетовариськість, приймання „боротьби” (активне прагнення брати участь в груповому житті) і уникнення „боротьби” (прагнення піти від взаємодії, зберегти нейтралітет в спорах, конфліктах, схильність до компромісів).

4. Методика „Сприйняття індивідом групи”⁵ дозволяє виявити індивідуалістичне, прагматичне і колективістське сприйняття людиною групи.

5. Тест „Діагноста міжособових відносин” Т. Лірі⁶. Тест дозволяє виявити потенційних лідерів і детально характеризує ставлення людини до оточуючих її людей з 21 групи, зведеним у 8 блоків: авторитарний, егоїстичний, агресивний, підозрілий, залежний, доброзичливий, альтруїстичний.

Зважаючи на специфіку викладених методів паралельно з аналізом міжособових відносин, варто провести і аналіз характеристик окремих осіб для подальшого комплектування команд.

Пропонується наступна організація проведення дослідження міжособових відносин і виявлення особових характеристик.

Процес комплектування команди

1. На першому етапі пропонується провести дослідження загального рівня взаємин (благополуччя) в колективі за допомогою соціометричного методу Дж. Моренно. Якщо рівень благополуччя взаємин відповідає рівності (зірки + ті, кому надається перевага) = (ті, що нехтують + ізольовані + знехтувані) або права частина більша, то перехід на другий етап. Інакше слід використовувати один з методів управління змінами організаційної культури: найм співробітників, відповідних необхідній організаційній культурі, і звільнення не відповідних; зміна стилю управління кризою або конфліктом; перепроектування ролей і зміна фокусу в програмах навчання; зміна організаційної символіки.

Застосування соціометричного методу також дозволить виявити категорію людей некомунікативних і небажаних в команді (категорія „відкинуті” по класифікації Моренно). Можна уточнити (або підтвердити) вхід того чи іншого працівника до вказаної групи використовуючи методику „Сприйняття індивідом групи”. Ця інформація знадобиться для підбору членів команди. Очевидно, що вказані співробітники будуть небажаними елементами в команді. Тому їх слід або перевести на ділянку, де не планується впровадження команд, або прийняти заходи щодо дії на їх поведінку в групі (навчання комунікативним прийомам, тренінг, співбесіда тощо).

2. На другому етапі варто виявити потенційних лідерів команд, навколо яких надалі формуватиметься команда. Це можуть бути як менеджери, так і виконавці. Необхідність виявлення останніх пов'язана з високою ймовірністю відсутності серед менеджерів достатньої кількості лідерів. Потенційні лідери команд повинні мати тенденції до володіння наступними характеристиками: орієнтовані на задоволення клієнтів організації і її співробітників, а не на формальні показники, що наявні в компанії; уміють вести за собою людей і працювати в команді; відчувають себе комфортно в ситуаціях невизначеності, стійкі до стресів; не бояться помилятися, уміють швидко виправляти помилки і отримувати з них уроки; швидко засвоюють нові знання і навички; не мають страху перед невідомим; уміють встановлювати діалог з керівництвом компанії, відстоювати свою точку зору, добиватися необхідних для роботи повноважень; є гарними комунікаторами і володіють даром переконання; справедливо розподіляють винагороди і премії; володіють природним даром, що дозволяє визначати необхідний темп змін.

Найбільше для вирішення цього завдання підходить тест „Діагноста міжособових відносин” Т. Лірі. В тому випадку, якщо необхідний експрес-аналіз, можна скористатися методикою КОС2. Як показує практика, обидва методи дають високий показник достовірності, проте перший об'єктивніший і різносторонній.

3. Необхідно провести навчання відібраних лідерів. Дати інформацію про теорію командної роботи, навести приклади позитивного ефекту роботи в командах, пояснити принципи командоутворення і роз'яснити нові підходи в матеріальному стимулюванні.

4. Після виявлення лідера слід приступити до комплектування команд. Команда формується навколо лідера, тому в процесі відбору кандидатів в команду повинен брати участь і виявлений лідер. При цьому слід дотримуватися наступних рекомендацій:

• для зниження ймовірності виникнення дисфункціональных конфліктів необхідно старатися, щоб в команди входили люди з близькими нормами поведінки (можна використовувати для цього адаптований варіант тестової методики Q-сортування Б. Стефансона або тест „Діагноста міжособових відносин” Т. Лірі);

• у команду бажано включати тільки одного співробітника з явно вираженими лідерськими здібностями. Наявність декількох лідерів (або людей, звиклих бути лідерами в своїх колективах), особливо на початкових етапах розвитку команди, порушує ефективну діяльність команд, сприяє породженню міжособових, а інколи і міжгрупових конфліктів;

• для успішного результату колективного ухвалення рішень, одного з базисних положень командної роботи, доцільно в команду включати співробітників з різноплановими багатофункціональними знаннями й уміннями;

• рекомендується, щоб команда складалася з несхожих осіб, оскільки це забезпечує більшу ефективність, ніж, коли б члени команди мали схожі точки зору. Деякі люди звертають більше уваги на важливі деталі проектів і проблем, а інші хочуть поглянути на картину в цілому, деякі хочуть підійти до проблеми з системних позицій і розглянути взаємозв'язок різних аспектів (можна використовувати результати адаптованого варіанту тестової методики Q-сортування Б. Стефансона або тесту „Діагноста міжособових відносин” Т. Лірі);

• склад команди варіюється до 15 осіб. Це вистачає для забезпечення при виконанні робіт, взаємозамінності і необхідної комплексності З іншого боку, при такому кількісному складі мала ймовірність виникнення неформальних угрупувань всередині команди;

• необхідно забезпечити соціально-психологічну сумісність. Команда повинна складатися або з різних типів особистостей – лідери, індивідуалісти, пристосуванці, колективісти, або тільки з колективістів. Для цього також можна використовувати вже вказані методи.

5. Навчання членів команд. На етапі формування можна обмежитися тією ж інформацією, що і в пункті 3. Проте рекомендується доповнити навчальний курс такими аспектами спільної діяльності, як методи колективного прийняття рішень і методи управління якістю.

6. Розподіл ролей в команді. Оскільки одним з базових принципів робочих команд є ротація ролей, на даному етапі проводиться первинне ранжування членів команди. При цьому не виключається проведення дискусії з даного питання. Необхідно передбачити наступні обов'язкові ролі:

• діловод – особа, яка вестиме документацію команди і буде відповідальним за проведення зборів команди (сповіщення, підготовка інформації, фіксація процесу наради і результатів);

• відповідальний за зовнішні контакти, на першому етапі разом з менеджером, а надалі самостійно ця людина здійснюватиме взаємодію з постачальниками, замовниками, суміжниками. Необхідно для даної ролі підібрати найбільш комунікабельну людину, здатну грамотно і професійно вести переговори;

• відповідальний за якість, найбільше на цю роль підходить досвідчений і кваліфікований працівник, в завдання якого входитиме не лише контроль якості, до речі, це завдання всієї команди, але і підготовка проблем якості для проведення нарад (аналогічно „гурткам якості”), навчання членів команди методам управління якістю;

• відповідальний за фінансову сторону діяльності команди;

• лідер команди, для оперативного управління, заміщення лідера-менеджера на час відсутності останнього, висловлювання думки команди по тих або інших питаннях.

7. Уточнення місця конкретної команди у виробничому процесі. Визначення повноважень і обов'язків команд на початковому етапі. Позначення перспектив розвитку команд. Пропонується на початковому етапі передати командам функції, позначені в табл.6.1.

Таблиця 6.1

Схема розподілу відповідальності команд виконавців і менеджерів на початковому етапі

Обов'язок	Команда виконавців	Верхній рівень менеджменту
Відбір і звільнення членів команд	Х	Х
Вибори і зсув лідерів команди	Х	Х
Розподіл робочих завдань, облік проведеної продукції	X	Х
Вирівнювання робочого навантаження, визначення часу відпочинку і перерв	X
Вирішення проблем	Х	Х
Проведення зборів команди	X	Х
Заповнення табелів робочого часу	Х
Розробка графіка відпусток	Х
Навчання працівників		Х
Наставництво	Х
Консультації по технічних питаннях		X
Дотримання технічних стандартів. Контроль за якістю і збір даних		X
Розставляння людей для виконання майбутніх проектів		X
Забезпечення консультацій з питань службового просування		X
Аналіз і схвалення завдань команди		X
Контакти з постачальниками і споживачами		Х
Опитування думки споживачів про ефективність команди	X
Участь в оцінці ефективності	Х
Вирішення дисциплінарних проблем	X	Х
Рекомендації щодо поліпшень. Ініціатива з ремонту машин і устаткування	Х
Підготовка бюджетів матеріально-технічного забезпечення і оплати праці		Х

Як підкреслюється у ряді робіт, становлення команди не відбувається миттєво. Необхідно розробити стратегію розвитку команд на тривалий період часу, перш ніж передавати позначені в табл.6.1. функції командам.

В той же час не слід забувати, що самостійне вирішення питань, пов'язаних з кількісним і якісним складом команди значною мірою визначає психологічний клімат в команді, і директивне втручання менеджерів на наступних етапах діяльності команди може істотно знизити ефективність роботи команди.

Резюме

Насамперед варто виділити два тимчасові етапи існування команди – етап її формування і етап функціонування. Формування команди може бути, у свою чергу, поділено на формування складу команди і її адаптацію, після чого можливий вже етап „стаціонарного” функціонування.

Розрізняють чотири основні підходи до методів об'єднання команди: цілевизначальний (заснований на цілях), міжособовий (інтерперсональний), ролевий і проблемно-орієнтований.

Метод організації інтелектуальних і управлінських команд добре зарекомендував себе і у великих колективах чисельністю до 60-80 осіб.

Ефективне функціонування команд передбачає виведення на новий рівень міжособових відносин в команді. Тому як перший крок в процесі командоутворення пропонується процедура дослідження міжособових відносин в підрозділах, у рамках, в яких планується створити команди.

Серед відомих методів формування команд були виділені наступні: соціометричний метод Дж. Моренно, методика КОС 2, адаптований варіант тестової методики Q-сортування Б. Стефансона, методика „Сприйняття індивідом групи”, тест „Діагноста міжособових відносин” Т. Лірі.

Процес комплектування команди. На першому етапі пропонується провести дослідження загального рівня взаємин (благополуччя) в колективі за допомогою соціометричного методу Дж. Моренно. На другому етапі варто виявити потенційних лідерів команд, навколо яких надалі формуватиметься команда. Далі необхідно провести навчання відібраних лідерів. Після виявлення лідера слід приступити до комплектування команд. Команда формується навколо лідера, тому в процесі відбору кандидатів в команду повинен брати участь і виявлений лідер. Навчання членів команд. Розподіл ролей в команді. Уточнення місця конкретної команди у виробничому процесі.