Рекомендації керівнику при виборі цілеспрямованого шляху командоутворення

При формуванні команди керівникові варто цілеспрямовано:

1. Зосередитись на декількох стратегічних напрямах, не перебудовувати все відразу. Наприклад, якщо потрібно поліпшити обслуговування покупців, можна сконцентруватися на перебудові робочих процесів, пов'язаних з прийомом замовлень, обслуговуванням по телефону, інформаційними системами і навчанням продавців. Саме ці завдання можна поставити перед новою командою або перед кандидатами в члени команди.

2. Сконцентрувати зусилля на єдиних, інтегрованих процесах. Наділити команди відповідальністю за окремі, але цілісні операції, пов'язані з виробництвом якого-небудь продукту або наданням послуги певному внутрішньому або зовнішньому споживачеві. Основою роботи команди в організації з високим рівнем участі працівників повинні стати підрозділи, відповідальні за конкретний продукт або за обслуговування конкретного споживача. Створення альтернативи функціональній структурі (такий, як конструкторське бюро або бухгалтерія) пов'язане з управлінням, що передбачає високу залученість працівників. При вузькій спеціалізації кожна окрема людина виконує тільки свою частку роботи і не ідентифікує себе з кінцевим продуктом або із задоволенням конкретного споживача. Це створює потребу в ієрархії і розгортанні величезних систем контролю, які забезпечують комплексне виконання різних функцій, необхідне для постачання продукту або надання послуг. Це також обмежує розуміння людьми тієї організації, в якій вони працюють і де їх спонукають проводити високоякісні продукти або послуги.

3. Розширювати сферу відповідальності працівників. Передавати традиційні завдання управління і право прийняття рішень безпосередньо командам.

4. Передбачати оперативні зворотні зв'язки. Побудувати роботу так, щоб люди мали можливість частіше дізнаватися про результати своєї діяльності. Заохочувати тісніші зв'язки між командами і споживачами, дозволити працівникам самим перевіряти якість власної продукції, зробити доступною інформацію про ефективність їх роботи.

5. Гарантувати командам вільний доступ до технічного і іншого забезпечення. Створити умови для тісної взаємодії виробничих команд і груп технічного забезпечення. Вдосконалити розміщення команд там, де це необхідно, наприклад, команду забезпечення краще розмістити прямо у виробничому приміщенні.

6. Уникати деталізації при побудові робочого процесу. Створити основну структуру, а потім дозволити командам відштовхуватись від неї. Чим більше команд залучено в реконструкцію робочого процесу, тим більше вони пов'язуватимуть свою діяльність з кінцевим продуктом.

7. Реконструювати процес роботи, а не просто створювати команди.

Отже, цілеспрямований шлях командоутворення – це шлях свідомої реконструкції системи роботи організації в цілому.

Резюме

Виділяють п’ять етапів командоутворення: 1) формування, коли члени команди обмінюються інформацією, взнають і приймають один одного, формулюють завдання команди; 2) вирування, коли члени команди конкурують за володіння вищим статусом, за вплив, дискутують про напрями розвитку; 3) нормування, коли команда починає рух до спільних цілей, встановлюється рівновага конкуруючих сил і групові норми; 4) функціонування, на якому команда визначена і працює ефективно для досягнення своїх цілей; 5) зміна або розставання, рано чи пізно розформовуються найуспішніші команди.

Існує також інший підхід щодо послідовності процесу командоутворення, згідно якого виділяють наступні п’ять етапів: адаптація; групування; кооперація; нормування; функціонування.

Аналіз досвіду практичного використання команд в зарубіжних компаніях і результатів наукових досліджень, дозволяє на сучасному етапі охарактеризувати п'ять стадій розвитку команди: старт – на цій стадії менеджери допомагають командам визначити нові форми організації їх діяльності; стан невизначеності – починається процес перерозподілу функцій, відповідальності і повноважень; орієнтація на лідера – проводиться перепроектування систем вимірювання, аналізу витрат і ранжирування; жорстко структуровані команди – передача повноважень, пов'язаних з людськими ресурсами; самонаправляємі команди – передача повноважень, пов'язаних з вартісними показниками, інформаційних каналів із зовнішнім середовищем.

Процес створення команд – це більше, ніж організаційна ініціатива, за допомогою якої делегуються завдання і відповідальність. Організувати роботу команди означає створити ефективну працездатну команду, вибрати оптимальний для даної команди і ситуації стиль керівництва, активізувати творчий потенціал команди, уміло управляти конфліктами, що виникають. Для цього необхідно з врахуванням специфіки організації розробити адекватний механізм командо утворення.

Процес перетворення команди, тобто командоутворення – це процес створення команди, в якому керівникові доведеться скласти непросту мозаїку. Він може відбуватися двома шляхами: природним (стихійним) та цілеспрямованим (керованим). Процес стихійного командоутворення відбувається під впливом наступних двох чинників: закономірностей групової динаміки та стилю керівництва. Цілеспрямований шлях командоутворення можливий тільки тоді, коли керівник гостро усвідомить необхідність змін в системі управління організацією. При цьому може бути два варіанти рішення: по-перше, запросити зовнішню організацію, компетентну в питаннях командоутворення і організаційного супроводу бізнесу; по-друге, діяти самостійно.