Особливості створення цільових груп

Згідно класичної теорії організації, структура організації повинна розроблятися зверху вниз. Спочатку керівники повинні здійснити розподіл організації на широкі сфери, потім поставити конкретні задачі, а потім створити конкретні правила. Загальний алгоритм побудови системи управління будь-якої організації такий: від стратегічної мети до організаційної структури; від організаційної структури до виробничого процесу; від виробничого процесу до персоналу.

Починаючи побудову структури групи і команди як структури відносин, як вважає В,І. Корнієнко, необхідно враховувати такі обставини:

- керівникам організації перш за все необхідно уточнити стратегічну мету — те, для чого загалом і створюється команда, і потім тільки приступати до розробки її структури;

- організаційна структура великої фірми або організації і організаційна структура безпосередньо самої команди на першому етапі свого становлення формується як єдина організаційна структура. Річ у тому, що команди можуть бути тільки „вирощені”, побудовані в ході взаємодії людей. Звідси організаційна структура підрозділу, де ще тільки планується створити командні відносини, прописується разом із загальною структурою на основі вищеописаного алгоритму. Проте надалі, коли група людей, об'єднана в якому-небудь структурному підрозділі або складова цілком невеликої фірми або організації, вирішує взятися до роботи командою, починаються відмінності у формуванні структури порівняно з традиційними підходами до управління.

Дані відмінності і складають предмет нашого подальшого розгляду.

Як ми вже бачили, система співпраці або структура організації нав'язується ззовні.

Проте, команди, не можуть виникнути лише під впливом зовнішньої дії, а отже, і синергетичний ефект не може виникнути за вказівкою зверху або в результаті тільки бюрократичних відносин. Їх народження можливо лише в результаті процесів, що відбуваються всередині даної структури, усередині самої команди. Інакше кажучи, зовнішній світ, або управління зверху, ззовні команди, хоча і можуть стати причиною її утворення, але вони не детермінують внутрішніх процесів, що відбуваються в її структурі і призводять до створення команди, самоорганізації, що має іншу структуру управління, яка і призводить до появи ефекту синергії.

Учасники команди беруть свою силу один від одного. Разом вони відчувають себе більш могутніми і гадають, що діяльність команди відновлює і підтримує їх життєздатність. Це і є ефект синергії, який характеризує особливу, з'єднану енергію групи. Синергія була пояснена систематично неможливим в житті точним рівнянням 2+2=5. Така нерівність якнайкраще і якнайточніше відображає колективні енергетичні можливості. Команда володіє потенційними можливостями, що перевищують суму можливостей її індивідуальних учасників. Використовуючи здібність до самоорганізації, вона створює і використовує групову енергію, механізм виникнення якої може бути усвідомлено розвинутий.

В чому ж тоді принципова різниця між організацією ззовні і самоорганізацією у формуванні структури?

У разі самоорганізації йдеться про структури, що еволюційно виросли під впливом еволюційно розвинутих правил гри, програм і прикладів спільної дії, які не зверху, а зсередини структурують дійсні процеси, що відбуваються в команді або організації. У зв'язку з цим сутність, розуміння і відмінна особливість структури таких організацій, і команд зокрема, на нашу думку, виявляються в тому, що їх учасники самі встановлюють правила і порядок відносин між собою в процесі роботи. Стимульовані зовнішніми діями, вони самі більш менш усвідомлено розробляють їх в процесі колективної діяльності з аналізу ситуації, оцінки альтернатив, прийняття рішень, організації робіт тощо.

Учасники колективів із заданою зверху структурою відносин діють відповідно до вказівок, що надходять від начальника. При цьому вважається, що регульована таким чином поведінка працівників організації позитивно впливає на випуск кінцевого продукту.

При самоорганізації той же самий процес виглядатиме абсолютно інакше: нібито ніхто ніяких зовнішніх вказівок членам команди не дає, але вони працюють на взаєморозумінні, тобто кожний при цьому виконує свої робочі дії, немов вони йому задані, або нібито виготовлення продукту організовано ззовні. Отже, центральним критерієм, що розмежовує організацію ззовні від самоорганізації, є спосіб виникнення правил, тобто спосіб виникнення структури. Тому необхідно бачити різницю між порядками, нав'язаними ззовні, які сформовані і управляються діями, що свідомо спланували, і порядками стихійними, що виросли із самої системи, що самі змінили і розвивалися далі. Звідси самоорганізація команди має на увазі здатність системи при зміні зовнішніх параметрів здійснювати перехід до інших структур або рухатися між різними структурами, коли жодна зовнішня інстанція не буде задіяна для організації нової структури.

Для розуміння механізму внутрішньодинамічної системи самоорганізації команди звернемося до функціональних обов'язків працівників. При побудові ієрархічної структури вони створюються зверху під набір певних функцій, які повинні виконувати, наприклад, заступники керівника. В команді, що самоорганізовується ж, самі учасники визначають функції, які необхідно виконувати, і лише після цього, а точніше, паралельно цьому, виробляється структура правил, суть яких полягає в своєчасному і конкретному узгодженні всіх елементів виробничого процесу.

Керівництво організації на першому етапі проектує нову структуру, а потім, на другому етапі, під неї набирається персонал. При тому що кожний, хто приходить в організацію, має встановлені зверху посадові обов'язки, які він зобов'язаний виконувати.

Як відомо, ієрархічна, жорстка структура підкорення і виконання будується на основі вертикальної взаємодії.

У випадку з командою на перший план у формуванні її структури виходять порядки, що виросли із самої системи, із самої команди. Тепер етапи формування структури команди будуть дещо іншими.

Перший етап діяльності команди пов'язаний, як правило, з роботою у вже існуючій структурі ієрархічного, жорсткого плану. При цьому неважливо, давно вона створена або виникла тільки що. У будь-якому випадку створювана організація зростає на основі вигаданої, привнесеної ззовні структури.

На другому етапі з подачі керівника в колективі відбувається обмін думками з приводу нових правил взаємовідносин між колегами. З формуванням цих правил формується і нова структура команди, тобто виникають нові порядки, що регулюють взаємодію людей в процесі всієї виробничої діяльності.

І, нарешті, на третьому етапі з виникненням нових правил взаємодії між людьми, в основі яких — не вертикальне підкорення, а кооперація, взаємодомовеність працівників, формується нова структура відносин — горизонтального типу. Чинниками побудови такої структури стають причетність, правила взаємодії, прийняті самими учасниками команди, а не привнесені зверху.

Отже, під самоорганізацією розуміється здатність команди (системи) при зміні зовнішніх параметрів здійснювати перехід до різних структур або рухатися між різними структурами, при цьому жодна зовнішня інстанція не буде задіяна для організації нової структури.

Таким чином, якщо ієрархічна структура створюється зверху і призначається або для розподілу і виконання набору функцій, або для виконання владних відносин, то в команді в результаті процесів самоорганізації спочатку забезпечується незрима, зовні невидима структуризація функціональних обов'язків, а потім починає функціонувати нова структура.

Підводячи підсумок, можна говорити про дві основні системи управління, що яскраво виділяються, і відповідні їм два підходи до формування структури. Першу часто і по праву називають формальною, жорсткою. В Україні ця система частіше за все іменується як адміністративно-командна, або адміністративно-бюрократична. Їй властива сувора ієрархічність, зв'язок між елементами такої структури здійснюється переважно через центр, в ходу жорсткі посадові інструкції і неухильне виконання того, що сказано керівником.

Другу систему називають неформальною, горизонтальною, соціальною — до таких відноситься команда. Вона дає простір для самостійності, творчості, широких горизонтальних зв'язків. В ухваленні рішень тут беруть активну участь виконавці, які мають нагоду при виконанні поставлених задач звертатися до кого завгодно. Горизонтальне управління підвищує роль таких цінностей, як ініціатива, ризик, незалежність, здібність до передбачення.

Формальна організаційна структура привноситься в організацію ззовні. Її основа — влада і підкорення. Неформальна виростає як би зсередини організації, або команди, і спирається на мікрокультуру. Дана організаційна структура стає все більш плоскою і децентралізованою у міру переходу до командної роботи.

В неформальній структурі теж є опір людей системі, але цей опір культурі, а не структурі. Уживаючись у формальну систему, людина підкоряється структурі, а уживаючись в неформальну систему, вона залучається до культури.

Якщо формальну структуру розробляють і впроваджують, долаючи опір людей і підломлюючи їх під неї, то неформальну створюють і вирощують самі люди (але при цьому біля її витоків стоїть, як правило, одна людина). Структура відносин формується самою командою, її учасниками на основі взаєморозуміння і співпраці.

Така структура не створюється враз, не може бути задекларована або впроваджена наказом. Шлях до неї лежить через формування таких нових параметрів порядку, як норми/правила спільної роботи, стиль колективної роботи, відповідний підбір і навчання кадрів, добровільність входження в команду. Ці параметри сприяють успішному рішенню колективних задач, а значить, задоволенню і особистих потреб.