13.2. Умови ефективності діяльності команди

Для того, щоб підтримати необхідну ефективність діяльності команди як системи і уникнути можливої підміни цілей проекту і команди на групові або індивідуальні цілі, використовується низка інструментів для організації діяльності команди. Зокрема, наприклад, для управління проектами характерні: узгоджені взаємні очікування і вимоги як членів команди, так і інших учасників проекту; певні межі самостійності кожного члена команди в рамках власної відповідальності в прийнятті рішень про терміни, розподіл і використання ресурсів, результати за проектом; групова позитивна синергія; адекватна і справедлива система мотивації керівництвом членів команд менеджменту проекту; збалансований зворотний зв'язок тощо¹.

З метою регулювання процесу самоорганізації інструментів можна використовувати: корпоративні стандарти, правила і норми; процедури по підвищенню адекватності відповідності цілей команди цілям і завданням проекту; заходи щодо розвитку професіоналізму керівника і членів команди; систему регулярних подій, що формують єдиний інформаційний контекст проекту, – робочі наради за проектом, звіти по прогресу і т.п.; інші, що визначаються конкретним проектом².

13.3. Критерії результативності команди як організаційної системи

Основним показником, за яким судять про групу, є ефективність її роботи. Очевидно, що не всі групи працюють з однаковою ефективністю. Пам'ятаючи про це, розглянемо стисло різні чинники, які впливають на групову ефективність.

Ефективність роботи груп, як вказує Тренев, залежить від цілого ряду чинників, серед яких можна виділити внутрішні і зовнішні.

Зв'язок між розміром групи і її ефективністю в основному досліджується в аспекті впливу, який розмір групи впливаєляє на міжособові відносини між членами групи. При надмірному збільшенні розміру групи часто доводиться стикатися з рядом негативних явищ:

- члени групи часто працюють з небажанням; із збільшенням розміру групи відношення між окремими членами стають менш близькими і довірчими;

- збільшення числа взаємодій, необхідних для того, щоб підтримувати всіх в курсі справ, робить будь-яке узгодження вкрай складним;

- окремі члени групи мають менше нагоди вносити свій внесок в обговорення проблем і ухвалення рішень;

- зростає вірогідність розколу групи на окремі угрупування, істотні розбіжності, що мають члени групи, в поглядах на ситуацію і в підходах до рішення проблем, що розглядаються;

- зростає вірогідність конфліктів.

Найоптимальніша кількість членів проектної групи складає 5 - 7 осіб. Дослідження показують, що групи такого розміру забезпечують максимальне задоволення потреб окремих співробітників, тому що вони достатньо великі, щоб їх члени могли вільно виказувати свої думки і пропозиції, але вони також є достатньо маленькими, щоб проявляти турботу про потреби кожного члена групи. Крім того, такі групи достатньо великі, щоб вони могли допустити втрату одного з членів, але достатньо малі, щоб ця втрата могла пройти непоміченою.

Очевидно, участь керівника при цьому полягає в тому, що якщо група повинна включати більше 5-7осіб, то має сенс сформувати дві підгрупи або більше.

Просторові обмеження. Групи, члени яких мають кращу нагоду для взаємодії (наприклад, їх робочі місця знаходяться поряд, вони працюють в одній будівлі), працюватимуть більш ефективно, ніж групи, члени яких мають труднощі при взаємодії через ті або інші просторові обмеження (наприклад, робота в різних будівлях, у віддалених один від одного підрозділах). Якщо члени проектної групи мають добру нагоду для безпосереднього спілкування один з одним, вірогідність того, що виникнуть проблеми координації через погану комунікацію, знижується.

Згуртованість. Третім чинником, що впливає на ефективність групи, є згуртованість. Під згуртованістю групи розуміється висока міра близькості, взаємопов'язаності, взаємозалежності окремих членів групи, що дозволяє перейти групі в нову якість – сильний колектив, об'єднаний загальною метою, цінностями і відчуттям єдності.

Вважається, що рішення окремої людини залишитися в групі - це результат дії сил, направлених в протилежних напрямах. Сили, що збільшують згуртованість, діють в одному напрямі, а сили, що зменшують згуртованість, - в протилежному. Людина залишається членом групи тільки в тому випадку, якщо намір залишитися членом групи сильніший за спонукання покинути групу.

Мабуть, найбільшою перевагою згуртованої групи є те, що її члени отримуютьють великі можливості для самоствердження і самореалізації через досягнення групи, великі можливості для задоволення своєї потреби в безпеці. З погляду організації, згуртованість допомагає укріпити життєздатність проектної групи, а через це - підвищує її ефективність.

Норми. Норми є важливим інструментом групового контролю, визначаючи допустиму і неприпустиму поведінку для членів групи. З часом вони розвиваються і зміцнюються або слабшають під дією групового тиску, який, у свою чергу, залежить від ступеня згуртованості групи. В згуртованій групі дія норм на поведінку членів групи буде більш сильною, ніж в незгуртованій.

Будучи важливим механізмом контролю, норми можуть робити позитивний або негативний вплив на ефективність проектної групи. Дослідження показують, що групи, підрозділи і навіть цілі підприємства, де домінують позитивні норми, є більш ефективними, ніж групи, підрозділи і підприємства з переважанням негативних норм поведінки.

В наведеній нижче таблиці є приклади норм, які можуть впливати на ефективність групи. Для кожного виду наводиться приклад позитивної і негативної норми (табл..13.1).

Таблиця 13.1.