Етапи (процедури) ситуативного аналізу
Ситуативний аналіз – системний аналіз в доповнення до дослідження динамічно змінної в часі і у взаємодії сукупності різних внутрішніх і зовнішніх чинників.
При цьому самі чинники зазвичай іменуються обставинами (умовами), а аналізована їх сукупність – ситуацією. Темп зміни ситуації, її динаміка може варіюватися від уповільненої до стресової. А якщо ситуативний аналіз є різновид практичного додатка системного аналізу, то використовується один і той же апарат (інструмент) дослідження. Відповідно, класичний ситуативний аналіз включає три послідовні автономні етапи (процедури).
I. Створення поля ідей, варіантів, сценаріїв. Передбачає складання повного переліку можливих сценаріїв вирішення аналізованої ситуації, причому відбираються тільки ті можливі сценарії, які представляють інтерес для того, хто аналізує. Тут швидше доречний термін „сценарій”, чим термін „варіанти”, оскільки перший передбачає певні дії, поведінкову лінію в сценарному розвитку даної ситуації.
Умови виконання: не відволікатися на експрес-аналіз найбільш цікавих, простих або переважних сценаріїв, а також на їх критику; перебрати всі можливі сценарії.
Перший етап ситуативного аналізу необхідно (особливо на початковому етапі формування навичка) виконувати письмово навіть для простих ситуацій, оскільки:
письмовий виклад дисциплінує мислення;
наочність всього набору можливих сценаріїв дає можливість не тримати їх в пам'яті постійно;
з'являється можливість повернутися до перерваного аналізу (в майбутньому - для перевірки якості свого аналізу).
Перший етап завершується, коли члени команди (або її керівник) мають вичерпний набір сценаріїв вирішення ситуації. Безумовно, команді легко скласти повний список сценаріїв, ніж одному фахівцеві, нехай і висококваліфікованому.
II. Оцінка і відбір. Передбачається проведення експрес-аналізу всіх сценаріїв з метою відбору найбільш вірогідних (перспективних, бажаних). Після закінчення етапу повинно бути залишено не менше двох, але не більше трьох-чотирьох раціональних сценаріїв. Виключення або переведення їх в проміжну пам'ять здійснюється на основі оцінки ризиків їх відкидання. Критерій ризиків варіюється залежно від ситуації, оскільки його спільна властивість - найбільш висока значущість для аналізуючої особи або членів команди.
III. План дій. На цьому етапі робляться наступні дії:
зіставлення відібраних раціональних сценаріїв по ключових параметрах їх динамічного розвитку;
пошук додаткової інформації по другорядних чинниках, якщо є вірогідність, що вони можуть стати ключовими;
оцінка можливих наслідків за кожним варіантом в перспективі розвитку;
вибір і обґрунтування остаточного сценарію дій з критеріїв:
рівень надійності;
реалістичність;
найменший ризик негативних наслідків;
перманентний контроль решти сценаріїв з метою оперативного звернення до них в разі несприятливого розвитку подій;
складання узгодженого плану дій, направленого на реалізацію найбільш раціонального сценарію.
Всі етапи ситуативного аналізу необхідно протоколювати з метою формування навичок „дисципліни” мислення і подальшого аналізу помилок і відкриттів.
Ситуативний аналіз доповнює процес планування. Реальна ситуація вносить корективи до будь-якого плану.
Завдання ситуативного аналізу - оцінити поточну ситуацію і, якщо необхідно, внести до плану корективи.
Ситуативний аналіз здійснює кожен член команди на своїй „ділянці робіт”.
Ситуативний аналіз здійснюється кожним членом команди або командою в цілому в наступних випадках: виникнення перешкод; зміна умов роботи; вибування окремого члена команди; передчасне вичерпання якого-небудь ресурсу (матеріалів, устаткування, фінансів, навчального часу і т. п.); виникнення раніше непередбачених проблем і т. д
Здійснюючи ситуативний аналіз, лідер команди і кожен її член здійснюють п'ять основних процедур:
1) виявляють наявні або такі, що намічаються відхилення від запланованого ходу подій;
2) аналізують обставини, що склалися, прогнозують і аргументують найбільш реалістичний варіант розвитку ситуації;
3) визначають раціональні варіанти протидії (або використання) наявній (прогнозованій) ситуації;
4) оцінюють ризики за кожним з раціональних варіантів (оцінюють можливі втрати і витрати);
5) аргументують і вибирають найбільш переважний для команди варіант вирішення проблеми (причому необов'язково, що він буде найменш витратним).
Враховуючи сказане вище, основні процедури ситуаційного аналізу можна схематично відобразити наступним чином (рис.12.2.):
Рис.12.2. Основні процедури ситуаційного аналізу
Результати ситуативного аналізу служать підставою для:
коректування оперативного, річного або стратегічного плану;
перегруповування сил і зміни взаємодії між членами команди;
внесення змін до структури діяльності команди, якщо це необхідно;
уточнення мотивації діяльності членів команди.
Резюме
Планування - це процес створення комплексу узгоджених між собою дій, що дозволяють команді реалізовувати поставлені завдання і досягти намічених цілей. Планування включає наступні процедури (виконувані одночасно або протягом деякого часу): визначення стратегічних і оперативних цілей; визначення стратегії розвитку; складання довгострокового плану досягнення стратегічних цілей; оперативне календарне планування; організація звітності по встановлених планових позиціях. Планування діяльності команд включає наступні етапи: визначення цілей; визначення напрямів досягнення наміченої мети (розробка стратегії і тактики);
Керівнику групи (команди) при плануванні слід пам’ятати, що правильно сформульовані цілі, або одна з цілей, повинні відповідати ряду характеристик. Ціль повинна: бути орієнтована на результат; вимірюватися, містити деяку основу для вимірювання в кількісному і якісному виразах; бути обмеженою в часі; бути чітко і стисло сформульованою.
Технологія управління за цілями орієнтується на досягнення не офіційних планових показників, а особистих цілей, сформульованих на їх основі працівниками спільно з безпосередніми керівниками з урахуванням своїх індивідуальних здібностей і можливостей. Ці цілі оформляються у вигляді документа, що отримав назву Декларація, і їх досягнення стимулюється в першу чергу.
Основний недолік управління за цілями — охоплення не всіх аспектів роботи співробітника, а тільки тих, які пов'язані з рішенням поточних задач, що обмежує об'єктивність оцінки на їх основі і можливість її застосування для ухвалення кадрових рішень.
Стратегічний план складається на осяжний період часу, від трьох до п'яти років. Він має містити наступні відомості: набір стратегічних життєво важливих цілей по різних напрямах діяльності команди з вказівкою очікуваних результатів; основні шляхи досягнення стратегічних цілей з вказівкою основних етапів проміжних річних результатів; список членів команди, відповідальних за різні етапи підготовки і реалізації довгострокового плану; соціальні перспективи реалізації стратегічного плану для всіх членів команди, як основа мотивації його виконання; ресурси і результати роботи, на які спирається розробка стратегічного плану ; варіанти зміни стратегічного плану при виникненні прогнозованих негативних обставин; періодичне планове коректування стратегічного плану.
Для оперативно-календарного планування є річний план роботи команди, сформований на основі раніше розробленого стратегічного плану розвитку. Оперативно-календарне планування включає квартальне і щомісячне планування.
Ситуативний аналіз (або аналіз актуальних ситуацій) будь-яка людина здійснює свідомо або неусвідомлено, але щодня протягом всього життя - від дитинства до глибокої старості. Без нього людина не може зробити ні кроку. На побутовому рівні це аналіз поточної ситуації з метою визначення своїх миттєвих, перспективних дій і поведінкової лінії. Процес ситуативного аналізу «запускають» найрізноманітніші події: поява у подружки нової іграшки, прогноз погоди, загострення відносин в робочій групі, зміна ситуації на валютному ринку, вибір жениха і так далі і тому подібне.
Ситуативний аналіз - системний аналіз в додатку до дослідження динамічно змінною в часі і у взаємній дії один на одного сукупності різних внутрішніх і зовнішніх чинників.
При цьому самі чинники зазвичай іменуються обставинами (умовами), а аналізована їх сукупність - ситуацією. Темп зміни ситуації, її динаміка може варіюватися від уповільненої до стресової. А якщо ситуативний аналіз є різновид практичного додатка системного аналізу, то використовується один і той же апарат (інструмент) дослідження. Відповідно, класичний ситуативний аналіз включає в свій склад три послідовні автономні етапи (процедури): створення поля ідей, варіантів, сценаріїв; оцінка і відбір; план дій.
Результати ситуативного аналізу служать підставою для: коректування оперативного, річного або стратегічного плану; перегруповування сил і зміни взаємодії між членами команди; внесення змін до структури діяльності команди, якщо це необхідно; уточнення мотивації діяльності членів команди