Планова звітність

Будь-який план втрачає сенс, якщо не встановлений порядок і форма звітності по планових позиціях.

Форми звітності встановлюються по взаємній домовленості і мають бути максимально спрощені. У звітах членів команди міститься характеристика незавершених позицій, значущий результат по яких має бути отриманий в подальші календарні періоди.

Контроль виконання роботи

У добре спрацьованій невеликій команді кожен сам себе контролює на своїй ділянці робіт. Функція контролю за виконання всього об'єму робіт покладена на керівника.

У деяких організаціях і установах управлінська функція контролю виконання нерідко сприймається як функція адміністратора-наглядача. Частенько співробітники хворобливо реагують на начальницький інтерес до виконуваного ними завдання, сприймаючи його як недовіру до своєї кваліфікації і відповідальності.

Команда тому і є командою, що подібний стан справ у ній неприпустимий.

У чому суть контролю виконання роботи в команді? План планом, але життя не стоїть на місці. Поступово, у міру виконання роботи, вияснюються ті труднощі і „вузькі місця”, які при формуванні спільного плану представлялися інакше; у членів команди накопичуються ідеї з приводу виконуваної роботи; змінюються внутрішні і зовнішні умови.

Склад робіт, які здійснюються керівником команди при контролі виконання роботи відображено на рис.12.1.

Рис.12.1. Склад контролю виконання, який здійснюється керівником команди

Отже, контроль виконання роботи в команді забезпечує:

• особисте уявлення керівником команди ситуації, що складається, з виконанням планових завдань (і не лише планових);

• виявлення „вузьких місць” і можливостей їх подолання;

• виявлення очікуваних перешкод;

• оцінку характеру взаємодії з іншими командами усередині організації і зовнішніми партнерами;

• отримання зворотного зв'язку від членів команди;

• оцінку настрою членів команди в процесі здійснення підтримуючої або мотивуючої роботи.

У команді можливі наступні форми контролю виконання роботи:

• щоденні (щотижневі) наради з доповіддю всіх членів команди про стан робіт;

• періодичні (по ситуації) наради відповідальних виконавців команди, пов'язані з „вузькими місцями” в діяльності команди;

• щоденна (вибіркова) робота керівника з одним з членів команди, для того, щоб „тримати руку на пульсі”;

• використання „режиму автовідповідача” для запису всіх повідомлень зворотного зв'язку і тривожних сигналів про появу перешкод;

• якісний і своєчасний аналіз представлених результатів по виконаних планових завданнях;

• підсумкова оцінка діяльності команди за звітний календарний період;

• доповіді окремих членів команди по тематичних завданнях.

На підставі інформації, зібраної в процесі контролю виконання роботи, керівник команди має:

• провести ситуативний аналіз з прогнозуванням подальшого ходу планових і позапланових робіт;

• уточнити план і стратегію подальших дій;

• надати членам команди допомогу в „вузьких місцях” і визначити додаткові завдання;

• уточнити і нормалізувати взаємодію членів команди¹.