Розділ 12. Планування діяльності команди

12.1. Етапи планування діяльності команди

12.2. Вибір тем, проектів, над якими працюватиме команда. Метод пріоритезації

12.3. Правила формулювання і постановки цілей і задач для членів команди

12.4. Складання довгострокового плану

12.5. Оперативне календарне планування

12.6. Рекомендації керівникові при плануванні діяльності команди

Планова звітність

Контроль виконання роботи команди

12.7. Ситуативний аналіз (прогнозування)

Помилки ситуативного аналізу

Етапи (процедури) ситуативного аналізу

Резюме

Терміни і поняття

Питання для перевірки знань

Завдання для індивідуальної роботи

Література для поглибленого вивчення

Вивчивши матеріал цього розділу, Ви будете:

знати:

• сутність планування роботи команди;

• етапи планування роботи команди;

• сутність та етапи проведення ситуативного аналізу;

• правила формулювання і постановки цілей і задач для членів команди;

Вміти:

• формулювати цілі і задачі для членів команди;

• планувати діяльність команди;

• складати стратегічний і оперативний план роботи команди;

• здійснювати ситуативний аналіз діяльності команди.

12.1. Етапи планування діяльності команди

Важлива умова продуктивної діяльності команди - планування.

Планування - це процес створення комплексу узгоджених між собою дій, що дозволяють команді реалізовувати поставлені завдання і досягти намічених цілей.

Планування не є прерогативою тільки керівника команди або організації. Кожен член команди складає поточний план розподілу свого робочого часу по здійсненню закріплених за ним позицій спільного плану.

Планування включає наступні процедури (виконувані одночасно або протягом деякого часу):

визначення стратегічних і оперативних цілей („Куди рухатися?”);

визначення стратегії розвитку („Як рухатися?”);

складання довгострокового плану досягнення стратегічних цілей („Яким чином досягти результату?”);

оперативне календарне планування („Яким конкретним чином вирішувати завдання?”);

організація звітності за встановленими плановими позиціями („Як себе проконтролювати, щоб не збитися з шляху?”).

Необхідність планування спонукає всіх членів команди детально пропрацювати для себе всю схему послідовних дій з виконання планових позицій і супутніх установок.

У винагороду команда отримує наступні „блага”:

• чіткіше уявлення про результат, після досягнення якого мета (план) вважається за виконану;

• склад і характер очікуваних „вразливих місць”, про які раніше було розпливчате уявлення;

• чітке уявлення про стан і якість наявних ресурсів (матеріальних, фінансових, кадрових, організаційних, будівельних і ін.);

• перелік проблем, не вирішених на стадії формування плану через нестачу інформації і невизначеність ситуації;

• вибір раціонального плану дій з декількох можливих варіантів на основі аналізу можливих втрат (оцінки ризиків) при зриві наміченого плану;

• оцінка характеру невизначеностей на етапі формування плану, що вимагають подальшого оперативного коректування плану;

• оцінка наявного резерву на блокування непередбачених обставин¹.

Якщо хтось з членів команди посилається на відсутність умов для планування, то звичайно це спроба виправдати власне невміння планувати.

Один з парадоксів ринкової економіки полягає в тому, що саме за часів високої нестабільності суспільства плануванню приділяється більше уваги: чим більше зовнішнього хаосу, тим більше ладу має бути у внутрішній організації дій команди (доводиться вчитися управляти обставинами). Складаючи раціональний план дій, команда створює власний інструмент контролю і управління просуванням до намічених цілей. Одночасно план є ефективним тренінгом професійного самонавчання, в ході якого отримуються знання, досвід і професіоналізм, які можна отримати, тільки освоївши ефективне Планування.

Планування діяльності команд включає наступні етапи²:

1) Визначення цілей

Мета - це форма представлення результату. Формулювання мети має розкрити цей очікуваний результат. Чим конкретніше мета, тим реальніше результат і перспектива його досягнення.

Наприклад: Мета - освоїти нову технологію ведення навчальних занять.

Очікуваний результат - основна частка викладацького складу практично планує і веде свої заняття за новою технологією.

Для того, щоб сформулювати мету, необхідно записати перше відповідне формулювання мети і оцінити, які явища (показники, параметри, ефекти) з'явилися б доказом того, що мета досягнута. Це і буде очікуваний результат. Знайшовши найбільш зручне (переконливе) явище, що підтверджує виконання мети, необхідно скорегувати її формулювання.

Формулювання мети-результату - це найважливіший етап планування, оскільки в процесі формулювання мети-результату члени команди опрацьовують схему його досягнення, тобто змістовну частину самого плану.

Головне, не ставити дуже абстрактних або далеких цілей. Чим далі в часі мета, тим менше на даний момент точної інформації про можливості її досягнення. Крім того, не можна забувати і про імовірнісну природу супутніх умов і обставин.

Формулювання колишньої системи типу: „підсилити...”, „підняти...”, „поглибити...” – це формулювання не цілей, а можливих шляхів (напрямів) їх досягнення. А це – не одне і те ж!

Якщо необхідну мету неможливо конкретизувати як передбачуваний результат, то необхідно розділити її на ряд послідовних уявних підцілей, або „древо цілей”. Вони і складуть комплекс завдань, вирішення яких сприяє виконанню поставленої мети.

Не випадково в заявках на фінансування потрібно розкрити не лише мету пропонованого проекту, але і завдання (підцілі), що вирішуються в ході проекту. Це дозволяє краще зрозуміти спільне формулювання мети і шляхів її досягнення.

Наприклад: Мета – команда викладачів повинна освоїти нову технологію ведення учбових занять.

Завдання:

• придбати і встановити необхідне устаткування і наочні посібники;

• розробити і видати необхідну кількість методичних матеріалів і посібників;

• опанувати методи ефективного використання устаткування і посібників;

• організувати цикл демонстраційних і пробних навчальних занять;

• перейти на планово-календарну основу навчальних занять за новою технологією.

Деталізація розбиття мети на завдання визначається тим, як має бути представлений очікуваний результат за кожним завданням.

2) Визначення напрямів досягнення наміченої мети (розробка стратегії і тактики)

Залежно від того, які результати мають бути досягнуті, кінцева мета може бути розбита на декілька завдань. Призначення цієї процедури планування - складання набору різних варіантів виконання поставлених завдань. Для того, щоб скласти набір варіантів, необхідно проаналізувати:

• фактичні і очікувані ресурси команди;

• реальні соціально-економічні умови і кон'юнктуру;

• поведінку зовнішніх партнерів і керівних органів;

• рівень підготовки членів команди.

Потім зі всіх існуючих варіантів вибирається один – два раціональних варіанти, що задовольняють наступні вимоги:

• достатні власні ресурси команди;

• достатня реальність виконання у заплановані терміни (на рівні прогнозованого розвитку зовнішньої і внутрішньої ситуації);

• допустимий рівень втрат при виконанні вибраного варіанту дії (оцінка ризиків).

Вибрані варіанти дій і складуть основу стратегії досягнення поставленої мети.

Наприклад: Завдання:

• підготувати і провести методичний тренінг-семінар;

• розробити і видати необхідні методичні матеріали і посібники.

Варіанти виконання завдань:

• сплатити методичні матеріали і навчання одного члена команди в організації, що володіє новою технологією;

• укласти договір з організацією, що володіє новою технологією, на реалізацію поставлених завдань;

• розробити проект реалізації поставлених завдань і отримати фінансування у вищестоящих органах або грант від вітчизняних або міжнародних фондів.

Вибір основного напряму дій проводиться на основі оцінки співвідношення „важливість (терміновість) вирішення завдань – допустимий рівень витрат і ризиків”.