- •Содержание
- •Предпроектное обследование объекта автоматизации
- •Описание предметной области решаемой задачи
- •Функции предметной области реализуемой задачи
- •Организационно-экономическая сущность задачи
- •Разработка информационного обеспечения задачи
- •Описание входных документов
- •Описание выходных документов
- •Описание систем классификации и кодирования
- •Описание технологии и алгоритмов решения задачи и их машинная реализация
- •Описание технологии ввода в базу данных входной информации задачи
- •Литература
Описание технологии и алгоритмов решения задачи и их машинная реализация
Описание технологии ввода в базу данных входной информации задачи
АРМ УОСБ автоматизирует учет основных фондов и обеспечивает обработку и хранение информации в разрезе объектов ОС и подразделений предприятия, выписку первичных документов (активов на ликвидацию ОС, накладных и др.), получение выходной информации в виде экранных и печатных форм и печать отчетных сводок (включая и формы годового отчета), расчет и печать ведомостей амортизационных отчислений. Входная информация АРМ УОСБ поступает из АРМ УОСК, и частично вводится бухгалтером с первичных документов в ходе решения задач.
Меню АРМ УОСБ включает режимы учета основных средств, ведения классификаторов и получения отчетов, а также специальные (рис. 3).
Первая функция выполняется ежемесячно и включает режимы регистрации различного рода поступлений, выбытия и перемещения. При этом могут активизироваться режимы внесения изменений в инвентарную картотеку и выполнения нестандартных проводок.
При регистрации поступления ОС и внесения изменений в инвентарную картотеку данные вводятся в электронный макет, который высвечивается на экране монитора. Помимо картотеки, записи появляются в журнале бухгалтерских проводок и пополняют списки поступивших или переместившихся объектов. При вводе выполняется контроль на дублирование инвентарных номеров, а данные о наименованиях подразделений и значениях норм амортизации по вводимому объекту берутся из соответствующих классификаторов. В случае отсутствия данных в классификаторе он пополняется.
Любое выбытие оформляется на основе сообщаемых пользователем данных о коде подразделения и инвентарном номере. По этим данным высвечивается инвентарная карточка и происходит расчет износа объекта. Если он превышает первоначальную стоимость, то фиксируется износ, ей равный. Пользователь имеет возможность откорректировать данные. Если в объекте присутствуют ДКМ, об этом выдается соответствующее сообщение, а по требованию пользователя предоставляется справка об их наличии. В этом режиме возможны два варианта продолжения: первый - печать акта (ф. ОС-1 или ОС-4) для его дальнейшего оформления без записи проводок с последующим возвратом к оформлению выбытия и без записи необходимых проводок в журнале проводок; второй - оформление заранее акта (ф. ОС-1 или ОС-4) и выполнение записи проводок в журнале с печатью акта или без нее. В любом случае пользователь должен ввести номер акта. Если по такому акту записи в журнале уже имеются, он должен подтвердить необходимость проводки. При этом объект попадает в список выбывших, а в журнале появляются соответствующие записи.
Режим выбытия ликвидации отличается от описанного тем, что перед записью проводок в журнале учета пользователь вводит данные о затратах и поступлениях, связанных с ликвидацией объекта, заполняя экранную таблицу. При этом в журнале проводок могут появиться дополнительные записи.
Выбытие продажа оформляется в два этапа. На первом учитывается собственно выбытие: печатаются, если это необходимо, акт и справка о наличии ДКМ, а в журнале учета делаются записи о проводках, связанных с выбытием объекта. На втором этапе учитывается оплата проданного объекта, для чего пользователь должен ввести номер счета и сумму. После этого делаются записи в журнале.
Итак, основным результатом учета поступления и выбытия являются список поступивших (выбывших) ОС и записи в журнале проводок. После каждой учетной операции на экране появляются сообщения о созданных в журнале записях, и в этот момент бухгалтер может их исправить и дополнить. Кроме того, в режиме просмотра журнала можно вносить необходимые коррективы.
Вторая функция включает работу с классификаторами (норм амортизационных отчислений, подразделений, аналитических и синтетических счетов, бухгалтерских проводок, операций движения), которая заключается в выполнении стандартных действий по их своевременной актуализации и получению их описей.
Третья функция позволяет проанализировать состояние электронной картотеки и получить справки о состоянии счетов. Ведомость синтетического учета по счету 01 по подразделению за месяц содержит сальдо на начало года, дебетовый и кредитовый обороты, текущее сальдо в разрезе корректирующих счетов. Она дополняется ведомостью оборотов по предприятию по счету 01 за месяц. В ней имеются те же реквизиты основания, но в разрезе субсчетов. Режим дает возможность получить сведения о журнале бухгалтерских проводок, начисленных амортизационных отчислениях, наличии ДКМ в составе ОС в подразделениях предприятия, а также о данных ОС (инвентаризационная ведомость) и журнале-ордере №13.
Учет ОС
Ведение классификаторов
Получение отчетов
Специальные режимы
Поступление безвозмездное
Справочники норм амортизационных отчислений
Составление электронной картотеки
Закрытие месяца (года)
Поступление за счет ФР
Копирование и передача данных
Справочники подразделений
Составление счетов
Поступление за счет КР
Журнал бухгалтерских проводок
Настройка системы
Справочник аналитических и синтетических счетов
Выбытие безвозмездное
Помощь
Выбытие-ликвидация
Учет амортизационных отчислений
Справочник бухгалтерских проводок
Выбытие-продажа
Учет ДКМ
Изменения в инвентарной карточке
Справочник операций движения
Инвентаризация
Журнал-ордер №13
Нестандартные проводки
Рис. 3. Схема диалога АРМ УОСБ
Специальные режимы обеспечивают закрытие месяца или года, копирование данных, настройку системы.
Очень важен для бухгалтера режим "Закрытие месяца (года)". Прежде всего необходимо на экране или по распечаткам проверить результаты учета движения ОС в течение прошедшего года, исправить все выявленные ошибки и, убедившись в правильности ввода за прошедший месяц, рассчитать обороты счетов по данным журнала бухгалтерских записей. После этого надо сформировать и распечатать необходимую отчетную документацию, предусмотренную пунктом "Отчетность прошлого месяца".
Получение отчетности прошлого месяца предполагает просмотр, печать и учет данных журнала бухгалтерских проводок, которые выполняются в соответствии с пунктами меню: просмотр (печать) протокола бухгалтерских записей и итогов ввода; просмотр (печать) оборотов по протоколу; пересчет оборотов по протоколу проводок.
Первый пункт этого меню позволяет на экране или по распечатке проверить содержание бухгалтерских записей, отражающих движение ОС за прошедший месяц, итоги по их вводу и выводу. Второй пункт позволяет эти же итоги представить в форме корреспонденции всех счетов с итогами по дебету и кредиту. Третий пункт выполняется только в том случае, если итоги предыдущих пунктов проверены. В этом случае обороты по счетам заносятся в массив, где рассчитываются сальдо и годовые обороты по всем субсчетам счета 01 и корреспондирующим счетам.
Далее выборочно, по усмотрению пользователя, осуществляется просмотр или печать информации, предусмотренной следующими пунктами: счет 01; обороты по субсчетам (предприятие); обороты по субсчетам (подразделения); ведомость синтетического учета; обороты по подразделениям и МОЛ; счет 02; обороты (предприятие, подразделения); корреспондирующие счета; обороты по счетам (предприятие); обороты по счетам (подразделения); справка о движении ОС.
Далее осуществляется закрытие счетов. В этом режиме обороты по всем счетам за месяц добавляются к оборотам за год, рассчитываются новые сальдо на начало месяца, месячные обороты "обнуляются". Это последняя операция, после которой исправлять обороты прошедшего месяца уже нельзя, поскольку исчезает протокол бухгалтерских проводок. Для закрытия месяца следует использовать дату следующего месяца. Но пока счета не закрыты, можно вернуться к прошедшему месяцу (дата, с которой бухгалтер начинает работать, может не соответствовать реальному календарю - она отражает месяц, которому соответствует учитываемое движение ОС или расчет их амортизации).
Расчеты и получение отчетных форм по амортизации ОС выполняются только после закрытия счетов и являются первой учетной операцией наступившего месяца. Пользователь может делать расчет амортизации автотранспорта и других ОС, а также последние пункты следующего меню:
расчет амортизации автотранспорта (от пробега);
расчет амортизации ОС;
печать ведомости "Счет/статья/подразделение";
печать ведомости "Подразделение/субсчет":
печать ведомости "Предприятие/субсчет";
печать ведомости "Подразделение/статья";
печать справки АО по статьям затрат;
учет месячной амортизации в годовой.
Расчет амортизации автотранспорта от пробега для удобства пользователя вынесен отдельным режимом. Сначала выполняется расчет амортизации автотранспорта. В экранную форму вводится пробег предыдущего месяца для всех имеющихся в наличии транспортных средств (можно просматривать и корректировать записи). После окончания визуального контроля выполняется расчет контрольных сумм (суммарная балансовая стоимость, суммарный пробег), которые выводятся на экран с вопросом "Все верно?". В случае отрицательного ответа ввод данных повторяется. При продолжении работы выполняется расчет амортизационных отчислений автотранспортных средств и печать документа "Расчет амортизации автотранспорта". Затем информация заносится в картотеку, по которой рассчитываются все итоговые показатели по амортизации ОС, имеющихся в наличии на начало расчетного месяца. Пользователь может по своему усмотрению выбрать для печати нужные ему отчетные формы. Но последний пункт меню нужно выполнить обязательно, только тогда в конце года можно будет иметь амортизацию ОС за год.
В режиме "Закрытие месяца" нужно последовательно выполнять все предусмотренные расчеты с проверкой результатов на каждом этапе. Нельзя исправить обороты прошедшего месяца, если выполнено "Закрытие счетов", исправить амортизацию за месяц, если выполнен "Учет месячной амортизации в годовой". Закрытие месяца в январе отличается от описанного выше тем, что необходимо выполнить расчеты по ф. №5, а также закрыть год, что предусмотрено меню, появляющимся в январе. При закрытии года по всем счетам рассчитывается сальдо на начало года, "обнуляются" все годовые обороты, накапливается амортизация, из картотеки удаляются записи о выбывших в прошедшем году объектах (предполагается занести их список в архив), удаляются списки ОС поступивших, выбывших, переместившихся в течение прошедшего года,
Режим "Работа бухгалтера" предусматривает получение различных видеограмм и машинограмм. Практически любые данные, выводимые на экран, могут быть получены и в печатных формах.
Режим "Учет ОС" предоставляет возможность вывести на печать акт ф. ОС-1 (при учете выбытия, передачи, продажи), акт ф. ОС-4 (при учете выбытия-ликвидации), справку о наличии в объекте драгоценных металлов (при учете выбытия), инвентарную карточку. По специальным режимам печатаются все справки и отчеты.
При реализации режима "Закрытие месяца, года" печатается вся отчетная документация за месяц: журнал учета бухгалтерских проводок и итоговые сводки по нему; ведомость амортизации автотранспорта; ведомость амортизационных отчислений (по предприятию, субсчетам и подразделениям с расчетом изменений, а также в разрезе статей затрат на амортизацию по предприятию и подразделениям); обороты по учету 01 по видам ОС (по предприятию, подразделениям); ведомость синтетического учета по счету 01 по предприятию; обороты по счету 02 (по предприятию и подразделениям); обороты по другим счетам; ф. №5 годового отчета (в январе); журнал-ордер 13; ведомость учета движения драгоценных металлов (табл. 6 - 12).
Журнал бухгалтерских проводок Таблица 6
Документ |
Дата записи |
Инвентарный номер |
Код подразделения |
Счет |
Сумма | |||||
Тип |
Номер |
|
|
|
Дебе-товый |
Креди-товый |
|
Расчет амортизации основных средств по предприятию Таблица 7
Субсчет |
Отчисления прошлого месяца |
Поступление |
Выбытие |
Отчисление текущего месяца |
Амортизационные отчисления по подразделениям и кодам затрат
Таблица 8
Подразделение |
Счет |
Счет |
Итого |
Расчет изменений отчислений Таблица 9
Код норм амортиза-ционных отчислений |
Норма отчислений |
Поступило |
Выбыло |
Изменения отчислений |
Расчет амортизации автотранспорта Таблица 10
Инвен-тарный номер |
Вид транс-портного средства |
Балансовая стоимость |
Пробег |
Код нормы амортиза-ционных отчислений |
Нормы отчислений | |
% |
Стои-мость |
Опись объектов основных средств по подразделению Таблица 11
Дата поступления |
Инвентарный номер |
Наименование объекта |
Первоначальная стоимость |
Код норм амортизации |
Амортизация |
Код затрат для отнесения амортизации |
Износ |
Количество ДКМ |
Отметка о наличии ДКМ |
Итоговый журнал Таблица 12
№ позиции |
Наименование |
С кредита счетов______ |
Итого | ||||
В дебет счетов | |||||||
|
|
№ |
№ |
№ |
№ |
|
Обобщенный алгоритм решения задачи и его декомпозиция на модули, реализуемые инструментальными средствами
Для выполнения обработки проводится алгоритмизация расчетов, т.е. разработка точного предписания последовательности и характера действий, состоящих из простейших операций преобразования исходной информации в те или иные сводные показатели. Таким образом, под алгоритмом понимается конечный набор правил, позволяющих четко и механически (автоматически) решать любую конкретную задачу из класса однотипных задач.
Алгоритмы можно представить в виде текстового описания, при помощи цифровых кодов и символов. Первый способ является громоздким. На практике применяется преимущественно символическая запись алгоритмов в виде блок-схем и реже - операторных схем.
Информационная модель решения задач, входящих в АРМ УОСБ, представлена на рис. 4.
При решении задач используются файлы внутренних перемещений (KPR), состава и количества ДКМ в ОС (DRAGM), расчета амортизации автотранспорта (TRANSP), данные для ф. 10 (табл. 13 - 17).
Внутренние перемещения
Таблица 13
Позиции |
Тип |
Длина знака |
Дата Документ Номер документа Инвентарный номер Код операции Счет дебетуемый Счет кредитуемый Сумма Код подразделения потребителя Субсчет Код подразделения источника Количество наименований ДКМ |
C C C N C C C N C C C N |
8 6 4 5 2 6 6 12,2 4 5 4 2 |
Рис.4. Информационная модель реализации задач АРМ УОСБ
Состав и количество ДКМ в ОС Таблица 14
Позиции |
Тип |
Длина знака |
Инвентарный номер Код подразделения Субсчет Наименование ДКМ Количество Единицы измерения |
N C C C N C |
5 4 5 8 13,7 3 |
Расчет амортизации автотранспорта Таблица 15
Позиции |
Тип |
Длина знака |
Субсчет Код подразделения Инвентарный номер Код затрат для отнесения амортизации Код нормы амортизации Наименование объекта Сумма амортизации на период внедрения Первоначальная стоимость Норма амортизации от времени эксплуатации Норма амортизации от пробега Пробег по месяцам Пробег за прошлый месяц Износ |
C C N C C C N N N N N N N |
5 4 5 5 3 30 8,2 12,2 5,2 5,2 8 8 12,2 |
Данные для ф.№10 Таблица 16
Позиции |
Тип |
Длина знака |
Код подразделения Год выбытия Год поступления Номер строки ф.№ 10 Раздел ф.№ 10 Субсчет Сальдо на начало года Обороты по видам ОС Амортизация за год Положение в ф.№ 10 Износ |
C C N C C C N N N C N |
4 2 2 3 3 5 13,2 11,2 11,2 3 12,2 |
Список внутренних перемещений Таблица 17
Позиции |
Тип |
Длина знака |
Инвентарный номер Код МОЛ (источника) Код МОЛ (потребителя) Код подразделения (источника) Код подразделения (потребителя) Субсчет Код аналитического учета Первоначальная стоимость Инвентарный номер (исходный) Инвентарный номер (новый) Код затрат для отнесения амортизации (исходный) Код затрат для отнесения амортизации (новый) Норма амортизации Год поступления Месяц поступления Амортизация Износ |
N C C C C C C N N N C C N N N N N |
5 2 2 4 4 5 3 12,2 5 5 6 6 5,2 2 2 12,2 12,2 |
Алгоритмы выполнения отдельных модулей и их реализация
Основной целью комплекса программ АРМ УОСК является создание достоверной и актуальной электронной картотеки и обеспечение ее сохранности. Поэтому информация об ОС поступает сначала в промежуточный файл, являющийся своего рода буфером. После ввода, проверки и корректировки, а также проведении контрольных расчетов выверенная информация переносится в основной файл (электронную картотеку), а в промежуточном уничтожается.
После того как основной файл сформирован полностью, можно получить справку о составе картотеки, создать файлы для ведения записей по всем используемым счетам и выполнять расчеты относительно состояния счетов (сальдо на начало года, обороты с начала года, сальдо последнего месяца на начало расчетного месяца), амортизации с начала года, амортизации расчетного месяца, износа основных средств. Данные об амортизационных отчислениях по автотранспорту вводятся вручную с соответствующих документов в режиме работы бухгалтера. Затем распечатываются ведомости о состоянии счетов (табл. 18).
АРМ УОСК предназначен для создания электронной картотеки основных средств, справочников, классификаторов и рабочих массивов, используемых в работе АРМ УОСБ. Организация базы данных позволяет провести полную инвентаризацию основных средств, включая определение первоначальной стоимости по группам, рассчитать и проверить суммы амортизационных отчислений и износа по каждому инвентарному объекту, упорядочить и проверить инвентарные номера и другие реквизиты в базе данных. В качестве входной информации для создания картотеки (рис. 5) применяются инвентарные карточки по учету ОС.
Состояние счетов (данные по предприятию) Таблица 18
Счет, субсчет |
Сальдо на начало года |
Обороты дебетовые годовые |
Обороты кредитовые годовые |
Сальдо на начало месяца |
Обороты дебетовые на начало месяца |
Обороты кредитовые на начало месяца |
Подразделение
Итого Всего |
Рис. 5. Информационная модель реализации задач АРМ УОСК
Головное меню АРМ УОСК содержит три основные функции: картотека, база данных, копирование (рис. 6).
Функции ввода данных с инвентарных карточек сопровождаются печатью протокола ввода. Каждой карточке (табл. 19) соответствует строка протокола с основными данными: инвентарным номером, стоимостью, кодом подразделения, субсчетом, шифрами амортизационных отчислений и затрат. В конце протокола печатаются контрольные итоги по объектам основных средств по коду подразделения, субсчету, шифру затрат: количество введенных карточек, общая стоимость всех введенных инвентарных объектов, амортизационные отчисления на полное восстановление:
Инвентарная карточка
Таблица 19
Позиции |
Тип |
Длина знака |
Номер карточки Наименование объекта Код подразделения Наименование подразделения Код материально ответственного лица Завод-изготовитель Паспорт Марка Субсчет Код аналитического учета Первоначальная стоимость объекта Месяц расчета износа Год расчета износа Износ первоначальный Инвентарный номер объекта Шифр затрат Код нормы амортизационных отчислений Норма амортизации Год выпуска Год операции поступления Год поступления Месяц поступления Число поступления Номер документа о поступлении Код операции выбытия Год выбытия Месяц выбытия Число выбытия Номер документа о выбытии Количество наименований ДМК Амортизация Износ |
C C C C C C C C C N N N N N C C N C C N N N C C N N N C N N N |
4 30 4 15 2 10 10 10 10 3 10,2 2 2 7,2 5 3 5 5,2 2 2 2 2 2 5 2 2 2 2 5 1 8,2 8,2 |
Одновременно с файлом инвентарных карточек формируются классификаторы подразделений предприятия и норм амортизационных отчислений. Если введенный код подразделения уже использовался, то наименование подразделения появляется на эк ране автоматически, а если впервые, то в окно на экране следует занести наименование подразделения, при этом в классификатор добавляется новая запись. По такой же схеме формируется классификатор норм амортизационных отчислений.
Если объект ОС содержит драгоценные камни или металлы (ДКМ), то при вводе карточки указывается количество их наименований, после чего используется специальный макет ввода данных об их количестве и составе. После заполнения пользователем всех таблиц печатается строка протокола и запрашивается подтверждение продолжения режима ввода. При завершении режима пользования сообщается число введенных карточек.
Ввод групповых карточек отличается тем, что в окно "количество" вместо цифры 1 вводится количество объектов, а в окно "стоимость" и "инвентарный номер" - стоимость одного объекта и инвентарный номер первого объекта. После ввода всей необходимой информации по одному объекту записи по остальным заносятся автоматически. Для контроля правильности ввода система запрашивает общую стоимость объектов, которую сравнивает с произведением их количества на стоимость одного. Если обнаруживается разница, то она относится к стоимости последнего объекта. Чтобы учитывать движение ОС в течение года, в базу вводятся сведения о выбывших объектах, для этого в инвентарной карточке есть специальная строка. При вводе данных о зданиях, площади которых разделены между различными подразделениями, для каждой части следует создать отдельную запись и в нее занести соответствующую часть балансовой стоимости пропорционально площади.
Картотека
База данных
Копирование
Ввод данных
Расчет контрольных итогов по всей картотеке
Копирование передачи данных
Расчет контрольных итогов по группам
Копирование данных о транспорте
Формирование файла счетов
Корректировка картотеки
Копирование состояния счетов
Корректировка подразделений
Формирование файла автотранспорта
Копирование справочников
Корректировка норм амортизационных отчислений
Расчет состояния счетов на дату начала эксплуатации
Копирование данных о ремонтах
Копирование данных о драгоценных камнях и металлах
Перенос данных в базу
Ввод контрольных данных по счетам
Просмотр картотеки
Рис. 6. Схема диалога АРМ УОСБ
Следующим режимом является расчет контрольных сумм. Для этого пользователь должен ввести код подразделения и субсчет. После этого выполняется расчет первоначальной стоимости и суммы амортизации на полное восстановление (табл. 20).
Контрольные итоги по объектам основных средств на (дата)
Таблица 20
Субсчет |
Количество объектов |
Первоначальная стоимость |
Сумма амортизации |
Подразделение Итого Подразделение Итого Всего |
При выполнении всех режимов, обеспечивающих проведение корректировок, формируются протоколы корректировок по образцу "было - стало". Например, для внесения изменений в классификатор норм амортизационных отчислений выдается ведомость корректировок, представленная в табл. 21.
Ведомость корректировок
Таблица 21
Старые данные |
Новые данные | ||
Коды нормы |
Норма амортизации |
Код нормы |
Норма амортизации |
Завершает ввод данных в базу в виде совокупности записей по нескольким объектам в режиме "Перенос в базу данных". Записи объединены по коду подразделения, субсчету, коду затрат на амортизацию. Перед переносом информация тщательно проверяется пользователем в режиме "Просмотр картотеки".
Функция "База данных" обеспечивает расчет контрольных итогов по предприятию, получение и формирование данных по счетам на дату начала работы, файлов транспортных средств и счетов, а также печать описи объектов, данных по счетам. При расчете контрольных сумм по картотеке печатается опись введенных инвентарных объектов по форме аналогичной ведомости, получаемой при выполнении режима "Расчет контрольных сумм" (см. табл. 20).
Режим формирования файла счетов создает в памяти рабочий файл, из которого после проверки и корректировки образуется основной файл. По аналогичной схеме формируется файл автотранспорта (с пробегом). В этом режиме записи об объектах заносятся автоматически на счет 01151 в особый файл, куда в дальнейшем будет заноситься пробег.
Режим "Расчет состояния счетов на дату начала эксплуатации" предназначен для актуализации состояния счетов на дату, указываемую пользователем. При этом рассчитываются: сальдо на начало года и начало расчетного месяца; обороты с начала года по основным счетам и субсчетам счета 01 для всего предприятия и его подразделений; амортизационные отчисления с начала года и за предыдущий месяц для всего предприятия и его подразделений.
Последний режим функции - "База данных" - обеспечивает вывод контрольных данных по счетам, в результате чего создаются следующие файлы: электронной картотеки, записей о драгоценных металлах, состояния субсчетов счета 01, состояния прочих бухгалтерских счетов, классификатор норм амортизационных отчислений, классификатор подразделений предприятия.
Функция "Копирование" обеспечивает копирование данных о транспорте, ремонтах, наличии ДКМ. Режим предусматривает инструментарий для обмена данными в сети, а при использовании дискретной технологии - сброс данных на дискету и подкачку данных с дискеты.