3. Описание систем классификации и кодирования

При автоматизированной обработке учетной информации широко используются различные классификаторы, которые позволяют улучшить организацию учета и повысить его качество.

Классификатором называется совокупность отдельных номенклатур, построенных по определенной системе кодирования. Обозначение позиции классификатора с помощью условного сим­вола - это шифр (код). Системы кодирования бывают буквенные, цифровые и буквенно-цифровые (при автоматизации учетных ра­бот наиболее целесообразно пользоваться цифровыми). На прак­тике наибольшее распространение получили следующие системы кодирования: порядковая, серийная, десятичная, шахматная, на­туральная (повторения) и комбинированная.

Для целей классификации используются справочники подразделений, бухгалтер­ских счетов, норм амортизационных отчислений, кодов затрат для отнесения амортизации и кодов операции движения ОС (табл. 4) и справочник - визитная карточка (табл. 5).

Классификаторы создаются и ведутся по обычной схеме, а по мере поступления новой информации пополняются и коррек­тируются в режиме диалога. Их используют в качестве справоч­ников, носящих вспомогательный характер. Пользователь обра­щается к классификаторам в диалоговом режиме в масштабе ре­ального времени и по мере необходимости, однако их функции можно значительно расширить. Дело в том, что существует много действий, традиционно осуществляемых пользователем и не включаемых при проектировании в сферу автоматизации. Приме­ром может служить необходимость корректировки норм аморти­зации в инвентарной картотеке в соответствии с кодами норм, содержащихся в соответствующем справочнике. Введение такого режима связано с дополнительными затратами, поскольку вклю­чает не только собственно корректировку, но и ряд сопутствую­щих функций; просмотры картотеки в различных разрезах вперед и назад, получение протоколов и др. Очевидно, что введение до­полнительных режимов расширяет возможности пользователя, делает систему удобнее в эксплуатации.

Справочники

Таблица 4

Позиции	Тип	Длина знака
Справочник подразделений предприятия
Код подразделения Наименование подразделения ФИО материально ответственного лица Код материально ответственного лица	C C C C	4 15 20 2
Справочник корреспондирующих счетов
Месяц расчета Год расчета Код подразделения Субсчет Наименование счета Признак активности (пассивности)	N N C C C C	2 2 4 5 20 1
Справочник норм амортизационных отчислений
Код норм амортизационных отчислений Норма амортизации Правовой коэффициент или норма от пробега	C N N	5 5,2 5,2
Справочник кодов операции движения ОС
Наименование операции Вид операции	C C	20 3
Справочник кодов затрат для отнесения амортизации
Код подразделения Субсчет Шифр затрат Амортизационные отчисления Год выбытия Год поступления Месяц выбытия	C C C N N N N	4 5 3 12,2 2 2 2
Справочник субсчетов счета 01
Месяц расчета Год расчета Код подразделения Субсчет Наименование счета Указатели на положение в ф.№5	N N C C C C	2 2 4 5 20 3

Визитная карточка

Таблица 5

Позиции	Тип	Длина знака
Наименование предприятия ФИО руководителя предприятия Собственный код руководителя Дата начала эксплуатации	C C C D	50 20 3 8