25. Матрица разделения административных задач управления

Наиболее проработанной разновидностью матрицы ответственности является матрица разделения административных задач управления — матрица РАЗУ.В этой матрице используются символы, отражающие три принципиальных аспекта выполнения каждой работы.Принятие решения по работе:Я — единоличное принятие решения;! — участие в коллективном принятии решения с правом решающей подписи;Р — участие в коллективном принятии решения без права решающей подписи.Управление работой: П — планирование;О — организация;К — контроль;X — координация;А — активизация.

Выполнение работы и ее техническое и информационное обслуживание:С — согласование и консультирование;Т — выполнение рабочих операций;М — подготовка предложений;И — получение информации;± — выполнение расчетных операций;прочерк — неучастие в выполнении работы.При заполнении символами матрицы РАЗУ необходимо придерживаться нескольких логических правил. В каждой строке:символы «!» и «Р» всегда должны соприсутствовать в строке. При этом символ

«!» может присутствовать только один раз, символ «Р» — более одного раза. Если в строке присутствует символ «!» без символов «Р» или символы «Р» без символа «!», то это является ошибкой;символ «Я» должен присутствовать в строке только один раз;символ «Я» и группа символов по коллегиальному решению «!» и «Р» являются взаимоисключающими. По работе может приниматься решение либо коллегиально, либо единолично, но никак ни коллегиально и единолично одновременно;символы принятия решения должны присутствовать в строке обязательно;символы управления работой — «П», «О», «К», «А» обязательно должны присутствовать в каждой строке один или несколько раз, символ «X», т.е. символ координации, можно опускать в случае, если работа предполагает участие не более трех структурных единиц;символ «Т», изображающий выполнение рабочих операций, обязательно должен присутствовать в каждой строке. Таких символов может быть более одного. При этом ответственного исполнителя выделяют специальным образом, например, подчеркиванием, кружком, жирным шрифтом или курсивом.Матрица РАЗУ имеет возможность перехода от символьного обозначения ответственности к численному и использования полученных относительных числовых показателей при анализе и проектировании организационных решений по проекту. Матрица РАЗУ - функциональная матрица в управлении проектом, составная часть организационного инструментария управления проектом, позволяющая руководителю разделить задачи управления по подразделениям и исполнителям проекта (внутри команды проекта), а также другим участникам проекта и обеспечить их комплексную реализацию. Представляет собой таблицу, столбцы которой отражают организационную структуру управления проектом (подразделения и должностные лица), а строки - перечень задач по управлению проектом. Поле матрицы заполняется условными обозначениями, характеризующими отношение конкретного исполнителя к решению конкретной задачи. Такой переход осуществляется через таблицу парного сравнения (матрицу предпочтений). В эту таблицу вносятся экспертные оценки — сравнительной значимости или трудоемкости операций, стоящих за каждым из символов.В данной таблице символы сравниваются друг с другом. Более предпочтительному символу присваивается два балла, менее предпочтительному — 0. Если символы равны по значимости, то каждому из них присваивается один балл.Прежде всего заполняются ячейки, в которых символы сравниваются сами с собой: в них ставится 1. Эти ячейки образуют диагональ. Затем заполнение таблицы осуществляется построчно для каждого символа, одновременно заполняется соответствующая графа. Если в строке рассматриваемого символа ставится 2, одновременно в графе сравниваемого символа ставится 0. Если в строке ставится 0, в графе — 2 и т.д. Таким образом, заполняется первая строка и первая графа, затем вторая строка и вторая графа.Значимость каждого символа определяется как сумма значений по строке.Правильно заполненная матрица удовлетворяет следующим условиям:сумма оценок символов должна равняться квадрату количества символов;сумма оценок любого символа по горизонтали и вертикали должна равняться удвоенному количеству символов.Для определения относительной значимости каждого символа сумму по строке делят на общую сумму всех значений всех символов.Затем осуществляется обработка экспертных оценок. Для этого записываются индивидуальные оценки символов каждым экспертом. Наиболее приемлемым методом получения коллективных оценок является нахождение средней арифметической.Подобным образом можно оценить трудоемкость или важность работ (задач, функций, процессов), представленных в первом столбце матрицы ответственности.Имея количественные оценки трудоемкости работ и операций, отображаемых символами матрицы ответственности, можно дать общую оценку трудоемкости выполнения работ:C=W*∑V(2), где: С—расчетная оценка трудоемкости выполнения работы;W—оценка сравнительной трудоемкости работы i(из матрицы парного сравнения трудоемкости работ);V— оценка трудоемкости вида деятельности, обозначаемой символом;∑V— сумма всех оценок символов, приходящихся на данную работу.Оценка трудоемкости всех операций, выполняемых конкретной структурной единицей рассчитывается как сумма оценок трудоемкости вида деятельности, обозначаемых символов, умноженная на расчетную оценку трудоемкости выполнения работы в процентах:S = C%*∑V(3)Оценка трудоемкости может быть выражена и в денежных показателях путем пересчета через общий фонд заработной платы, который равен общему количеству оценок структурных подразделенийF=S*(ФОТ:∑S)(4), где:F— денежная оценка деятельности структурной единицы;S — оценка трудовой загрузки структурной единицы подразделений или должности;ФОТ — общий фонд оплаты труда всех структурных единиц.Сравнивая существующий фонд оплаты труда структурной единицы с полученной денежной оценкой деятельности, можно выявить подразделения и должности, перегруженные или недогруженные работой. Для нормализации деятельности надо либо изменить содержание выполняемых работ и операций, либо изменить фонды оплаты труда структурных единиц.