6.2. Організація автоматизованого обліку основних засобів

Облік основних засобів (ОЗ) і нематеріальних активів (НМА) здійснюється на протязі усього життєвого циклу, від надходження на підприємство і до моменту їх ліквідації чи реалізації.

Типовими формами первинної документації, якими оформлюють операції з обліку основних засобів є наступні уніфіковані форми документів:

• ОЗ-1 — Акт приймання-передачі основних засобів (для внутрішнього переміщення);

• ОЗ-2 — Акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів;

• ОЗ-3 — Акт на списання основних засобів;

• ОЗ-4 — Акт на списання автотранспортних засобів;

• ОЗ-5 — Акт про установку, пуск та демонтаж будівельної машини;

• ОЗ-6 — Інвентарна картка обліку основних засобів;

• ОЗ-7 — Опис інвентарних карток з обліку основних засобів;

• ОЗ-8 — Картка обліку руху основних засобів;

• ОЗ-9 — Інвентарний список основних засобів;

• ОЗ-14, ОЗ-15,ОЗ-16 — Розрахунок амортизації основних засобів.

З первинних документів формується вхідна інформація при автоматизаваному розв”язанні задач з обліку основних засобів та необоротних матеріальних активів.

Основними завданнями організації обліку і контролю наявності та руху основних засобів є:

• правильне документальне оформлення і своєчасне відображення в регістрах обліку надходження, внутрішнього переміщення і вибуття об'єктів основних засобів;

• контроль за збереженням основних засобів;

• контроль за витратами на ремонт основних засобів, а також за ефективністю використання основних засобів;

• правильне обчислення та відображення в обліку сум амортизації;

• отримання документально обґрунтованих даних про наявність та рух основних засобів за місцями їх експлуатації, а також в розрізі осіб, відповідальних за її збереженням”

• виявлення результатів від реалізації об'єктів основних засобів або іншого їх вибуття.

І ефективного результату можна досягти з використанням інформаційних систем і комп'ютерних технологій обліку.

Задачі можуть розв’язуватися по-різному:

• із застосуванням електронних таблиць;

• власних програмних продуктів, розроблених силами підприємства;

• універсального програмного забезпечення, запропонованого фірмами-розробниками для проведення розрахунків з планування, обліку, контролю та аналізу.

Так, для виконання облікових робіт широкого використання набули такі програмні комплекси, як “1С: Підприємство”, “Парус”, “БЕСТ”, “Галактика” тощо. Крім того, користувач може скористатися окремими їх модулями, які, наприклад, забезпечують облік основних засобів, складский облік, торгівлю, заробітну плату тощо.

В наступному пункті на прикладі розглянемо використання ПП “Галактика”.

6.3. Автоматизація розв'язання задачі “Облік основних засобів та необоротних матеріальних активів” з використанням програмного продукту “Галактика”

Програмний продукт “Галактика” розроблений корпорацією “ГАЛАКТИКА”, фінансово-економічного призначення і систем управління.

Функціональна структура системи “Галактика” включає:

• Контур адміністративного управління

• Контур оперативного управління

• Контур управління виробництвом

• Контур бухгалтерського обліку

Система побудована по модульному принципу, що допускає в залежності від виробничо-економічної ситуації ізольовану експлуатацію окремих модулів, а також використання їх довільних комбінацій.

Функціональна структура системи “Галактика” представлена на рис.____

Автоматизоване вирішення задач обліку основних засобів передбачає: документування операцій руху основних засобів; організацію поточного обліку наявності та руху основних засобів та складання звітності; розрахунок амортизації та зносу основних засобів; організацію поточного обліку амортизаційних відрахувань та зносу основних засобів, складання звітності; документування операцій по ремонту основних засобів; організацію поточного обліку ремонту основних засобів, складання звітності.

Розглянемо особливості автоматизованого обліку основних засобів та необоротних матеріальних активів.

Вихідні звіти, які формуються в результаті рішення задач:

• Інвентарний опис по МВО за звітний період;

• Інвентарний опис по МВО на вказану дату;

• Інвентарний опис по МВО по підрозділам;

• Відомість зносу по МВО;

• Відомість зносу по видам ОЗ (по всім об”єктам; по об”єктам, які прибули в поточному році; по об”єктам, які вибули в поточному році; за проміжок);

• Відомість зносу по підрозділам;

• Відомість зносу по підрозділам у розрізі видівОЗ;

• Відомість наявності драгметалів;

• Інвентаризаційний опис драгметалів;

• Звіт повного зносу;

• Зведений звіт зносу по підрозділам;

• Зведений звіт зносу по групам і видам ОЗ;

• Рух ОЗ по видам Оз;

• Рух ОЗ по МВО;

• Рух ОЗ по підрозділам;

• Відомість переоцінки по видам ОЗ;

• Відомість переоцінки по групам ОЗ;

• Відомість переоцінки по підрозділам;

• Карточка обліку руху ОЗ по групі ОЗ;

• Карточка обліку руху по виду ОЗ;

• Карточка обліку руху по МВО;

• Карточка обліку руху по підрозділу

• Статистичний звіт по формі 11, який включає :

Наявність і рух ОЗ

Наявність ОЗ на кінець року

Амортизація ОЗ

Інші нефінансові активи