3.3. Уніфікація і стандартизація документації

Розвиток систем автоматизованої обробки інформації зажадало уніфікації і стандартизації всієї документації, які призначені для відображення економічної інформації. Уніфікація документації була проведена в державному масштабі в 1970-х роках Так, постановою Держкомітету стандартів "Уніфіковані системи документації, які використовуються в АСУ" оприділені вимоги до уніфікованої системи документації (УСД). Вона включає комплекс взаємопов'язаних документів, які відповідають єдиним правилам і вимогам побудови. В склад УСД входе облікова, звітно-статистична, фінансова, банківська, розрахунково-платіжна та інша інформація. Кожному документу привласнений код у відповідності з загальнодержавним класифікатором управлінської документації (ОКУД).

Уніфікація видвинула наступні вимоги до документів:

• стандартна форма побудови;

• пристосування до автоматизованої обробки;

• мінімізація показників;

• виключення дублювання;

• включення всіх необхідних для цілей управління показників.

Документація, яка діє у фінансово-кредитних установах являється повністю уніфікованою для всіх організацій. Що стосується первинної документації для бухгалтерського обліку, то створити повністю уніфіковані системи документації по всім ділянкам поки що не представляється можливим в наслідок різноманіття галузевих форм і методик для деяких ділянок обліку.

Так для обліку основних засобів, фінансових операцій створені єдині для всіх підприємств міжгалузеві уніфіковані документи. Для праці і заробітної плати, обліку матеріалів розроблені галузеві типові форми документів, які пристосовуються до діючих обліковим методикам і даній галузі.

Вимоги до уніфікованої документації вимагають документам мати стандартну форму побудови, яка передбачає виділення в документі трьох частин: заголовочної, змістовної, що оформляє.

На попередній стадії проектування автоматизованої обробки вивчаються всі види і форми первинних документів, які використовуються при рішенні задач обліку. При цьому виявляються уніфіковані документи,. а також виясняється можливість заміни діючих документів уніфікованими. Коли така змога не представляється, то здійснюється розробка нових первинних документів, тобто заміна діючих документів новими. які повинні бути пристосованими до автоматизованої обробки. Ця робота виконується спеціалістами по автоматизації спільно з користувачами.

3.3. Машинна інформаційна база обліку. Особливості розміщення інформації на машинних носіях

Машинна інформаційна база включає всі види спеціально організованої інформації, яка представлена у вигляді зручному для сприймання технічними засобами. Це файли (масиви), бази даних (БД), банки даних (БнД), бази знань, а також їх системи. Інформація зберігається в пам'яті ЕВМ.

Інформаційне забезпечення повинно швидко і в повному об'ємі задовольняти потреби користувача.

До нього пред'являються вимоги ефективного пошуку і видачі інформації у вигляді, який необхідні для рішення кожної конкретної задачі, наявності можливості підтримки даних у стані постійного оновлення та працездатності.

По змісту внутрішньомашинне інформаційне забезпечення представляє собою сукупність фактичних зведень, які використовуються в господарській діяльності об'єкта. Склад і структура внутрішньомашинного інформаційного забезпечення визначається способами організації файлів, баз і банків даних, взаємодією між ними, розвитком їх у часі.

Пофайлова організація ІЗ складається у формуванні різних масивів. Класифікувати їх можна по різних ознаках: по смисловому змісті, способами використання, призначенню, методу організації.

Файл – це сукупність однорідної інформації по складу і послідовності полів, яка записана на магнітному диску з присвоєнням імені.

Термінологічно поняття “масив” і “файл” близькі по змісту. І той, і інший являють собою сукупність однорідної жорстко організованої і пойменованої інформації. Однак для файлу точно визначено місце його розміщення — магнітний диск (МД), а масив інформації може бути розміщений в пам’яті ЕОМ, може бути представлений сукупністю однорідних паперових документів. Для ідентифікації кожному файлу при його запису на МД присвоюється унікальне ім’я і розширення, що уточнює різновидність файлу.

По смисловому (семантичному) змісту виділяють масиви даних і програмні масиви.

Програмні масиви описують процеси роботи з даними і входять в підсистему програмного забезпечення.

Масиви даних являються основною частиною внутрішньомашинного інформаційного забезпечення.

Призначення масивів залежить від задач , що стоять перед інформаційними технологіями і відображують їх специфіку.

По ролі обробки і технології використання масиви класифікуються наступним чином:

• постійні масиви відносяться до категорії нормативно-довідкових, складають інформаційний базис АІТ і включають відомості які порівняно рідко змінюються. В їх склад включаються масиви класифікаторів, довідників, каталогів і іншої умовно-постійної інформації.

• поточні масиви включають змінну інформацію, яка поступає в систему від об’єкта, який управляється і яка характеризує стан зовнішнього середовища, а також сам процес управління об’єктом. В основному вони створюються на основі первинних документів.

• проміжні масиви виникають на етапах рішення задач і виконують роль механізму, що передає інформацію від задачі до задачі або всередині задач.

• вихідні масиви зберігають інформацію, отриману в результаті обробки вихідної інформації. Вони містять сукупність показників, необхідних для аналізу і прийняття управлінських рішень.

• зберігаючі масиви частіше всього формуються на основі вихідних і включають інформацію, яка необхідна для обробки в наступних звітних періодах.

• пошукові (інформаційні) масиви являють собою сукупність показників, записів, ключів пошуку, які характеризують або зміст певних документів, або конкретний об‘єкт, систему, організацію тощо.

• службові масиви містять допоміжну інформацію, яка необхідна для обробки віх видів масивів.

Всі види масивів складають інформаційний фонд комп‘ютерної системи, що являє собою динамічну сукупність взаємопов‘язаних елементів інформації. Створення єдиного інформаційного фонду забезпечує систематизацію і уніфікацію показників, дозволяє встановити термінологічну єдність, однозначність опису і зв’язок між показниками у внутрішньо машинному інформаційному забезпеченні.

По внутрішній організацій файли даних являють собою сукупність записів однакової структури. Структура запису файлу складається із заданої послідовності полів певного типу даних і довжини. Така структура файлу визначається на етапі постановки задач.