5. Ms Office Word. Призначення полів. Стандартні поля ms Office Word. Поля злиття. Створення однотипних документів.

Поля — це об'єкти, які призначені для автоматичного вставляння в основний документ дат, текстів, рисунків чи інших об'єктів, які можуть набувати значень за певними правилами, а також для організації обчислень у доку­ментах. Їх використовують для підготовки типової документації з постійною і змінною інформацією, наприклад, бланків, анкет, ділових листів багатьом адресатам, адресування конвертів тощо.

У програмі Word розрізняють такі три типи полів: стан­дартні поля, поля злиття і поля форми.

Операція вставляння у документ бага­тьох типів об'єктів відбувається з участю полів. Прикладами стандартних полів є поля для автоматичного вставляння поточ­ної дати (назва поля Date), дати створення документа (Create-Date), нумерації сторінок документа (Page), відомостей про автора документа (Author), адресу (AddressBlock), формул для обчислень (=формула), вставляння рисунка з файлу (Include-Picture), тексту з файлу (IncludeText).

Поля вставляють командами Вставити - Поле. Отримаємо Діалогове вікно зі списками назв полів і коротким описом їх при­значення (повний опис разом з прикладами можна отримати з Довідкової системи, клацнувши на кнопці зі знаком запитання і на назві конкретного поля). У вікні вибирають потрібну назву натискають кнопку ОК — назва поля у фігурних дужках або значення поля з'являться в документі в позиції вставки, тс там, де був курсор. Поле має контекстне меню, яке використовують, зокрема, з метою поновлення значення поля та для інших дій.

Кожне поле характеризується кодом і значенням. Код - деяка послідовність символів у фігурних дужках. Код і значення виокремленого поля перемикають комбінацією Shift+F9. Значення полів поновлюють натисканням на клавішу F9. На практиці користувачам потрібні значення полів, а не їхні коди. Щоб документі постійно були значення полів, потрібно скасувати режим відображення кодів полів так: Сервіс - Параметри Закладка Вигляд - Коди полів.

Поля злиття — це особливий тип полів, використовують для створення копій типових документів (листів конвертів, наклейок) методом злиття двох документів: основної і джерела даних. Поля даних для злиття мають спільну назву MergeField, a конкретні їхні назви придумує користувач.

Основний документ містить незмінну частину тексту і вставлені користувачем поля злиття для даних, значення яких змінюватимуться. Ці значення вставлятимуться в основний документ із джерела даних, яке також створює користувач.

Один великий документ (звіт, книжку, збірник праць) можна створювати з окремих готових частин як результат колективної роботи групи виконавців. І навпаки, готовий документ можна поділити на частини і доручити їх доопрацювання різним ви­конавцям.

Документ, який складається чи складатиметься з інших документів, називається головним. Для роботи з таким доку­ментом є режим структури (Вигляд - Структура).

Отже, є два способи роботи над головним документом: 1) можна створювати головний документ «з нуля», вкладаючи в нього піддокументи; 2) можна структурувати готовий великий документ.

У режимі структури документ має вигляд маркованих абзаців. Бажано, щоб такі абзаци були згруповані в параграфи із заголовками. Для роботи зі структурою відкривається панель інструментів Структура (рис. 4), яка містить кнопки підви­щення/пониження рівнів заголовків; переміщення абзаців і їх розгортання (+) чи згортання (-); список рівнів, які відобра­жаються; кнопку для відображення по одному рядку з абзацу; кнопку для відображення/приховування форматування.

У нижньому рядку є такі кнопки: 1) поновити зміст; 2) пере­йти до змісту; 3) головний документ чи структура і кнопки, влас­тиві для режиму роботи з головним документом: 4) перейти в го­ловний документ чи у вкладені; 5) створити вкладений документ; 6) вилучити (скасувати) вкладеність; 7) вставити вкладений документ; 8) об'єднати; 9) розділити; 10) заблокувати документи.

Важливо, щоб документ містив абзаци, які мають стилі заголовків різних рівнів. Тоді, щоб у точку вставки вставити зміст великого документа (зміст програма сформує автоматично), достатньо виконати команди Вставити - Посилання - Зміст і покажчики - Зміст - ОК.

Щоб деякий параграф перетворити у вкладений документ, його потрібно вибрати і ско­ристатися кнопкою №5. Цей параграф автоматично збережеться на диску поряд з головним документом у файлі, що відповідає назві параграфа (першому реченню). Перейшовши за допомогою кнопки № 4 в головний документ, побачимо лише адресу вкладе­них документів, які відтепер можна редагувати незалежно від головного. Власне це дає змогу організувати колективну роботу над великим документом групі виконавців, де одна особа може виконувати функції керівника проекту і простежувати всі етапи його створення. Відкриваючи головний документ, можна бачити зміни, які вносить колектив виконавців.