25. Яку інформацію охоплюють нормативно-довідкові документи?

Позамашинна ІБ — сукупність повідомлень, сигналів і документів, що використовуються у функціонуванні ІС без застосування засобів обчислювальної техніки.

Основним носієм інформації в позамашинному середовищі є документи (наряди, акти, накладні, рахунки або регістри, відомості тощо). Позамашинна ІБ згідно із структурою інформаційного забезпечення охоплює: нормативно-довідкові документи, вхідну і вихідну(результатну)документацію.

Нормативно-довідкові документи належать до умовно-сталої інформації та містять матеріальні, трудові, технологічні й інші норми та нормативи, ціни, а також усі довідкові дані (П.І.Б., найменування тощо). На основі цих документів здійснюється первинне формування файлів нормативно-довідкової інформації (НДІ), що утворюють нормативно-довідкову базу інформаційної системи. До нормативно-довідкових документів належать:: довідники, класифікатори, номенклатури-цінники тощо.

26. Технологія застосування документообігу та електронного документообігу.

Велике значення при вивченні інформаційних потоків надається правильній організації документообігу.

Документообіг – це схема проходження документів у встановленій послідовності під час оформлення господарських операцій і обробки облікових даних. Процес управління характеризується наявністю складного документообігу, тобто послідовністю проходження документа від моменту виконання першого запису до здавання його в архів. Документообіг виявляється на стадії обстеження економічного об’єкту. Будь- яке економічне завдання оброблюється на основі визначеної кількості первинних документів, що проходять різні стадії оброблення: рух документа до оброблення, в процесі оброблення і після нього. Руху документа до оброблення надається особливе значення. Документ, як правило, виникає в ході виконання певних виробничо-господарських операцій, у різних підрозділах економічного об’єкта. В його складанні можуть брати участь різні виконавці багатьох підрозділів. Цим і пояснюється складність документообігу.

Документообіг охоплюючи всю діяльність підприємства і є фундаментом для структуризації та раціонального управління об’єктом. Рух документів(створення, узгодження, підписання, виконання і списання в архів) має відповідати схемі функціонування підприємства й відображати його управлінську ієрархію. Отже, під час розроблення системи документообігу ще на етапах перед проектного обстеження й побудови функціональних моделей вибудовується логіка і перевіряється цілісність найважливіших елементів функціонування підприємства (структури підприємства і виробничо-технологічного циклу). Без цього неможлива подальша робота з побудови ефективно працюючої ІС.

Для інтеграції всіх підсистем інформаційних систем у єдиний комплекс необхідною умовою є доступ підсистем до потрібних документів. Неважливо, на якій виробничій ділянці підприємства починається робота з документом, - він має бути «помітним» для тих модулів інформаційної системи, яким це потрібно для реалізації своїх виробничих функцій.

За оцінками спеціалістів, у світі щоденно з’являється понад мільярд нових документів. В основному це текстова інформація, і лише 10 % - це документи, що пристосовані для подальшого автоматизованого оброблення. Це свідчить про необхідність організації на підприємствах (організаціях, банках тощо) електронного документообігу. Електронний документообіг (ЕДО) — єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді. Критеріями вибору системи автоматизації документообігу є масштаби підприємства, ступінь технічної і технологічної підготовки в сфері комп’ютерного оброблення, структурі управління, наявність або відсутність інших систем автоматизації управління. На ринку пропонується достатньо широкий вибір прикладних програм для автоматизації управління документообігом. Наведемо приклад електронного документообігу. Програма „1С: Електронний документообіг” призначається для автоматизації руху в організації потоків документів, їх оброблення і зберігання. Програма дозволяє розробляти шаблони документів і встановити правила їх заповнення корис-тувачами, формалізувати життєві цикли документів, встановити маршрутні схеми проходження документів; контролювати роботу виконавців і вико-нання ними часових графіків, забезпечити конфіденційне зберігання і оброблення документів на робочому місці, автоматизувати велику частину поточних операцій при складанні документів, відправляти і приймати, зберігати документи та обробляти їх.

У програмі „Галактика” модуль „Управління документообігом” призначений для обліку, зберігання і оброблення документів (договорів, листів, наказів, протоколів нарад та ін.) в електронній формі.