55. Особливості функціонування відділу розвитку бізнесу агентства

Відділ розвитку бізнесу (відділ нового бізнесу або комерційний відділ) в рекламному агентстві виконує по суті маркетингові збутові функції щодо послуг агентства: знаходить нових клієнтів та допомагає утримувати існуючих. Менеджери, які працюють в цьому відділі, постійно збирають інформацію про плани та цілі потенційних та існуючих клієнтів агентства, проводять презентації можливостей агентства, розробляють пропозиції по надісланому брифу компанії-організатора тендеру, проводять презентації агентства.

56. Зміст та структура посадової інструкції спеціаліста в рекламному та пр-агентстві

Посадова інструкція – це документ, що регламентує виробничий процес кожного працівника. Зазвичай включає короткий виклад основних обов'язків, повноважень і необхідних навиків, що відносяться до конкретної посади в організації.

Структура посадової інструкції: Посадові інструкції складаються із Розділів: «Загальні положення», «Завдання та обов’язки», «Права», «Відповідальність», «Повинен знати», «Кваліфікаційні вимоги» та «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою».

У розділі «Завдання та обов’язки» кваліфікаційної характеристики професії працівника визначено перелік типових основних робіт, то конкретний перелік посадових обов’язків визначається посадовими інструкціями керівників та фахівців, які розробляють і затверджують на основі Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників роботодавці, враховуючи конкретні завдання та обов’язки, функції, права, відповідальність працівників та особливості штатного розпису підприємства, установи, організації.

Під час розроблення посадових інструкцій забезпечується єдиний підхід до побудови, структури і викладу змісту розділів. Інструкції повинні відображати повний перелік завдань та обов’язків, повноважень і відповідальності, у разі потреби мати необхідні пояснення, а всі терміни — чіткі визначення.

Зміст посадової інструкції:

У Розділі «Завдання та обов’язки» наведено типові професійні завдання, обов’язки та повноваження для певної посади, посилання на галузь необхідних знань.

У Розділі «Повинен знати» наводяться основні вимоги до спеціальних знань, необхідних для виконання відповідних типових завдань та обов’язків, а також знань законодавчих актів, положень, інструкцій та інших нормативних документів, методів і засобів, які працівник повинен вміти застосовувати під час виконання своїх професійних обов’язків.

У Розділі «Кваліфікаційні вимоги» визначено відповідно до певної посади вимоги до освітнього та освітньо-кваліфікаційного рівня, вимоги до післядипломної освіти і мінімальні вимоги до стажу роботи.

Усі посадові інструкції, що розробляються на підприємствах, в установах, організаціях, повинні бути взаємопов’язаними, аби не допускати дублювання в роботі працівників.

Посадові інструкції, після їх затвердження керівником підприємства, організації, установи або за дорученням його заступниками, доводяться до працівника під розписку.

До посадових інструкцій може бути внесено зміни, доповнення лише на підставі наказу керівника підприємства, установи, організації за згодою працівника.

Наказ про внесення змін, доповнень до посадової інструкції видається в разі перерозподілу обов’язків між працівниками у зв’язку зі скороченням чисельності, раціональним розподілом праці. У разі зміни назви підприємства, установи, організації, їх структурного підрозділу або посади до посадових інструкцій вносяться відповідні зміни.

Посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, що зазначені в штатному розписі. Виняток можуть становити окремі керівники, правове положення яких визначено в Статуті (положенні) підприємства, установи, організації або відповідного підрозділу, де зазначено основні завдання, обов’язки, права і відповідальність за виконання покладених на них функцій.

У Розділі «Загальні положення» посадової інструкції містяться основні дані про посаду, сферу діяльності працівника, найменування підрозділу, де працює працівник, порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов’язків, безпосередню підпорядкованість, кваліфікаційні вимоги до працівника (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, необхідний стаж роботи за фахом, інші вимоги), наявність підлеглих, перелік основних законодавчих актів, інших матеріалів, якими керується в роботі працівник, порядок заміщення інших працівників на період їхньої тимчасової відсутності (відпустка, хвороба, інші поважні причини), а також хто заміщує його.

Розділ «Завдання та обов’язки» характеризує зміст діяльності працівника.

Визначається самостійна ділянка роботи відповідно до Положення про підрозділ. Ділянка роботи може визначатися шляхом виділення групи питань з відповідних напрямів або закріпленням за працівником переліку об’єктів управління, або як перелік відносно самостійних питань. Визначається перелік видів робіт, з яких складаються функції, що виконуються.

Під час встановлення видів робіт слід визначати їх за організаційно-юридичними ознаками (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь, готує тощо).

Завдання та обов’язки працівника мають відповідати завданням і функціям підрозділу та вимогам кваліфікаційної характеристики відповідної посади.

У Розділі «Права» визначаються і наводяться делеговані працівникові повноваження, за допомогою яких працівник має забезпечувати в процесі своєї діяльності виконання покладених на нього завдань та обов’язків. Наприклад, вносити пропозиції з відповідних питань, приймати певні рішення, узгоджувати проекти документів, виконувати обов’язки представництва підрозділу з певних питань, брати участь у нарадах, отримувати необхідну для виконання своїх завдань інформацію від відповідних підрозділів тощо.

Розділ «Відповідальність» містить показники оцінки роботи працівника та межі його особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт. Показниками оцінки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків. Наприклад, зазначається, що працівник несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання посадових завдань та обов’язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку та правил з охорони праці тощо.

У Розділі «Повинен знати» містяться вимоги до спеціальних знань, а також знань законодавчих актів та нормативних документів, необхідних для виконання посадових обов’язків.

Посадова інструкція може бути доповнена Розділами «Кваліфікаційні вимоги» та «Взаємовідносини (зв’язки за посадою)». Розділ «Кваліфікаційні вимоги» містить норми, які стосуються освіти, освітньо-кваліфікаційних рівнів та досвіду, достатніх для повного і якісного виконання робіт за посадою.

У Розділі «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою» визначається коло основних взаємозв’язків працівника із співробітниками свого та інших структурних підрозділів, а також зі сторонніми підприємствами, організаціями, установами з якими працівник має службові взаємовідносини, терміни отримання та надання взаємної інформації (за наявності), порядок погодження та затвердження відповідних документів тощо.

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ PR-МЕНЕДЖЕРА

I. Загальні положення

Дана посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права і відповідальність PR-менеджера.

PR-менеджер відноситься до категорії керівників.

PR-менеджер призначається на посаду і звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом директора підприємства за поданням начальника відділу маркетингу (відділу реклами, відділу по зв'язках із громадськістю).

Пряме підпорядкування начальнику відділу маркетингу (відділу реклами, відділу по зв'язках із громадськістю).

Віддає розпорядження PR - фахівцям.

PR-менеджера заміщає особа, призначена директором підприємства.

Кваліфікаційні вимоги PR-менеджера:

Освіта - вища професійна (гуманітарна), додаткова підготовка в області менеджменту.

Досвід роботи - досвід роботи в рекламній сфері, по зв'язках з громадськістю та засобами масової інформації не менш (2 років; 3 років; ін.), досвід у проведенні PR-заходів.

Повинен знати:

- Основи ринкової економіки, підприємництва і ведення бізнесу.

- Основи маркетингу.

- Загальну методологію PR.

- Місце PR-менеджера в структурі підприємства.

- Методи визначення цільових аудиторій.

- Основні PR-засоби роботи (засоби масової інформації, корпоративний бюлетень, асоціації, антураж, інформація і т.д.).

- Принципи планування PR, PR-кампаній.

- Методи організації і проведення PR-кампаній.

- Структуру і функції засобів масової інформації.

- Методику роботи з засобами масової інформації.

- Порядок організації та підготовки прес-релізів, інформаційних повідомлень, проведення брифінгів, прес-конференцій, медіа-хітів, бекграундів.

- Основні принципи клієнтського PR, внутрішньокорпоративного PR, кризового PR, інших видів PR.

- Основні принципи роботи з конкурентним середовищем.

- Принципи адміністративного керівництва.

- Основи менеджменту.

- Законодавство про рекламу.

- Комп'ютерні технології і програмне забезпечення по автоматизованій обробка інформації (текстів, бази даних і т.д.).

- Основи етики, соціології, психології, філології.

- Правила ведення ділової переписки.

- Склад інформації, що є державною, службовою і комерційною таємницею, порядок її захисту та використання.

Документи, які регламентують діяльність PR-менеджера:

  - Законодавчі і нормативні акти, що стосуються виконуваної роботи.

 - Статут підприємства.

- Накази і розпорядження директора підприємства.

- Положення про відділ маркетингу (відділі реклами, відділі по зв'язках з громадськістю).

 - Посадова інструкція PR-менеджера.

 - Правила внутрішнього трудового розпорядку.

II. Посадові обов'язки PR-менеджер:

Організовує роботу зі зв'язків з громадськістю та засобами масової інформації.     Керує штатом (відділом) PR-фахівців чи інших підлеглих йому працівників підприємства, розподіляє між ними завдання, контролює виконання поставлених перед ними завдань.

Розробляє:

- Стратегію спілкування з представниками громадськості і засобами масової інформації;

- Загальні контури фірмового стилю підприємства;

 - План заходів щодо формування або коректування іміджу корпоративної культури підприємства;

• Проект тематико-фінансового плану роботи PR-фахівців.

Розробляє план проведення PR-кампаній, складає прогнози впливу на імідж підприємства тих чи інших планованих акцій.

Визначає бюджет PR-кампаній.

Розробляє способи представлення:

- Відносини підприємства до економічних, політичних, екологічних і соціальних питань;     - Інформації про основні напрямки розвитку підприємства, соціально-економічний стан підприємства і галузі в цілому, досягненнях підприємства в наукових дослідженнях, пр.

Організовує прес-конференції, брифінги, медіа-кити, бекграунди, інтерв'ю керівників підприємства в засобах масової інформації.

Організовує підготовку прес-релізів про діяльність підприємства, корпоративних бюлетенів, інших інформаційних матеріалів про діяльність підприємства для засобів масової інформації, аудиторіями «фахівці» і «спостерігачі», готує публічну звітну документацію підприємства.

  Аналізує зовнішнє середовище на предмет вивчення ставлення до діяльності підприємства, організує опитування, анкетування та інтерв'ювання громадськості з метою виявлення реального відношення до іміджу і політиці підприємства.

 Організує взаємодію з центрами вивчення громадської думки та складає власні програми по вивченню і визначенню думки громадськості про діяльність підприємства.

 Інформує керівництво підприємства про результати опитувань суспільної думки (споживачів, засобів масової інформації, представників владних структур, партнерів і клієнтів підприємства, ін.)

Аналізує соціальні, економічні і політичні аспекти життя суспільства, розробляє прогнози на майбутнє і завчасне виявлення несприятливих тенденцій.

Аналізує запити засобів масової інформації та інших представників громадськості про діяльність підприємства, дає рекомендації РR-фахівцям по висвітленню й інтерпретації тих чи інших подій на підприємстві.     Використовує інформаційні приводи (виставки, презентації, події, пр.), щоб витягти користь для іміджу підприємства від залучення суспільної уваги через пресу без прямої реклами.

Аналізує пропозиції щодо участі підприємства в організації різноманітних акцій (виставок, прес-конференцій, презентацій, «круглих столів», фестивалів, благодійних акцій тощо), дає висновок про можливість спільної участі в PR-акціях, проведених сторонніми організаціями.

Використовує у своїй роботі будь-які необхідні засоби доведення інформації про всі успішних акціях підприємства до потенційної аудиторії (споживачів, акціонерів, інвесторів і т.д.), від якої залежить процвітання підприємства.

Аналізує ефективність проведених PR-кампаній.

Узагальнює, аналізує і доводить до відома керівництва підприємства матеріали засобів масової інформації про підприємство (товари, послуги), не ініційовані підприємством і PR-персоналом підприємства.

Реагує на висловлювання на адресу підприємства критичних зауважень (підготовляє відповідні виступи, прес-конференції, організує роз'яснення і коментування критики в інших формах).

Організовує тренінги керівництва підприємства по взаємодії із засобами масової інформації, представниками громадськості.

Аналізує PR-стратегії конкурентів, виявляє їх сильні і слабкі сторони.     Організовує опитування серед службовців підприємства для одержання матеріалів по необхідності проведення внутрікорпоративних PR-акцій (для удосконалення кадрової політики підприємства, запобігання внутрішніх конфліктів і т.д.).

Розробляє пропозиції щодо вдосконалення структури взаємодії PR-персоналу з іншими структурними підрозділами підприємства.

Організовує роботу PR-архіву підприємства (куди включаються всі запити від громадськості, відповіді, матеріали здійснених акцій і т.д.).

Представляє звіти про виконану роботу керівництву підприємства.

III. Права PR-менеджер має право:

На інформацію про всіх показниках роботи підприємства, на доступ до комерційної інформації.

Залучати до роботи профільних фахівців підприємства.

Запитувати та одержувати від керівників профільних підрозділів підприємства та фахівців необхідні інформацію і документи.

Діяти від імені підприємства, представляти інтереси підприємства у взаємовідносинах з органами державної влади та місцевого самоврядування, представниками засобів масової інформації та громадськості.

В межах своєї компетенції підписувати та візувати документи.

Самостійно вести листування зі структурними підрозділами підприємства, а також іншими організаціями з питань, що входять у його компетенцію.

Знайомитися з документами, що визначають його права та обов'язки, критерії оцінки якості виконання обов'язків.

Вносити на розгляд керівництва підприємства пропозиції по вдосконаленню роботи, пов'язаної з передбаченими даною інструкцією обов'язками.

Вимагати від керівництва підприємства забезпечення організаційно-технічних умов, необхідних для виконання обов'язків.

IV. Відповідальність

PR-менеджер несе відповідальність:

  За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним трудовим законодавством України.

За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.

За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством України.