Тема 5. Процес промислової закупівлі

Закупівлями може займатися або один-єдиний постачальник, або декілька агентів із закупівлі, або великий відділ матеріально-технічного постачання, очолюваний директором по закупівлях. У ряді випадків фахівці з матеріально-технічного постачання самі приймають рішення щодо технічних характеристик товару і вибору постачальників. Іноді їм доручаються тільки вибір постачальника, а іноді — тільки оформлення замовлення. Як правило, вони приймають самостійні рішення по незначних питаннях. Що стосується великих проблем, вони лише виконують побажання інших.

Можна називати розпорядницьку структуру організації закупівельною комісією, визначаючи її як сукупність осіб, які беруть участь у процесі прийняття рішень про закупівлю, які мають ряд загальних цілей і спільно поділяють ризик стосовно прийнятих рішень. У її складі члени організації, які грають яку-небудь роль у процесі прийняття рішень, у тому числі користувачі товару, постачальники, розпорядники.

Склад і розміри закупівельної комісії варіюють в залежності від класу закуповуваних товарів і структури організації. Потрібно обов'язково з'ясувати: 1) з кого складається основна група осіб, які приймають рішення; 2) на прийняття яких рішень впливають ці особи; 3) яка ступінь їхнього відносного впливу; 4) якими критеріями оцінки користується кожен учасник при ухваленні рішення.

Фактори, що впливають на покупців товарів промислового призначення. Одні вважають, що основний вплив роблять економічні фактори. На їхню думку, покупці благоволять до постачальника, що призначає мінімальну ціну або пропонує кращий товар або найбільш комплексне обслуговування. На думку інших, агенти з закупівлі жваво реагують на мотиви особистого характеру, шукають сприяння, уваги або можливостей зниження ступеня ризику, тобто, ввійшовши в службовий кабінет, розпорядник залишається людиною. Впливають, звичайно, обидві групи факторів.

Економічна обстановка. Покупці товарів промислового призначення знаходяться під сильним впливом таких факторів поточної й очікуваної економічної обстановки, як рівень первинного попиту, економічна перспектива і вартість кредитів. В міру посилення економічної невизначеності покупці товарів промислового призначення перестають здобувати машини й устаткування, прагнуть скоротити товарно-матеріальні запаси. Впливають на покупців товарів промислового призначення і темпи науково-технічного прогресу, політичні події, діяльність конкурентів.

Особливості організації. У будь-якої організації є свої власні цілі, стратегічні установки, методи роботи, своя організаційна структура і свої внутрішньоорганізаційні неформальні системи, які продавець товарів промислового призначення повинний вивчити.

Міжособисті відносини. До складу закупівельної комісії звичайно входять кілька людей різного статусу, з різними повноваженнями, різним умінням поставити себе на місце іншого, різним умінням переконувати. Продавцям корисна будь-яка інформація про цих людей.

Індивідуальні особливості особистості. Кожен учасник ухвалення рішення про закупівлю привносить у процес свої особисті мотиви, сприйняття і переваги. Це залежить від віку, рівня доходів, утворення, службового становища, типу особистості і готовності піти на ризик. Треба знати покупців і пристосовувати тактику до конкретних особистостей.

Рішення про закупівлю на невеликі суми приймається, як правило, - агентом або менеджером по закупівлях. Однак найчастіше закупівлю здійснюють співробітники організації. Члени цієї групи, які складають закупівельний центр, мають загальні цілі, загальну інформацію і спільно розділяють ризик прийнятих ними рішень. У більшості великих компаній, які мають мережу магазинів - закупівельні центри досить формалізовані і називаються закупівельними комісіями. Однак основна маса промислових підприємств і державних установ використовують для прийняття рішень про закупівлі неформальні групи співробітників або просто скликає для цієї мети наради.

Рис. Основні фактори, які впливають на поведінку споживачів

товарів промислового призначення

Важлива роль закупівельних центрів жадає від компанії, яка здійснює збут промисловим підприємствам і державним установам, розуміння структури, технічних і ділових функцій, а також поводження цих груп. Один дослідник запропонував використовувати для одержання необхідної інформації про закупівельний центр організації чотири питання: 1) які особи в закупівельному центрі відповідають за товари і послуги; 2) яка ступінь відносного впливу кожного члена групи; З) якими закупівельними критеріями керується кожен член закупівельного центру; 4) як члени групи сприймають нашу компанію, наші товари і послуги, а також наш торгівельний персонал?

В будь-якій організації склад закупівельного центра залежить від конкретного закупівельного товару. Майже у всіх випадках членом такого центра є постачальник або керуючий по закупівлях. Однак у залежності від продукту, який закуповується, до складу закупівельного центра можуть включатися і співробітники інших функціональних підрозділів. Коли закуповується, приміром, верстат вартістю біля мільйона доларів, до складу центра імовірно, увійдуть президент (що обумовлено розміром закупівлі), віце-президент або менеджер. Якщо ж здійснюється закупівля основних компонентів, застосовуваних у готовому виробі, то до ухвалення рішення напевно буде підключена міжфункціональна команда, яка складається з фахівців відділу науково-дослідних розробок (НДР), а також співробітників технічного відділу і відділу по контролю якості. В ухваленні рішення про закупівлю текстових процесорів будуть брати участь досвідчені секретарі, яким треба бути користуватися цим устаткуванням. Щоб глибше зрозуміти поводження членів закупівельного центра, необхідно вирішити ще одну важливу задачу - виявити осіб, що, будучи ініціаторами, впливають на рішення про закупівлю, і вступити з ними в контакт.

Дослідники виділяють п'ять специфічних ролей, у яких може виступати член закупівельного центра. При здійсненні деяких закупівель та сама людина може одночасно виступати в декількох ролях.

- Користувачі - це співробітники організації, які фактично користуються продуктом або послугою (наприклад, секретар, який буде працювати з новим текстовим процесором).

- Впливаючі на рішення - це співробітники, які звичайно роблять допомогу в складанні звіту технічних вимог до закуповуваного товару. Наприклад, при покупці універсальної електронно-обчислювальної машини (ЕОМ) ключовою фігурою, яка впливає на закупівлю, буде менеджер по інформаційних системах.

- Закупники - співробітники, наділені офіційними повноваженнями і відповідальністю за вибір постачальника, а також за ведення переговорів щодо умов контракту. При покупці універсальної ЕОМ цю роль буде грати, швидше за все, менеджер по закупівлях.

- Приймаючі рішення - співробітники, які володіють офіційним або неофіційним правом вибирати або затверджувати обраного постачальника. Якщо в ситуації, яка пов'язана зі стандартною закупівлею, особа, яка приймає рішення є звичайний агент або керуючий по закупівлях, то в ситуаціях, які торкаються важливих і технічно складних товарів, особа, яка приймає рішення стане, швидше за все, хто-небудь зі співробітників відділу досліджень і розробок (НДР), технічного відділу або відділу по контролю якості. Будь-який з цих трьох чоловік може приймати рішення про закупівлю основних компонентів, необхідних у виробництві кінцевого продукту.

- Контролюючі інформацію про закупівельний центр. Контролювати інформацію, яка надходить від продавців і інших осіб, які виконують перші чотири ролі, можуть постачальники, технічні експерти і секретарі.

Основні етапи промислової закупівлі

В цілому будь-який процес закупівлі і складного обладнання, сировини і матеріалі в промисловому середовищі можна представити в вигляді послідовності певних етапів, які більша частина споживачів проходить під час закупівлі (рис. ).

Рис. Процес закупівлі в промисловому середовищі

1. Виникнення, усвідомлення, формулювання та визнання потреби. Процес закупівлі починається з моменту усвідомлення будь-ким із працівників фірми проблеми або потреби, задовольнити яку можна шляхом придбання на стороні товару або послуги. Усвідомлення проблеми найчастіше пов'язано з наступними подіями:

- фірма вирішує почати випуск нового товару;

- відбувається поломка машини, і потрібно її заміна або ремонт;

- якість закуплених матеріалів виявилося незадовільним, і фірма шукає іншого постачальника;

- агент із закупівлі знайшов можливість домогтися більш сприятливих цін або одержати товар більш високої якості.

Визначення характеристик продукту, які необхідні для задоволення цієї потреби. У відношенні звичайних стандартних товарів ніяких ускладнень не існує. Для визначення характеристик складних і нових товарів постачальник повинен працювати разом з інженерами, економістами і безпосередніми користувачами. Їм потрібно буде провести ранжування значимості показників надійності, довговічності, вартості й інших бажаних властивостей шуканого товару.

На цьому етапі продавець товарів промислового призначення може зробити фірмі-покупцеві велике сприяння в оцінці значимості різних характеристик товару, тобто допомогти, точніше, визначити потребу фірми.

Оцінка характеристик товару. На наступному етапі організація-покупець складає технічні умови, які визначають необхідні характеристики товару, методи їхнього контролю. Над проблемою може працювати інженерна бригада фахівців з функціонально-вартісного аналізу. Функціонально-вартісний аналіз застосовується з кінця 40-х років для зниження витрат виробництва. Бригада ретельно вивчає найбільш дорогі компоненти товару. Крім того, вона виявляє деталі і вузли з терміном служби, який перевищує термін служби товару в цілому. Визначивши оптимальні характеристики товару, фахівці складають відповідні технічні вимоги на нього. Функціонально-вартісний аналіз звичайно дає відповіді на наступні основні питання.

1. Чи привносить використання товару якусь додаткову цінність?

2. Чи можна порівняти вартість товару з його корисністю?

3. Чи необхідні для товару усі властивості, якими він володіє?

4. Чи існує товар, який повніше відповідає вимогам?

5. Чи можна виготовити шукану деталь з меншими витратами?

6. Чи можна підібрати існуючий стандартний товар?

7. Чи відповідає технологія обсягам потреби в товарі?

8. Чи входять у його собівартість прямі і непрямі витрати?

9. Чи можна одержати товар дешевше у іншого надійного постачальника?

10. Чи купує хто-небудь шуканий товар дешевше?

Продавці також можуть використовувати функціонально-вартісний аналіз як знаряддя збуту, продемонструвавши економічний спосіб виготовлення товару, або технологію, яка забезпечує якість.

Пошук постачальників. Після того як вимоги до товару сформульовані, члени закупівельного центру звичайно намагаються виявити найбільш підходящих постачальників. Для цього вивчають комерційні довідники, шукають інформацію в комп'ютерних мережах, запитують по телефону рекомендації від інших фірм. Частина постачальників буде виключена з числа можливих кандидатів, якщо їхні потужності не відповідають кількісні потреби в товарі або у них погана репутація як постачальника. Чим новіша задача, яка стоїть перед закупівлею, і чим складніше і дорожче товар, тим більше часу займає пошук кваліфікованих постачальників.

Запит та розглядання пропозицій та попередні переговори. Далі фірма запитує пропозиції від найбільш підходящих постачальників. Деякі з них просто надішлють у відповідь свій каталог або представника. Якщо товар складний і дорогий, то будуть потрібні докладні письмові пропозиції від кожного потенційного постачальника. Постачальників оцінюють після проведення ними офіційних презентацій. Після вивчення всіх пропозицій проводяться попередні переговори про умови купівлі, вартості товару, його технічних даних та умовах постачання.

Вибір постачальника або постачальників. На цьому етапі члени закупівельної комісії вивчають пропозиції і переходять до вибору постачальника. Оцінюють технічну компетентність різних кандидатів, їхня здатність забезпечити своєчасне постачання товару і надати необхідні послуги. Нерідко складають перелік бажаних характеристик постачальника з ранжуванням їх по ступеню відносної значимості, наприклад:

1. Наявність служби техдопомоги.

2. Швидкість реакції на потреби клієнтів.

3. Оперативність постачань.

4. Якість товару.

5. Репутація постачальника.

6. Ціна товару.

7. Повнота товарного асортименту.

8. Кваліфікація представників.

9. Надання кредиту.

10. Особисті відносини.

11. Наявність товарної літератури, посібників і довідників.

Перед тим як зробити остаточний вибір, фірма може спробувати провести переговори з кращими постачальниками в надії домогтися більш сприятливих цін і умов постачань. Багато хто воліють мати ряд джерел постачання.

Розробка процедури замовлення. Покінчивши з вибором, агент із закупівлі приступає до складання остаточного замовлення на закупівлю від обраного постачальника або постачальників. В остаточному замовленні він указує технічні характеристики товару, його необхідну кількість, розрахунковий час постачання, умови повернення, гарантії. У відношенні складних виробів у рамках усеосяжного контракту встановлюється довгострокове співробітництво, при якому постачальник зобов'язується здійснювати обслуговування і повторні постачання в міру необхідності і за погодженими цінами протягом всього обговореного періоду. Практика висновку всеосяжних контрактів веде до того, що закупівлі усе більше виробляються з одного джерела, причому обсяг закуповуваних у цього джерела товарів росте.

Здійснення угоди. Підписання контракту або договору. Виконання умов угоди. На цьому етапі процесу закупівлі більшість угод між продавцями та покупцями товарів промислового призначення оформляється укладанням офіційного контракту, в якому чітко обговорюються права та обов’язки сторін. Складність та степінь деталізації таких контрактів залежить від виду товару, його складності, кількості, виду запропонованих послуг після продажу та характеру самих учасників угоди. Офіційний контракт вносить ясність та конкретність в будь-яку комерційну угоду, визначає умови постачання товару, його вартість, послуги, які пропонуються після продажу, терміни постачання та все те, що підприємство-продавець готове зробити для свого клієнта.

Постачання замовленого товару. Відділ матеріально-технічного забезпечення або члени закупочного центру повинні вести контроль за виконанням замовлення. Здійснюється перевірка рахунка-фактури. Виконується отримання та інспектування партій товару, які надійшли, а також передається на зберігання інформація про укладання угоди.

Оцінка показників продукту та роботи постачальника. Оцінюють роботу конкретного постачальника або постачальників по задоволеності внутрішньофірмових користувачів.

Типи ситуацій здійснення закупівель

Число членів закупівельного центру - як і кількість і складність етапів ухвалення рішення - залежить від конкретної ситуації здійснення закупівлі. Дослідники, які вивчали характер закупівель для потреб організації, виділили три типи закупівельних ситуацій, які одержали назву видів закупівель: 1) повторна закупівля без змін (або стандартне повторне замовлення); 2) нова закупівля; 3) повторна закупівля зі змінами, яка займає проміжне положення між першими двома ситуаціями.

• Повторна закупівля без змін. Це ситуація, при якій агент або менеджер по закупівлях робить повторне замовлення на існуючий товар або послугу, вибираючи постачальника по наявному списку і не консультуючись при цьому ні з користувачами, ні зі співробітниками відділу, які впливають на закупівлю, по контролю якості продукції, а також фахівцями конструкторського і виробничого відділів. За цією схемою звичайно здійснюють закупівлі канцелярських виробів і послуг по технічному обслуговуванню.

• Повторна закупівля зі змінами. Це ситуація, при якій користувачі, а також ті, які впливають на закупівлю і приймають рішення хочуть внести зміни в технічні характеристики товару, ціну й умови постачання - або замінити самого постачальника. Хоча в даному випадку купуються, як правило, такі ж товари, як і при прямій повторній закупівлі, внесені зміни звичайно вимагають розширення складу закупівельного центру і включення в нього осіб, які не є співробітниками відділу постачання.

• Нова закупівля. Це ситуація, при якій організація вперше закуповує який-небудь товар або послугу. Закупівля сполучена з високим потенційним ризиком, тому склад закупівельного центра розширюється за рахунок включення в нього всіх співробітників, так чи інакше пов'язаних з новою закупівлею.

Маркетингові стратегії продавців, які зіштовхуються з кожною з трьох перерахованих вище ситуацій, можуть істотно розрізнятися. Це пов'язано з тим, що значимість думки співробітників таких функціональних відділів, як відділ закупівель, технічний відділ, виробничий відділ і відділ НДР залежать від: 1) конкретного типу ситуації здійснення закупівлі, 2) конкретного етапу ухвалення рішення про закупівлю. Якщо для виробника це нова закупівля, то ви повинні бити готові виступити стосовно нього як консультанта, попрацювати разом з його технічним персоналом і погодитися з тим, що для ухвалення рішення про закупівлю буде потрібно багато часу. Якщо ж виробник уже закуповував у вас комплектуючі деталі, то для нього це повторна закупівля, і ваша задача - підкреслити при зустрічах з агентом із закупівлі конкурентноздатність ціни і надійність постачань.