6.2. Особисті контакти менеджера з підлеглими на робочих місцях

Важливою формою контактів менеджера з підлеглими є зустрічі з ними на робочих місцях, де вони одержують безпосередню інформацію про перебіг тру­дових процесів та їх організацію. Вони дозволяють менеджеру оперативно вир­ішувати недоліки, що перешкоджають роботі.

Ця форма контактів передбачає поєднання цілеспрямованості з оглядо­вим вивченням стану справ на підприємстві.

При цілеспрямованих зустрічах менеджер прагне виявити недоліки у роботі і вибирає для себе відвідування тих ланок, де є високі витрати праці, неви­конання норм, зниження продуктивності тощо.

Вивчаючи стан справ, менеджер з’ясовує, якими причинами працівники пояснюють наявні недоліки, і після їх аналізу приймає відповідне рішення. Зустрічі використовуються і для вивчення позитивного досвіду виконання робіт, для того, щоб потім його розповсюджувати на підприємстві в цілому.

Оглядове вивчення потрібне менеджеру для того, щоб мати уявлення про стан справ у цілому не тільки за звітною інформацією працівників або служб, але і за особистими спостереженнями. У процесі оглядового вивчення на кож­ному об'єкті менеджер одержує нову інформацію, яка дає змогу мобілізувати внутрішні резерви розвитку підприємства.

Під час зустрічей з працівниками на робочих місцях менеджеру можуть бути поставлені різні, несподівані питання, а іноді вислуховувати неприєм­не, утому числі щодо оцінки роботи апарату управління або окремих праців­ників. Із цієї інформації менеджер відбирає найбільш суттєву для удоскона­лення організації, або технології роботи, поліпшення виробничих і побуто­вих умов праці.

При відвідуванні робочих місць підлеглих менеджер не має права на гарячність, грубість, образу працівників. Це принижує авторитет менеджера.

При зустрічах з менеджером працівники завжди чекають від нього нової інформації про стан справ на підприємстві, у конкуруючих фірмах, про завдання і стратегії розвитку виробництва і умов праці.

Бесіди з працівниками мають і виховне значення тому, що вони мобілізують працівників на підвищення якості і продуктивності праці. За всіма виказа­ними претензіями і пропозиціями працівників менеджер повинен невідкладно вжити заходів, усувати виявлені недоліки, чітко реагувати на поставлені пи­тання. Від цього також залежить авторитет менеджера.

Важливою формою зустрічі менеджера з підлеглими є збори трудового ко­лективу. В їх роботі бере участь колектив або його більша частина. Це вимагає від менеджера максимальної організованості у підготовці і проведення зборів.

Для виступу перед великою аудиторією із складними і дискусійними проблемами краще всього підготовити повний текст доповіді. При визначенні змісту тексту треба мати на увазі, що учасники зборів запам'ятовують невелику кількість цифр. Тому для скорочення часу на доповідь і для покращення її сприй­няття великий цифровий матеріал можна підготувати у вигляді таблиць, графіків, діаграм.

На початку виступу треба чітко сформулювати⁵ свою думку, пропозицію або основну ідею, а потім у межах визначеного регламенту її обґрунтувати або аргументувати коротко і без повторень.

Робота над виступом містить такі етапи:

1 етап — розробка самих ідей (постановочних питань).

2 етап — викладення ідей з урахуванням того, що їх треба буде викладати голосно. Зміст усного виступу залежить від того, де виступати, який час виступу, хто є слухачем тощо.

3 етап — робота над мовою, стилем викладання, наведення Прикладів, цифрового матеріалу тощо.

4 етап — робота над технікою вимовлення промови. Тут має значення зовнішність доповідача, його голос, жести та інше. Важливим є чіткість визначення виду виступу з точки зору його призна­чення:

• інформаційний виступ;

• агітаційний виступ;

• інформаційно-агітаційний виступ.

Інформаційна промова призначена надати слухачам нові ідеї, викласти проблеми. Вона має розповідний характер (як розвивались події), описування фактів або стану справ, пояснення проблем, недоліків або успіху на підприємстві.

Описування має бути конкретним, розповідь мати почуття руху, а пояснення — логічним. Тут треба прагнути до того, щоб промова не спричиняла ні неприємного почуття, ні насолоди. Факти повинні бути конкретними і мати докази.

Агітаційна промова має такі цілі: натхнення, переконання, виклик активної реакції. Заклики до дій можуть бути прямими або непрямими, діяти зразу або у точно визначені строки.

Під час промови менеджер повинен контролювати свої манери, жести, голос, а головне — слідкувати за аудиторією. Сукупність усіх цих складових моментів створює стиль доповідача.

Проект рішення загальних зборів повинен бути достатньо конкретним, зрозумілим і адресним, а формулювання — не дискусійним.