Создание таблицы подстановки с одной переменной

Следует сформировать таблицу подстановки с одной переменной, чтобы введенные значения были расположены либо в столбце (ориентированные по столбцу), либо в строке (ориентированные по строке). Формулы используемые в таблицах подстановки с одной переменной, должны ссылаться на ячейку ввода (Ячейка ввода - ячейка, в которую подставляется каждое значение ввода из таблицы данных. Ячейкой ввода может быть любая ячейка листа. Хотя ячейка ввода не обязана входить в таблицу данных, формулы в таблице данных должны ссылаться на ячейку ввода.).

Для создания таблицы подстановки с одной переменной:

1.      Либо в отдельный столбец, либо в отдельную строку введите список значений, которые следует подставлять в ячейку ввода.

2.      Выполните одно из следующих действий.

o    Если значения в таблице подстановки ориентированы по столбцу, введите формулу в ячейку, расположенную на одну строку выше и на одну ячейку правее первого значения. Правее первой формулы введите любые другие формулы.

o    Если значения в таблице подстановки ориентированы по строке, введите формулу в ячейку, расположенную на один столбец левее и на одну строку ниже первого значения. В том же столбце, но ниже введите любые другие формулы.

3.      Выделите диапазон ячеек, содержащий формулы и значения подстановки.

4.      В меню Данные выберите команду Таблица подстановки .

5.      Выполните одно из следующих действий:

o    если значения в таблице расположены по столбцам, введите ссылку на ячейку (Ссылка на ячейку - координаты, определяющие расположение ячейки на листе. Например, B3 представляет ссылку на ячейку, находящуюся на пересечении столбца B и строки 3.) ввода в поле Подставлять значения по строкам в;

o    если значения в таблице расположены по строкам, введите ссылку на ячейку ввода в поле Подставлять значения по столбцам в.

Совет

Имеется возможность добавления дополнительных формул в таблицу подстановки с одной переменной.

 

Создание таблицы подстановки с двумя переменными

Таблицы подстановки  с двумя переменными используют одну формулу с двумя наборами значений. Формула должна ссылаться на две различные ячейки ввода.

Для создания таблицы подстановки с двумя переменными:

1.      В ячейку листа введите формулу, которая ссылается на две ячейки ввода.

2.      В том же столбце ниже формулы введите значения подстановки для первой переменной.

3.      Введите значения подстановки для второй переменной правее формулы в той же строке.

4.      Выделите диапазон ячеек, содержащий формулу и оба набора данных подстановки.

5.      В меню Данные выберите команду Таблица подстановки.

6.      В поле Подставлять значения по столбцам в введите ссылку на ячейку ввода для значений подстановки в строке.

7.      В поле Подставлять значения по строкам в введите ссылку на ячейку ввода для значений подстановки в столбце.

8.      Нажмите кнопку OK.

 

Подсчет таблицы данных.  

Таблицы подстановки данных пересчитываются всякий раз при пересчете листа, даже если в них не были внесены изменения. Для ускорения процесса пересчета листа, содержащего таблицу подстановки данных, следует так изменить параметр Вычисления, чтобы автоматически пересчитывался лист, но не таблицы.

9.Сортировка данных

Довольно часто данные требуется представить в соответствии с некоторым заданным критерием: в порядке возрастания, убывания либо в алфавитном порядке. Изменение порядка расположения строк называется сортировкой.

Для выполнения сортировки необходимо поместить курсор в любую ячейку поля, где будет происходить данная операция, и щелкнуть на одной из кнопок сортировки (по возрастанию или по убыванию), расположенных на стандартной панели инструментов.

Выполните сортировку по фамилиям в обоих списках, и вы увидите, что после этого данные, касающиеся одного сотрудника, будут находиться в одной строке.

Рис. 5.11. Результаты сортировки по фамилиям

Иногда возникает необходимость производить сортировку по нескольким столбцам одновременно. В нашем случае, например, может потребоваться отсортировать список сначала по сумме оклада в порядке убывания, а затем по фамилиям, по алфавитному признаку в порядке возрастания.

Используя только кнопки сортировки, вы можете не получить желаемого результата. Для того чтобы произвести одновременную сортировку более чем по одному полю, активизируйте команду Данные/Сортировка. В результате ее выполнения появится диалоговое окно Сортировка диапазона (рис. 5.12). В раскрывающемся списке Сортировать по выберите столбец и установите переключатель сортировки (по убыванию или по возрастанию). То же нужно сделать и для второго поля.

Рис. 5.12. Диалоговое окно Сортировка диапазона с выбранным порядком сортировки по окладу и по фамилии

Сортировка по второму полю (по фамилии) будет производиться только для тех строк, у которых в столбце "Оклад" имеются одинаковые значения. В нашем случае один и тот же размер оклада имеют работники Карпова и Петров. В соответствии с условием второй сортировки в списке сначала будет идти фамилия Карпова, а затем Петров. Полученный в результате такой сортировки список представлен на рис. 5.13.

Рис. 5.13. Список отсортирован Сначала пс критерию "Оклад" (по убыванию), а затем по критерию "Фамилия" (в алфавитном порядке по возрастанию)

В таблице, показанной на рис. 5.11, содержится небольшой объем информации (всего о 10 человеках). Но, как правило, приходится оперировать со значительно большим списком сотрудников, поэтому подход к процессу обработки должен быть таким, чтобы полностью исключить возможность появления и распространения ошибки.