Сортировка

Вернемся к отображаемой информации. Представление По категориям (By Categories) отображает группы элементов с одинаковыми категориями. Если для элемента назначено более одной категории, то он отображается несколько раз в разных группах. Например, элемент "Встреча с редактором..." отображается и в группе BHV и в группе Дела.

Разбиение информации по категориям является лишь первой ступенью ее структуризации. Иногда этого вполне достаточно, но в том случае, когда категория содержит большое количество элементов, необходим дополнительный этап упорядочивания. Например, категория Праздники (Holidays) содержит 50 элементов, и пока представляется довольно сложным ответить на вопрос "На какие дни недели приходятся празднования 2002—2004 Нового года?".

По умолчанию в большинстве представлений элементы отсортированы по времени их начала. Пытаясь ответить на поставленный вопрос в данном режиме сортировки, нам пришлось бы искать в столбце Тема (Subject) элемент новый год, после чего смотреть на соседнее поле и запоминать информацию о дне недели. Подобные действия не эффективны и не рациональны.

Поскольку Outlook позволяет сортировать по любому полю элемента, давайте отсортируем все элементы группы Праздники по полю Тема. Для этого необходимо просто щелкнуть по одноименному названию столбца.

Если треугольник рядом с названием направлен вверх, то элементы упорядочены по возрастанию, если вниз — по убыванию. Отсортировав элементы подобным образом, мы добились требуемого результата, все даты начала отображаются подряд и их не надо искать. Информация доступна и наглядна (рис. 2.26).

Рис. 2.26. Параметры По категориям, отсортированные по полю Тема

Замечание

Порядок по возрастанию сортирует текстовые поля по алфавиту, поля даты — от прошлого к будущему. Порядок по убыванию сортирует текстовые поля в обратном порядке, а даты — от будущего к прошлому.

Изменение стандартных представлений

Стандартные представления не всегда удовлетворяют запросам пользователя. Outlook позволяет изменять стандартные представления и создавать новые.

В следующем разделе будет описано создание нового представления пользователя, сейчас же займемся изменением стандартных представлений.

Замечание

Приведенные ниже сведения могут быть не совсем ясны или не важны для вас на текущий момент. Данный раздел можно безболезненно пропустить и вернуться к нему в случае необходимости.

Все изменения стандартных представлений происходят в диалоговом окне Сведения о представлении (View Summary).

Пример 2.22. Открытие диалогового окна Сведения о представлении

Вид > Текущее представление > Изменить текущее представление . . .

{На названии столбцов } Изменить текущее представление

Рис. 2.27. Диалоговое окно Сведения о представлении

В табл. 2.3 приведены названия кнопок и их назначение.

Название	Назначение
Поля (Fields)	Добавление и удаление полей (столбцов) для отображения в данном представлении
Группировка (Group by)	Группировка элементов по определенному полю. Допускается четыре уровня вложенности групп
Сортировка (Sort)	Сортировка элементов в группах по определенному полю. Допускается также четыре последовательных сортировки
Отбор (Filter)	Задание фильтра для отображаемой информации
Другие настройки (Other Settings)	Настройка шрифтов, линий сетки, области просмотра и т. д.
Автоформат (AutoFormat)	Автоматическое форматирование шрифтов элементов, удовлетворяющих определенному отбору

Таблица 2.3. Параметры представления

Прежде чем изменять представление, давайте решим, какую информацию следует отображать, выделять и исследовать, а какую — скрыть или удалить. Давайте добавим для отображения поля Важность (Importance) и Контакты (Contacts), а поле Категории (Categories) удалим, поскольку оно и так фигурирует в названии групп. Следующим шагом будет группирование элементов не только по категориям, но и по повторению, чтобы сразу отличать повторяющиеся события и встречи от единичных. Отсортируем элементы по дате начала и по важности встречи.

Группировка и сортировка позволяет упорядочить отображаемую информацию, но она все равно выдается вся, хотя и сгруппированная. Для отображения только выборочной информации можно воспользоваться средствами фильтрации — допустим, что мы хотим отображать только встречи, случившиеся вчера, и встречи, которые произойдут завтра.

Для четкого разделения отображаемой информации давайте изменим цвет границ, а также добавим область просмотра. И наконец, потребуем автоматического выделения элементов категории BHV, в которых фигурирует контакт Ekaterina Kondukova.

Поля

Итак, начнем с добавления и удаления полей.

Пример 2.23. Добавление и удаление полей в представлении

> Вид > Текущее представление > Изменить текущее представление...

Поля...

Имеющиеся поля Контакты Добавить

Группы полей для выбора: Все поля встречи

Имеющиеся поля Важность Добавить

Отображаемые поля Категории Удалить

ок

Рис. 2.28. Диалоговое окно Поля

По умолчанию поле Имеющиеся поля (Available fields) отображает часто используемые поля. Для отображения других полей необходимо выбрать в раскрывающемся списке Группы полей для выбора (Select available fields from) требуемую группу полей.

Кнопки Вверх (Move Up) и Вниз (Move Down) позволяют изменять местоположение поля (аналогичная операция была описана в разделе 2.2.7 "Представления Календаря").

Группировка и сортировка

Далее сгруппируем элементы по категориям и по повторению.

Пример 2.24. Группировка полей

{В д. о. Сведение о представлении}

Группировка ...

Затем по полю Повторение По возрастанию

ОК

Флажок Показывать поле в представлении (Show field in view) добавляет поле к группе отображаемых полей в данном представлении. Как и в предыдущем случае, список Поля для группировки (Select available fields from) служит для выбора группы полей в раскрывающихся списках сверху.

Если вы хотите, чтобы при открытии этого представления все группы были раскрыты, выберите в списке Развернуть/свернуть группы (Expand/collapse defaults) значение Развернуть все (All expanded).

Рис. 2.29. Диалоговое окно Группировка

Диалоговое окно Сортировка (Sort) очень похоже на диалоговое окно Группировка (Group By). Выполняемые действия аналогичны предыдущим.

Пример 2.25. Сортировка полей

{В д.о. Сведение о представлении}

Сортировка...

Поля для сортировки: Все поля встречи

Сортировать вначале Начало По убыванию

Затем по полю Важность По возрастанию

ОК

Замечание

Для сброса всех настроек группировки или сортировки нажмите кнопку Очистить все (Clear all),

Отбор

Задача фильтрации и выбора определенных элементов, удовлетворяющих некоторому условию, будет здесь затронута весьма бегло, лишь для демонстрации такой возможности при работе с представлениями. Более полно о фильтрах будет рассказано в главе J6 "Поисковая система Outlook".

Итак, из условия поставленной задачи нам необходимо отображать только те встречи, которые произошли вчера, произойдут сегодня и завтра.

Пример 2.26. Отбор элементов представления

{В д.о. Сведение о представлении}

Фильтр...

Дополнительно

Поле > Поля даты/времени > Начало (рис. 2.30)

Условие между

Значение := вчера и завтра

Добавить к списку

ок

Рис. 2.30. Диалоговое окно Отбор

Возможности использования данного диалогового окна будут показаны ниже.