12.4. Учет расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте

Командировочные расходы, выдаваемые в иностранной валюте, учитываются одновременно в валюте и в рублях, полученных путем пересчета по курсу ЦБ РФ на день совершения операции.

Организации вправе без ограничений и специальных разрешений ЦБ РФ покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке Российской Федерации для командировочных расходов.

Для получения иностранной валюты с валютного счета организация не ранее чем за десять банковских дня до убытия работников в зарубежную командировку представляет в банк заявление, в котором указывает номера и даты приказов по организации о командировании работников за границу. Командируемые за границу работники организации получают валюту под отчет в кассе организации. При возвращении из командировки остаток неиспользованной валюты работник возвращает в кассу организации. Не израсходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается организацией в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке РФ. В случае превышения суммы использованной валюты над суммой валюты, полученной работником от организации, перерасход валюты на командировку возмещается организацией работнику в валюте или в рублях, полученных путем перерасчета валюты по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.

При учете задолженности подотчетного лица, выданные суммы валюты учитываются по курсу ЦБ РФ на день выдачи; отчет подотчетного лица и возврат неиспользованных сумм – по курсу валюты на дату утверждения отчета. Таким образом, на счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами” образуется курсовая разница, которая списывается на счет 91 “Прочие доходы и расходы”.

Командированному за рубеж возмещаются следующие расходы:

• по проезду, в том числе по проезду на вокзал (аэропорт, пристань), а также с вокзала (из аэропорта, с пристани); расходы на наем такси из страны в страну или из пункта прибытия к пункту назначения; аэродромные, страховые и комиссионные сборы;

• по провозу багажа;

• на получение заграничного паспорта и виз, за прописку паспорта;

• комиссионные по обмену денежных чеков в банке на иностранную валюту;

• проживание;

• суточные.

Для целей исчисления налога на прибыль нормы на командировочные расходы по заграничным командировкам регламентируются Правительством РФ. В настоящее время установлена норма на суточные – в долларах США за каждый день пребывания на иностранной территории (норма установлена по каждой стране в отдельности).

При проезде суточные выплачиваются следующим образом: при проезде по территории Российской Федерации и за день пересечения границы при въезде в нее – по нормам, установленным для Российской Федерации и в российской валюте; при проезде по иностранной территории и за день пересечения границы при выезде из Российской Федерации – по нормам, установленным для данной страны и в иностранной валюте.

При направлении работника в загранкомандировку в две или более страны за день перемещения из страны в страну суточные выплачиваются в размере 100% по нормам той страны, куда направляется командированный.

Расходы на заграничные командировки возмещаются работнику только на основании подтверждающих документов (счета, квитанции, проездные билеты и т.п.).

Пример (курсы валют и нормы расходов являются условными).

1. Подотчетному лицу было выдано на командировку в Швецию – 10 000 шв. крон по курсу ЦБ РФ 4 руб. за шведскую крону и 4000 руб.

2. Подотчетное лицо представило авансовый отчет о командировке. Согласно отчету командированный вылетел из Санкт-Петербурга в Стокгольм самолетом Аэрофлота 1 марта; в этот же день он был поселен в гостиницу в Стокгольме. Выехал из гостиницы 31 марта; в этот же день самолетом Аэрофлота вылетел из Стокгольма и прилетел в Санкт-Петербург.

Расходы по командировке составили:

авиабилеты (туда и обратно, рейс выполняется Аэрофлотом) – 4200 руб.;

квитанция гостиницы за 30 дней – 2500 шв. крон;

суточные по норме за день прилета в Санкт-Петербург – 100 руб.;

суточные по норме за день прилета в Стокгольм и дни пребывания в Стокгольме – 30 дней (норма – 60 долл. США в сутки – 60 дол.США ´ 30 дн.) – 1800 долл.

Курс шведской кроны на дату утверждения авансового отчета составил 4,1 руб. за крону, курс доллара – 31 руб. за 1 долл.

Поскольку суточные установлены в долларах США, их необходимо перевести в шведские кроны. Перевод можно осуществить следующим образом:

Сшк = Сдол × К дол / Кшк ,

где Сшк – суточные, выраженные в шведских кронах; Сдол – суточные, выраженные в долларах США; Кдол – курс ЦБ РФ доллара США, руб. / долл. США; Кшк – курс ЦБ РФ шведской кроны, руб. / шв.кр. Отсюда суточные по норме, выраженные в шведских кронах, равны: 13609,76 шв.крон (1800 ×31 / 4,1).

Составим расчет командировочных расходов в соответствии с авансовым отчетом командированного лица.

Расчет по авансовому отчету

Показатель	Фактические затраты		Сверх нормы
	рубли	шведские кроны
Авиационные билеты	4200	-	–
Проживание в гостинице	10250	2500	–
Суточные в валюте	55800	13609,76	–
Суточные в рублях	100	-	-
Итого	70350	16109,76	-

Отразим операции на счетах бухгалтерского учета.

1. Выдано под отчет:

Д-т сч. 71 ”Расчеты с подотчетными лицами” 4000 руб.

К-т сч. 50 “Касса” 4000 руб.;

Д-т сч. 71 ”Расчеты с подотчетными лицами” 10 000 шв. крон/ 40 000 руб.

К-т сч. 50 “Касса” 10 000 шв. крон/ 40 000 руб.

2. Расходы по авансовому отчету:

в рублях -

Д-т сч. 26 “Общехозяйственные расходы” 4300 руб.

К-т сч. 71”Расчеты с подотчетными лицами” 4300 руб.;

в валюте -

Д-т сч. 26 “Общехозяйственные расходы” 16109,76 шв.крон / 66 050руб.

К-т сч. 71 ”Расчеты с подотчетными лицами” 16109,76 шв.крон / 66 050 руб.

3. Возвращен подотчетному лицу перерасход аванса:

в валюте в рублевом эквиваленте (16109,76 – 10 000 = 6109,76 шв.крон; 6109,76 × 4,1 = 25 050 руб.) -

Д-т сч. 71”Расчеты с подотчетными лицами” 6109,76 / 25 050 руб.

К-т сч. 50 “Касса” 25 050 руб.;

в рублях (4300 – 4000 = 300 руб.):

Д-т сч. 71”Расчеты с подотчетными лицами” 300 руб.

К-т сч. 50 “Касса” 300 руб.

4. Списана положительная курсовая разница по счету 71

(40 000 + 25 050 – 66 050 = 1000 руб.):

Д-т сч. 71”Расчеты с подотчетными лицами” 1000 руб.

К-т сч. 91 “Прочие доходы и расходы” 1000 руб.

Организация может выдавать в подотчет на загранкомандировки не только наличную инвалюту, но и дорожные чеки.

Дорожные чеки - платежные документы в иностранной валюте. Они приобретаются за счет валютных средств, имеющихся на текущих валютных счетах, либо специально приобретенных валютных средств для оплаты командировочных расходов. Дорожные чеки приходуются в кассу и затем выдаются под роспись командируемому работнику.

Оприходование в кассу и выдача дорожных чеков под отчет отражаются в учете на субсчете 50-3 “Денежные документы” по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции. Возникающие курсовые разницы при переоценке дорожных чеков, находящихся в кассе, списываются на счет 91 “Прочие доходы и расходы”.

Командируемый работник после возвращения из командировки должен сдать авансовый отчет. При наличии перерасхода по авансу задолженность перед командируемым работником может погашаться либо инвалютой, либо путем выдачи эквивалента в рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. При неполном использовании дорожных чеков сумма задолженности подотчетного лица погашается путем внесения в кассу наличной иностранной валюты или дорожных чеков.

После возвращения работника из загранкомандировки организация сдает неиспользованные инвалюту и дорожные чеки в банк.

Пример. Организацией были приобретены дорожные чеки на сумму 1 000 долл. США (курс ЦБ РФ - 30 руб. за 1 долл.) и выданы работнику организации в этот же день на командировку в США на 10 дней (цифры условные):

Д-т сч. 50-3 «Денежные документы» 1000 долл./ 30 000 руб.

К-т сч. 52 «Валютные счета» 1000 долл./ 30 000 руб.;

Д-т сч. 71 ”Расчеты с подотчетными лицами” 1000 долл./ 30 000 руб.

К-т сч. 50-3 «Денежные документы» 1000 долл./ 30 000 руб.

После возвращения из командировки работник отчитался на сумму 1200 долл. США (курс ЦБ РФ на дату утверждения отчета - 31 руб. за 1 долл.):

Д-т сч. 26 ”Общехозяйственные расходы” 1200 долл./ 37 200 руб.

К-т сч. 71 ”Расчеты с подотчетными лицами” 1200 долл./ 37 200 руб.

Перерасход возвращен работнику в рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения отчета (200долл.×31 руб.= 6200 руб.):

Д-т сч. 71 ”Расчеты с подотчетными лицами” 6200 руб.

К-т сч. 50 ”Касса” 6200 руб.

Курсовая разница по счету 71 списывается на счет 91:

Д-т сч. 71 ”Расчеты с подотчетными лицами” 1000 руб.

К-т сч. 91 “Прочие доходы и расходы” 1000 руб.