14. Облік і контроль грошей в касі.

На облік і контроль касової готівки звертається велика увага. У фірмах розробляють систему контролю надходжень і витрат готівки. Готівку здебільшого намагаються звести до мінімуму, особливо на промислових підприємствах. Але в торговельних підприємствах у касі можуть бути значні суми грошей. Система внутрішнього контролю включає в себе план організації , а також заходи , спрямовані на збереження грошових коштів (як і іншого майна), досягнення точної обробки даних та складання бухгалтерської звітності. Важливими елементами внутрішнього контролю є : 1)розподіл відповідальності між службовцями ; 2)розподіл обов’язків; 3)ротація службовців всередині компанії; 4)використання механічних (автоматичних) приладів контролю. Для захисту готівки та контролю за її збереженням слід дотримуватися таких правил : 1)облік готівки мусить здійснюватися в момент її надходження ; 2)Всю готівку , що надійшла , необхідно здати в банк в той самий день або не пізніше , ніж наступний ; 3)Працівник , який одержує готівку , не повинен займатися її обміном в бухгалтерії; 4)Працівник відповідальний за одержання готівки не повинен займатися її розподілом.

Облік надходження грошей : Дт –“Каса” ; Кт – “Дохід від реалізації” , “Рахунки до одержання (дебітори , клієнти)” , “Рахунки в банках”.

Облік сплати грошей : Дт – “Рахунки до оплати ( постачальники)” , “Фонд дрібних сум “ , “Рахунки в банках” , “Рахунки витрат по елементах); Кт - “Каса”.

По касі можуть бути виявлені нестачі або надлишки грошей , вони відносяться на рахунок “Нестачі або надлишки по касі”. По Дт відображається нестача , а по Кт – величина надлишку. (Н-д , нестача по касі 9$ : Дт – “Грошові кошти” – 4537; Дт – “Нестачі або надлишки по касі” – 9 ; Кт –Доход від реалізації” – 4546.).В разі великої нестачі готівки адміністрація здійснює певне розслідування , з’ясовує причини та обставини її виникнення. Наприкінці звітного періоду Дт- ве сальдо цього рахунку відображається у звіті про прибуток як “Операційні витрати” , Кт – ве - як “Інші доходи”.

15. Облік створення і використання фонду дрібних сум.

    Для здійснення невеликих витрат фірми створюють фонд дрібних сум . Цю систему називають ще авансовою системою або системою підзвітних сум. Вона передбачає створення фонду , виплати з якого відбуваються з розрахунку на 2 – 4 тижня. Гроші видаються підзвітній особі , яка зберігає їх у своєму столі. Видача оформлюється чеком , гроші видаються з каси. При видачі грошей робиться запис :

Дт – “Фонд дрібних сум “; Кт – “Грошові кошти”. В західній Європі існує рахунок “Каси” , а США – ні. Фонд створюється на постійній основі , тобто в ньому має бути фіксована сума грошей. Виплата з фонду дрібних сум відбувається тільки на передбачені цілі. На кожну виплату підзвітна особа складає квитанцію , в якій проставлені сума і призначення виплати. Підзвітна особа на встановлену дату складає звіт про витрати і подає в бухгалтерію (складає на основі квитанцій первісних документів). Фонд дрібних сум поповнюється на суму витрат через виписку чека на ім’я підзвітної особи .( П-д, Дт – “ Канцелярські витрати” – 40; Дт – “Поштові витрати” – 40 ; Кт - “Грошові кошти” – 80). Контроль за фондом дрібних сум здійснюється таким чином , що залишок у фонді + сума квитанцій на витрати завжди повинен дорівнювати сумі ліміту фонду. Нестачі або надлишки відображаються на рахунку “Нестачі або надлишки по касі”.