Раздел 4 Обеспечивающие аспекты функциональной области снабжения Тема 4.1 Формирование организационной структуры управления снабжением (1 час)

1. Организационные структуры управления компаний с различными типами связи закупок и логистики. 2. Взаимоотношения между сферами менеджмента фирмы (финансового, операционного и логистического) при управлении закупками. 3. Взаимодействие отдела закупок с другими функциональными подразделениями компании. 4. Функции и направления деятельности отдела закупок предприятия. 5. Механизм функционирования закупочной деятельности. 6. Модули корпоративных информационных систем, поддерживающие логистику снабжения.

1. В основу определения организационной структуры управления снабжением должны быть следующие принципы:

• малозвенность в управлении;

• гибкость;

• эффективная система связи;

• принцип единоначалия;

• четкое разграничение функций.

В большинстве российских компаний сегодня преобладают линейно-функциональные организационные структуры управления. В рамках таких структур отдел снабжения является самостоятельным подразделением, которому выделяется бюджет на закупки предметов.

Другой организационной структурой является дивизиональные структуры, где часть или все штабные функции делегируются структурным подразделениям компании.

Службы закупок в компании могут быть построены централизованно и децентрализованно:

• децентрализованная организационная структура снабжения представляет собой децентрализованное деление на несколько функциональных подразделений со слабой концентрацией снабженческих задач (рисунок 4.1);

• централизованная организационная структура снабжения – это объединение в одну центральную функциональную сферу снабжения с высокой концентрацией задач (рисунок 4.2).

Рисунок 4.1 - Децентрализованная форма организации снабжения

Преимущества:

1. пользователь лучше знает потребность отдела, чем кто-либо другой;

2. возможность более быстрого удовлетворения потребности в материальных ресурсах.

Недостатки:

1. решая оперативные вопросы, служащие могут не заметить тенденции изменений планирования организации в целом;

2. недостаточный профессионализм служащих и проблемы определения возможностей снабжения;

3. ни одно подразделение не может быть достаточно большим для того, чтобы проводить функциональный анализ в таких областях, как работа с таможней, транспортные услуги, складирование, управление запасом, анализ закупок и т.п.

Рисунок 4.2 - Централизованная форма организации снабжения

Преимущества:

• простота стандартизации купленных материальных ресурсов или готовой продукции;

• отсутствие административного дублирования;

• возможность совместного (несколькими отделами компании) размещения заказа у поставщика с целью получения скидок за большой объем заказа;

• лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;

• развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам за счет специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования времени.

• координация связанных между собой видов деятельности для сокращения затрат на транспортировку, хранение и обслуживание;

• наличие единой точки контактов с поставщиками и предоставление им необходимой информации и услуг;

• концентрация ответственности за снабжение, что облегчает осуществление управленческого контроля.

Определенным компромиссом является многоступенчатая организация управления закупками: центральный офис обеспечивает планирование, бюджетирование, управление поставщиками, а децентрализованные подразделения снабжения в конкретных дивизионах отвечают за интеграцию процессов и задач управления закупками.

2. Управление закупками должно учитывать приоритеты и взаимодействие финансового и операционного менеджмента.

Для финансового менеджмента критериями, определяющими политику, являются: минимальные затраты на закупку; минимальные потребности в дополнительных инвестициях; минимальные финансовые риски; максимальная скорость оборота капитала, вложенного в МР.

Для производственного менеджмента – полное удовлетворение плановых заявок в номенклатуре и объемах поставок МР, синхронизация сроков их доставки с производственным расписанием, высокое качество исходных МР, отсутствие сбоев в поставках.

Задачами логистики снабжения при осуществлении закупочной деятельности являются координация и увязка требований финансового, операционного и других видов менеджмента в разрезе общей логистической стратегии фирмы, связанной с управлением материальными потоками.

3. Отдел закупок является входным звеном в логистической цепи/системе, что влияет на другие подразделения компании. Ошибки в деятельности данного отдела негативно сказываются не только на его результатах, но и приводят к негативным последствиям во взаимодействии с другими подразделениями.

Отдел закупок обменивается информацией со следующими подразделениями компании:

С производственным отделом:

• получает график выпуска продукции, чтобы закупки были осуществлены вовремя и за лучшую цену;

• предоставляет информацию о сырье, его наличии и видах, сроках доставки, заменителях и местоположении источников снабжения.

С инженерной службы:

• предоставляет информацию о продукции и ценах поставщиков и предлагаемых образцах продукции.

С отделом маркетинга:

• получает информацию об исследованиях рынка в долгосрочной перспективе (для разработки реальных стратегий снабжения);

• предоставляет информацию о новых поставщиках, новых методах маркетинга и системах дистрибьюции.

С бухгалтерией:

• получает информацию об оплате счетов (что позволяет использовать преимущества оплаты со скидкой и поддерживать хорошие отношения с поставщиками);

• предоставляет счета на оплату;

• взаимодействует в работе с кредиторами в области планирования и составления бюджета.

Со службой логистики:

• предоставляет информацию о временных циклах и наличии сырья, тенденциях движения цен и заменителях для формирования политики в области запасов;

• получает информацию о том, что необходимо закупить или заказать в конкретный период времени.

С юридическим отделом:

• получает информацию по контрактам и процедурам;

• предоставляет информацию, необходимую для составления контрактов

4. Основные функции отдела закупок заключаются в следующем:

1. определение потребности в МР, объемов и сроков закупок продукции;

2. расчет средств на приобретение МР;

3. поиск, анализ данных и выбор поставщиков;

4. определение условий поставки и оплаты;

5. заключение договоров и контроль исполнения;

6. управление запасами закупаемой продукции;

7. приемка и размещение продукции на складах;

8. входной контроль поступающей продукции.

Для эффективного функционирования отдел закупок должен обладать полномочиями по следующим направлениям:

• выбор поставщика;

• использование соответствующего метода ценообразования;

• решение вопросов сертификации;

• контроль за контактами с поставщиками.

5. Закупочную деятельность можно представить как процесс последовательно реализуемых операционных циклов:

Планирование → заказы поставщикам → доставка → входной контроль → расчеты с поставщиками и т.д.

Более детально этот процесс можно представить следующим образом: получение заявок → получение коммерческих предложений поставщиков и квот → заключение договоров с поставщиками → размещение заказа → получение предметов снабжения → расчеты с поставщиками.

Рассмотрим эти процедуры.

• Этап идентификации потребности внутренних клиентов предприятия включает в себя сбор и обработку заявок подразделений на предметы снабжения и услуги, а также планирование и прогнозирование потребности в предметах снабжения.

Получив данную информацию, в отделе закупок определяется закупочная ситуация:

• ситуация типового заказа (продукт ранее неоднократно закупался общие процедуры по реализации заказа уже разработаны);

• ситуации, сопровождаемые процедурными трудностями (нетиповые закупки, когда, например, требуется, чтобы сотрудники организации - покупателя как следует использовать закупаемый предмет снабжения);

• ситуации, вызванные проблемами в использовании продукции (нетиповые закупки, вызванные необходимостью замены прежних);

• ситуации, требующие межфункциональной координации (нетиповые закупки, осуществление которых вызовет изменение в деятельности многих подразделений компании).

Существует несколько типов заказов на закупку:

• простой заказ – каждый заказ проходит полный жизненный цикл, включая механизм подтверждения и одобрения заказа;

• долгосрочный контракт – отгрузка осуществляется по запросу покупателя в рамках длительного договора, который не содержит сведений о сроках и объемах поставки.

Долгосрочные контракты делятся:

По объему поставок:

• контракты с фиксированным объемом поставок в единицу времени

• нефиксированным объемом поставок.

По периодичности:

• график поставок – долгосрочный договор поставки, содержащий точные даты и объемы поставок в течение длительного времени.

• системные контракты – долгосрочный контракт, когда клиент может, например, по телефону заказать поставку по каталогу.

Дальнейшую операционную деятельность по управлению закупками, можно представить следующим образом:

1. поставщик отправляет в отдел снабжения предприятия – потребителя уведомление, что товар отправлен или готов к отгрузке;

2. при получении предметов снабжения на складе осуществляют входной контроль качества и количества. При соответствии продукции параметрам заказа составляется акт приемки, его копию отправляют в отдел закупок. При несоответствии поставщику может быть выставлена претензия;

3. от поставщика получают инвойс, подлежащий оплате. Сумма и ассортимент сравниваются с заказом и актом приемки, в случае соответствия передается в бухгалтерию для оплаты.

6. Большинство программных продуктов, автоматизирующих управление закупками и входящих в КИС, содержат следующие функции:

• мониторинг договорных отношений с поставщиками и перевозчиками;

• контроль выполнения обязательств по оплате поставок;

• ведение графика движения материальных ценностей по маршруту с прогнозируемым временем поступления на склад;

• генерация документов, необходимых для приемки материальных ценностей на склад, с автоматическим распределением по материально ответственным лицам. (Документы должны соответствия действующим в Российской Федерации нормативным актам.);

• выставление претензий поставщику (перевозчику, экспедитору) по номенклатуре, количеству и качеству поставляемой продукции;

• автоматизация всех операций по приходу, расходу и внутреннему перемещению материальных ценностей на складах;

• учет всех операций с помощью карточек складского учета, заполняемых автоматически на основании первичных документов;

• учет материальных ценностей в различных единицах измерения складского учета;

• ведение всех складских операций согласно действующим в Российской Федерации правилам бухгалтерского учета;

• ведение списка материально ответственных лиц с закреплением по складам и группам материальных ценностей;

• учет актов инвентаризации и генерация инвентаризации и генерация инвентаризационной описи;

• полная оперативная информация о количестве, качестве, сроке годности, адресе хранения, поставщике и перевозчике (экспедиторе) каждой позиции МР/ГП на складе в любой момент времени;

• предоставление информации о неликвидах, сверхнормативных и дефицитных запасах.

Модуль «Закупки» должен генерировать следующие основные отчетные формы:

• об «узких местах» планирования потребности в МР/ГП и объемов закупок;

• исполнительный отчет службы закупок;

• отчет о прогнозах расхода (спроса) МР/ГП и ценах;

• отчеты о работе с поставщиками, перевозчиками и экспедиторами;

• о запасах материальных ценностей на любую дату (по складам, по группам, по товарам, по материально ответственным лицам и т. д.);

• о движении материальных ценностей за любой период (по документам – основаниям, по складам, по группам, по товарам, по материально ответственным лицам и т.д.);

• о принятии на склад готовых заказов и собранной комплектации для отгрузки клиенту;

• инвентаризационные ведомости и т.п.