12. Подсистемы управления документооборотом (Docflow)

В состав наиболее распространенных подсистем документооборота входят:

• Системы автоматизации делопроизводства;

• Архивы документов;

• Системы ввода документов и системы обработки образов документов;

• Системы управления стоимостью хранения документов;

• Системы маршрутизации документов (собственно Docflow-системы);

DF-системы стали наследниками бумажного документооборота. Отсюда и их естественные ограничения: с документом можно совершить ограниченный набор действий: одобрить/отказать, завизировать, удалить, внести правку и т. п .

Обычно системы документооборота дополняются системами хранения образов бумажных документов и системами версионного контроля. Основным преимуществом систем документооборота является возможность их быстрого внедрения на предприятии, если там уже на хорошем уровне налажен документооборот.

13. Подсистемы управления бизнес-процессами (bpm).

BPM-системы

Business Performance Management (BPM) – методология, направленная на оптимизацию реализации стратегии бизнеса и состоящая из набора интегрированных циклических аналитических процессов, которые поддерживаются соответствующими технологиями и имеют отношение как к финансовой, так и к операционной информации. BPM позволяет предприятию определять, измерять и управлять эффективностью своей деятельности, направленной на достижение стратегических целей.

Ключевые финансовые и операционные процессы BPM включают планирование, консолидацию и отчетность, анализ ключевых показателей эффективности и их распространение в рамках организации.

В основе любой системы BPM лежит управление потоками работ (workflow). Кроме того, BPM-система может включать следующие дополнительные средства:

• средства перехода от стадии моделирования к стадии реализации (на базе workflow-подсистемы) и инструменты реверс-инжиниринга для обновления модели процесса после его реализации;

• подсистему описания статистических метрик процессов, средства их автоматического накопления, агрегации и представления.

• средства анализа бизнес-процессов (BPA), встроенные механизмы анализа загрузки и эффективности работы персонала и, соответственно, эффективности бизнес-процессов;

• средства имитационного моделирования бизнес-процессов, обеспечивающие оценку эффективности бизнес-процесса в режиме модельного использования, без участия пользователей системы и на основе заранее определенных статистических показателей их деятельности, и т.д.

Дисциплина BPM подчеркивает целостный подход к координации работы всех ресурсов - людей, информации, машин и систем.

Область применения workflow ограничена автоматизацией рутинной работы, В то время как BPM - это стратегическая по масштабу инициатива, призванная модернизировать бизнес, повысить его конкурентоспособность, улучшить итоговые показатели.

Концепция предполагает внедрение BPM-решения для достижения следующих целей:

• Скорость — сокращение времени выполнения процессов за счёт регламентации и автоматизации шагов процессов, введения временных ограничений для исполнения шагов процессов;

• Качество — за счёт прозрачности бизнес-процессов для всех участников, регламентации и средств мониторинга обеспечивается соблюдение всех предусмотренных правил;

• Управление на основе показателей — выполнение процессов может контролироваться через наборы процессных показателей которые отражают затраты на процесс, время выполнения и загрузку ресурсов, таким образом, облегчая анализ и оптимизацию процесса на основании реальных значений показателей;

• Гибкость — возможность достижения организационной гибкости компании через привлечение участников процессов к моделированию и перестройке.