До документів персонального обліку відносяться:

^ особова справа працівника; особова картка;

^ облікова картка фахівця і науковця.

До основних документів персонального і загального обліку відно­сяться:

• накази (розпорядження) по кадрах;

• книга штатно-посадового обліку;

• книга обліку молодих фахівців.

До інших документів обліку кадрів відносяться:

-Ь книга обліку руху трудових ресурсів; книга реєстрації наказів по кадрам;

журнал обліку оформлення пенсійних і соціальних страховок; алфавітні книги різного призначення.

Кадрова служба може вести й інші документи обліку, які на­цілено на підвищення якості й ефективності виконання власних функцій.

Обсяг службових документів щорічно зростає. У зв’язку з цим організація діловодства у великих корпораціях побудована на останніх досягненнях інформаційних технологій і сучасних кон­цепцій менеджменту.

Адаптація персоналу

Велика увага в міжнародних корпораціях приділяється проце­су адаптації нових співробітників.

ЬАдаптація персоналу - це процес пристосування знову прий­нятого персоналу до традицій і норм колективу компанії, а також сукупність заходів, спрямованих на ліквідацію конфліктів і скорочення терміну проходження цього процесу.

Вона є до деякої міри індикатором успішності або провалу ро­боти з пошуку, добору і наймання персоналу.

Набір і адаптація нових працівників має велике значення в діяль­ності структурних підрозділів міжнародних корпорацій, оскільки саме на цьому етапі формується кадровий потенціал. При цьому існує проблема оптимального співвідношення кількості нових співробітників і тих, що вже працюють у компанії.

334 ~ — - — - -

Іноземні фахівці визначають адаптацію як взаємне пристосу­вання працівника й організації, що ґрунтується на поступовій адаптації співробітника в нову професійну, соціальну й організа­ційно-економічну сферу праці.

У процесі адаптації працівник проходить кілька стадій: ^за­гальне ознайомлення із ситуацією; ^пристосування (звикання, зас­воєння стереотипів); Оасиміляція (повне пристосування); іден­тифікація (ототожнення особистих цілей з цілями колективу). При цьому виділяють такі аспекти:

психофізіологічний - пристосування до нових фізичних і пси­хічних навантажень;

соціально-психологічний - пристосування до відносно ново­го соціуму, норм поведінки і взаємин;

'Ь професійний - поступове вдосконалення трудових навиків; організаційний - освоєння ролі й організаційного статусу робочого місця і підрозділів у загальній організаційній структурі, а також розуміння особливостей організаційного й економічного механізму управління фірмою.

У процесі адаптації здійснюється плавне введення нового пра­цівника у сферу його діяльності і виключаються ситуації, які мо­жуть негативно вплинути на входження працівника в колектив, - непередбачені труднощі, пов’язані з перенавантаженнями, дефі­цитом інформації і т. ін. Тому в адаптаційний період вживаються заходи щодо недопущення ряду моментів, які приводять до пси­хологічної дезадаптації працівника.

Природно, всі організації прагнуть скоротити період адаптації. Основним заходом, що сприяє цьому, є організація стажування нових фахівців.

Робота з молодими фахівцями, її форми і методи багато в чому залежать від організаційної структури фірми і специфіки вироб­ництва. Наприклад, в одній з автомобільних компаній Японії при зарахуванні випускників Токійського університету в штат вирі­шальне значення мають їхні здібності в області збуту й інтелек­ту. Спочатку молодий фахівець проходить короткий курс навчан­ня із загальних питань управління. Прослухавши двотижневий курс вступних лекцій і тижневий курс по технічному обслугову­ванню, він проходить місячну практику в конструкторському

ЛЛГ

бюро, потім протягом ще місяця працює у виробничому відділі. У розпорядження молодого фахівця надається штат з п’яти співро­бітників і двох секретарів. При цьому основна мета практики - надання можливості вивчити механізм удосконалення організа­ційної структури і стратегії розвитку компанії, а також усвідом­лення своїх функцій посередника між рядовими співробітниками і вищим керівництвом.

• Асиміляція персоналу - важливий етап адаптації прийня­того на роботу персоналу. Асиміляція (від лат. аі'хітіїа- ііо) - злиття, уподібнення, засвоєння. Традиційно даний термін використовується для позначення злиття однієї соці­альної групи з іншою із засвоєнням однією з них ознак більш великої групи.

Це безпосередньо стосується персоналу великих компаній, тому що нові працівники включаються в загальну систему тру­дових ресурсів, приймаючи традиції трудового колективу і прин­ципи трудових відносин, що існують у даній компанії. Асиміля­ція персоналу може бути природною або вимушеною, повною або частковою. Вона проходить без конфліктних ситуацій і усклад­нень, якщо вона є предметом регулювання керівництва компанії. Асиміляція проходить з оптимальною швидкістю в заздалегідь визначених рамках. Практика управління персоналом найбільших корпорацій світу показує, що для асиміляції широко використо­вують неформальні відносини в колективі, проведення спільних святкових заходів, змішаний розподіл персоналу і т. ін.

Ідентифікація персоналу є логічним продовженням його асимі­ляції. Ідентифікація означає визнання тотожності соціальних груп; процес емоційного та іншого самоототожнення нових співробіт­ників з трудовим колективом. Ідентифікація персоналу є також предметом регулювання з боку керівництва компанії і кадрової служби, які безперервно контролюють цей процес і розробляють заходи щодо запобігання конфліктним ситуаціям і підвищення про­дуктивності праці. На практиці надзвичайно важливо налагоди­ти тісні взаємовідносини в трудовому колективі в тих сферах, де це необхідно; це сприяє підвищенню працездатності. Вся сфера трудових відносин у компанії, дисципліна, контроль, оцінка дій 336 - ~ - ~ : ' -