6.2. Особливості побудови іс в обліку

Важливою рисою підсистеми БО є забезпечення управління на будь-якому його рівні зворотним зв'язком. Функція зворотного зв’язку є основною перевагою підсистеми БО, і в цьому полягає її величезне значення для управління. Зворотний зв'язок забезпечується за допомо­гою системи результатної та проміжної інформації, що фіксується в МГ або видається безпосередньо на екран дисплея. Тому від швидкості видачі такої інформації залежить оперативність прийняття управлінсь­ких рішень.

Автоматизація сприяє вдосконаленню форм обліку. Форма БО є сукупністю облікових регістрів, які використовуються для ведення облікових записів у певній послідовності та взаємозв'язку із застосуван­ням принципів подвійного запису.

Основні ознаки, що характеризують форму БО:

• кількість, структура, зовнішній вигляд, призначення, послідовність регістрів;

• засоби і техніка їх ведення;

• взаємозв'язок хронологічної та систематичної, аналітичної та синтетичної інформації.

Застосування обчислювальної техніки привело до необхідності вдосконалення форми БО. Вона має відповідати вимогам обчислю­вальної техніки і визначати методологічні, технологічні й інформаційні аспекти організації БО та оброблення облікової інформації.

Основні елементи автоматизованої форми БО більш розвиненими е в АРМ. Перехід до нової технології автоматизованої облікової». праці зумовив необхідність перегляду і якісної зміни методологічних положень БО, що склався в умовах централізованого застосування уні­версальних ЕОМ загального призначення.

В умовах застосування ПЕОМ та АРМБ розробляється нова форма БО - діалогова автоматизована (людино-машинна).

Діалогова автоматизована форма БО ґрунтується на таких принципах:

• автоматизація документування господарських операцій;

• організація файлової системи;

• чергування сеансів активного діалогового режиму й автоматичного режиму при формуванні вихідної інформації.

Застосування ПЕОМ докорінно змінює технологію та організа­цію облікового процесу.

З використанням ПЕОМ упроваджується ПІТ ведення БО, що ґрунтується на організації АРМБ.

У загальних рисах технологія облікового процесу на ПЕОМ складається з таких етапів:

• збирання облікових даних і введення їх у ПЕОМ;

• створення ІБ;

• оброблення інформації на ПЕОМ;

• видача результатної інформації;

• зберігання інформації (в тому числі інформації минулих періодів).

В основу організації системи БО з використанням АРМ мають бути покладені такі принципи:

• автоматизоване оброблення облікових даних у реальному часі безпосередньо на робочих місцях бухгалтерів;

• взаємодія бухгалтера з ІС в діалоговому режимі;

• організація первинних документів на носіях, що читаються машиною;

• організація регістрів аналітичного та синтетичного обліків у пам'яті ПЕОМ, формування і видача результатної інформації в режимі запиту і необхідному для бухгалтера обсязі.

АРМБ в системі управління підприємством розглядається як робоче місце, оснащене ПЕОМ, яке дає змогу автоматизувати одержання, організацію, оброблення та передачу облікової інформації, залишаючи за бухгалтером функції управління і контролю над інформаційним процесом обліку, вибір і прийняття управлінських рішень. При цьому бухгалтер виступає в новій для нього ролі кінцевого користувача АРМ.

Упровадження АРМБ одночасно з організацією децентралізованої системи оброблення облікових даних зумовлює інтеграцію облікової інформації в єдиній БД.

Організаційно ІТ обліку на ПЕОМ реалізується мережею АРМ, що створюються в місцях виникнення та використання інформації, охоплюючи не тільки власне бухгалтерську, а й виробничо-оперативну інформацію. Мережа АРМ може організовуватися за одно -, дво - і багаторівневою структурою За цим принципом їх класифікують на АРМ низового, загальногосподарського рівня та зведеного обліку.

АРМ низового рівня використовують для оформлення первинних документів, ведення цехової локальної БД, оперативного введення даних про випуск, рух деталей і напівфабрикатів, складання звітів цехів про залишки та використання матеріальних цінностей, передачі первинних документів і звітів, а також їхніх аналогів на ГМД або по каналах зв’язку на загальногосподарський рівень системи. АРМ низового рівня мають функціонувати в режимі реального часу. При цьому в одному процесі поєднуються оформлення первинного документа і введення інформації в ПЕОМ.

Відповідальність за підтримку та ведення БД покладається на користувача ПЕОМ. Для контролю в системі кожного АРМ необхідно реєструвати дату господарської операції, номер документа, що вводиться в оброблення, і код особи, яка виконала реєстрацію операції. Має бути передбачений також санкціонований доступ до цієї інформації, щоб виключити дозапис, вилучення або виправлення даних.

На АРМ низового рівня формуються первинні машинні записи, що відображають господарські операції в натуральних розмірах.

Основу технології облікового процесу складає ведення на АРМ внутрімашинних електронних облікових регістрів, сукупність яких мо­же бути названа "динамічною книгою" користувача. Внутрімашинні облікові регістри мають подвійне значення: вони виступають як файли й одночасно як вихідні відеограми та МГ, що можуть бути видані в по­вному обсязі або фрагментарне за певний період.

На АРМ низового рівня здійснюється ведення облікових регіст­рів з поточного контролю й оперативного управління.

АРМ загальногосподарського рівня на дільницях обліку забезпечують введення і контроль інформації АРМ низового рівня, ведення хронологічних та систематичних електронно-облікових регістрів на дільниці обліку (комплексу задач), регламентне відображення їх на ек­рані дисплея або друк і виведення за запитом.

На кожному функціональному АРМ обліку загальногосподар­ського рівня проводиться формування стандартних уніфікованих ма­шинних бухгалтерських проведень за групами синтетичних рахунків для ІБ АРМ зведеного обліку та звітності.

На АРМ зведеного обліку здійснюють введення і контроль машинних носіїв АРМ дільниць обліку або через ЛОМ - облік та відображення введених записів.

АРМ зведеного обліку забезпечують ведення електронних облікових регістрів аналітичного обліку за синтетичними рахунками, регламентне або за запитом відображення облікових даних, формування і відображення даних для складання звітності.

Основою ІТ ведення автоматизованого обліку є внутрімашинна файлова система АРМ. При цьому ІФ даних БО на МД знаходиться в розпорядженні працівника конкретного АРМ. Це відповідає принципам повної персональної відповідальності працівників за обліковий процес, а також функціональній незалежності ресурсів АРМ під час облікових робіт.

Інформаційне забезпечення задач із БО може складатися з автономних файлових систем (БД) окремих АРМ або бути єдиною БД ло­кальної мережі цих АРМ.

До складу файлової системи АРМ входять:

1. Допоміжні файли заготовок форм первинних документів (документограм) При документуванні господарських операцій користувач бачить на екрані дисплея відповідну форму і з використанням клавіатури вводить в документ оперативні дані та ключові реквізити, за якими система автоматично заповнює графи НДІ і виконує потрійні обчислення. Одночасно введений запис надходить у файли вхідних форм відповідно до прийнятої в них систематизації даних.

2. Довідкові файли класифікаторів, призначені для розшифрування кодових позначень у вихідних повідомленнях.

3. Допоміжні файли заготовок форм регламентних вихідних регіст­рів - МГ (відеограм), які створюються в разі використання спеці­альних засобів ПЗ, що оперують табличними файлами.

4. Інформаційні файли норм витрати ресурсів.

5. Інформаційні файли первинного обліку.

6. Файли з інформацією минулих.

Основу системного автоматизованого оброблення облікових даних складають файли синтетичних рахунків (БД зведеного синтетичного й аналітичного обліків та звітності).

Записи господарських операцій у файлах синтетичних рахунків мають однакову структуру і включають як за дебітом, так і за кредитом вартісні показники (в аналітичному обліку - також кількісні), період здійснення господарських операцій, класифікаційні угруповання (в синтетичному обліку - код рахунку і субрахунку, в аналітичному додають також підрозділ, в якому проводиться операція, й об'єкт обліку). Файли синтетичних рахунків заповнюються автоматично на основі файлів первинного обліку (хронологічні масиви даних). Кожний запис, у зв'язку з подвійністю відображення операцій на рахунках, у файлі фіксується двічі: за рахунком, що кредитується, та за рахунком, що дебетується (контрольне значення інверсії бухгалтерських записів).

Контрольні запитання

1. Яке місце бухгалтерського обліку в ІС підприємства?

2. Які існують задачі внутрігосподарського бухобліку?

3. Які особливості взаємозв'язків підсистем бухобліку?

4. Що таке бухгалтерська форма з точки зору АІС?

5. Яка існує схема організації АРМ бухгалтера?

6. Який склад файлової системи АРМ бухгалтера?