3.3. Автоматизація документообігу в інформаційній системі

Інформація, що циркулює в системі управління, об'єднується в смислові групи і фіксується на будь-якому матеріальному носію. Таке об’єднання носить назву документування, а сам носій інформації, призначений для використання в ІС, відповідно визначається як документ. Звідси випливає і визначення документообігу.

Документообіг г- процес проходження документів усередині системи управління — від джерела їх формування до використання в управлінні.

В АІС документи можуть надходити з зовнішнього середовища від клієнтів, постачальників, споживачів, вищої контролюючої організації, банків. Документи можуть бути також внутрішніми. Всі документи поділяють на:

• документи загального призначення (управління) - накази, інструкції. циркулярні листи, розпорядження;

• специфічні дня діяльності об’єкта, які можуть бути вхідними, вихідними та внутрішніми.

Системи документообігу має надавати можливість підготовки документів, вхідного і вихідного контролю, обліку проходження документів, ведення архівів та перетворення форматів. Документ є головним засобом подання юридичне оформлених відомостей про об'єкт управління. Документи становлять основну частину інформаційних потоків у системі управління.

Нині функціонує уніфікована система документації (УСД), що включає 16 уніфікованих систем документації з 4500 уніфікованих форм документів (планової, звітно-статистичної, первинно-облікової, організаційно-розпорядчої, розрахунково-грошової документації тощо). Призначення УСД полягає у сприянні виконанню основних функцій управління економікою. Уніфікована система документації - це і комплекс взаємозв’язаних документів, кожному з яких присвоєно код '. відповідно до класифікатора управлінської документації.

Інформаційною мовою опису інформації, що міститься в документах, є єдина система класифікації та кодування (ЄСКК) ТЕП. Єдність системи дає змогу здійснювати взаємний обмін інформацією між АРМ всередині ІС, між різними ІС. Згадана ЄСКК забезпечує відпові­дність класифікацій і номенклатур у всіх сферах та на всіх рівнях управління, єдність вимірювань.

Інтеграція країни в світове господарство потребує узгодження чинних класифікаторів з міжнародними. Розділами ЄСКК є:

• структура управління народним господарством (класифікатори галузей, підприємств, органів державного управління);

• продукція, роботи, послуги (загальнодержавний класифікатор промислової і сільськогосподарської продукції);

• технологія виробництва;

• населення (класифікатори кадрів, посад, професій, розрядів);

• територія (класифікатори країн, регіонів, областей, районів);

• фінансові кошти і бухоблік (класифікатор платіжного обороту);

• природні ресурси (класифікатор корисних копалин);

• показники, нормативи, одиниці фізичних величин (класифікатори ТЕП, систем позначення одиниць фізичних величин);

• інші дані.

Класифікатори це систематизовані переліки найменувань однорідних об’єктів їм окремими видами економічної інформації з присвоєними їм кодами. В сукупності класифікатори складають ЄСКК техніко-економічної інформації. Використання УСД та ЄСКК дає змогу забезпечити інформаційну, термінологічну, ідентифікаційну єдність показників і взаємозв’язок АІС різних сфер та рівнів управління.

Особливістю кодування техніко-економічної інформації є те, що коди мають відображати її структуру, ідентифікувати об’єкти й описувати між ними. Основне завдання кодування - забезпечення ідентифікації елементів множин, що класифікуються, та їхніх класифікаційних ознак.

На практиці застосовують два методи класифікації: ієрархічний і фасетний В ієрархічному методі класифікації втілено ієрархічні відносини типів: рід - вид, ціле - частина. На першому етапі розподілу об’єктів (номенклатур) виділяють родові поняття, які включають найзагальніші властивості об’єктів, які підлягають класифікації. Видові поняття виявляють внаслідок розподілу родового поняття. Цей розподіл проводиться за однією або кількома ознаками, властивими родовому поняттю

Внаслідок такого багатоступеневого розподілу формується взаємозв’язана системи родовидових понять (клас – підклас – група – підгрупа - вид). У видове поняття входять всі істотні ознаки родової та одна або кілька практичних ознак. Для відносин типу ціле - частина (партитивні відносини) підпорядковуюче поняття співвідноситься з підлеглим після розкладання цілого на частини. На відміну від родовидових відносин не діє закономірність: все, що можна сказати про підпорядковуюче поняття, стосується також підлеглого (Вінницька область - Жмеринський район). Найбільшу складність при застосуванні ієрархічного методу класифікації становить вибір послідовності класифікаційних ознак на кожному етапі розподілу початкової множини на підмножини, а також визначення кількості рівнів класифікації. Одним із критеріїв такого вибору є мінімум часу пошуку будь-якого елемента в системі.

При фасетному методі класифікації передбачається розподіл початкової множини на підмножини за різними ознаками не послідовно, а незалежно. Щоразу цю операцію проводять над початковою множиною, що класифікується (причина, винуватець браку). Число фасетів, що додаються, може бути необмеженим. При цьому вже створені класифікатори можуть, виступити як фасети. Після закінчення процесу класифікації здійснюють кодування інформації в класифікаторах, яке пов’язане з присвоєнням кодових позначені, кожної позиції номенклатури. Використання кодів для оброблення економічної інформації пов'язане з вибором алфавіту коду (символів, що використовуються для утворення кодових позначень), його структури і захисту, а також методів кодування.

Коди можуть бути цифровими, алфавітними й алфавітно - цифровими (цифровий код одночасно є десятеричним числом, що дає змогу застосувати ефективне його оброблення, використати як ключ).

При створенні класифікаторів в АІС конкретного об'єкта завжди виникає проблема поєднання їх з чинними єдиними. Використовується два способи вирішення проблеми. При застосуванні локальних класифікаторів розробляються спеціальні таблиці поєднання локальних кодів з єдиними. У другому випадку в локальний класифікатор вводять додаткове поле, куди записують код з єдиної системи. Затверджені єдині класифікатори є обов’язковими для застосування на всіх підприємствах. За статусом - це державні стандарти.

У зв’язку з використанням ПЕОМ для автоматизації управління та встановленням їх на робочих місцях управлінського персоналу виникла необхідність створення спеціальної технології збирання, реєстрації, підготовки інформації для її оброблення, що спричинило зміну документообігу.

Як новий елемент в ІС АРМ реалізується функція автоматизації підготовки документів. Неодмінною умовою реалізації цієї функції є організація єдиної БД об’єкта управління та організація файлів-класифікаторів ТЕП - файлів НДІ в ІС АРМ управлінських працівників.

В умовах застосування ПЕОМ і створених на їх основі АРМ управлінського персоналу впроваджується нова людино-машинна діалогова форма управління, що ґрунтується на таких принципах:

• автоматизація документування господарських процесів і явищ;

• організація файлової системи АРМ;

• чергування сеансів активного діалогового режиму “Користувач – ПЕОМ” й автоматичного режиму при формуванні вихідних документів.

Управлінський процес в ІС включає такі стадії:

• документування господарських операцій;

• систематизація та узагальнення економічних даних;

• відображення вихідних ТЕП і їх використання в управлінні.

Перша стадія полягає у створенні матеріальних носіїв інформації стосуються керованих об’єктів і мають юридичну доказову силу здійснення господарської операції або явища.

Процес документування ґрунтується на використанні документа для фіксації господарських операцій та явищ. В умовах АРМ паперові первинні документи замінюються машинними (електронними). Змінюється тільки носій даних про господарську операцію, але документ як доказ факту здійснення цієї операції залишається тим самим. Тільки процес документування може бути виконаний в безпаперовій формі. Відбувається корінна зміна самої технології документування і документообігу.

Первинні документи "виписують" на ПЕОМ. Дані в ці документи заносять з екрана дисплея за певною технологією й одночасно записують магнітний диск (МД) і розміщують в інформаційному фонді, звідки передають системі оброблення даних. Первинне документування як попередній управлінський акт збирання, реєстрації інформації відпадає, тобто здійснюється введення даних у ПЕОМ і паралельно реалізується можливість одержати первинний документ. Документ зберігається в нам'яті ПЕОМ в електронній формі й за необхідності може бути роздрукований.

При цьому досягається високий рівень автоматизації циклу операцій введення, контролю, оброблення даних первинних документів з використанням інформаційних і програмних ресурсів АРМ.

Основна мета автоматизації цього етапу - зниження обсягу інформації, що вводиться з клавіатури, до мінімуму. АРМ відкриває широкі можливості бездокументного управління реєстрацією господарських операцій безпосередньо на ПЕОМ з одержанням відеокадру (ВК) первинних документів.

Занесення первинних даних в електронний документ має здійснюватися з максимальним використанням інформації файлів НДІ, що зберігаються в інформаційному фонді АРМ. Файли НДІ автоматично підключаються в момент заповнення конкретної графи документа. На прикладі складання на ПЕОМ первинного документа "Прибутковий ордер" розглянемо перелік даних, що вводяться в документ автоматизовано (див. табл. 3.3).

Як випливає з табл. 3.3, реквізитів, що заповнюються, всього 14, з них 13 заносяться автоматизованим способом (вводяться з файлів НДІ, обчислюються автоматично або встановлюються на початку ро­бочого дня); загальна значність реквізитів 119, з них тільки 7 знаків Набирають на клавіатурі. Реалізується технологія "вибирати", а не "набирати". При цьому значно підвищується вірогідність введених даних. Це пов'язано з тим, що на АРМ введення даних здійснює безпосередньо працівник управління (кінцевий користувач АРМ), який візуально контролює введену інформацію на екрані дисплея не тільки за значеннями реквізитів, а й за смисловим змістом. Безпосередня участь у введенні даних підвищує відповідальність користувача за вірогідність і повноту у даних, оскільки він зацікавлений в одержанні якісної результатної інформації для управління.

Автоматизація документування практично знімає проблему можливої невідповідності даних первинних документів і введеної в ПЕОМ інформації. Кодування реквізитів-ознак здійснюється автоматично з використанням інформації класифікаторів. Відпадає необхідність у ручному веденні журналів, різних накопичувальних відомостей - їх замінює пам'ять ПЕОМ.

Таблиця 3.3