12. Содержание и элементы системы контроля в организации

Контроль в организации состоит в том, чтобы проверить состояние реализации принятых управленческих решений. Главная задача системы контроля в организации — это отслеживание фактического выполнения планов или определение того, насколько действия соответствуют плану, т.е. сопоставление фактических данных объектов планирования с плановыми на предмет выявления отклонений. Своевременная ликвидация выявленных контролем отклонений от запланированного состояния осуществляется с помощью оперативного регулирования. Для того чтобы контролировать и регулировать план, необходима соответствующая количественная информация о протекании процессов в организации, достаточная для того, чтобы представить себе ее реальное состояние.

Система контроля в организации должна включать два уровня: нижний и верхний.

Нижний - контроль за исполнением бюджетов центров финансовой ответственности, осуществляемый экономическими службами этих подразделений. Верхний - собой контроль за исполнением бюджетов всех центров финансовой ответственности, осуществляемый финансово-экономической службой коммерческой организации и его бухгалтерией.

Элементы системы контроля в организации: • объекты контроля; предметы контроля; субъекты контроля; •технология контроля.

Эффективность системы контроля определяется через оперативность и правильность принимаемых корректирующих действий при протекании процессов управления в организации. Для того чтобы система контроля в организации была эффективной, необходимо наличие некоторых условий в нём:

1.отлаженного механизма планирования; высокопроизводительного программного обеспечения, позволяющего оперативно собирать в нужном виде информацию о фактическом выполнении плана;

2.высокой исполнительской дисциплины в организации; действенных систем премирования (депремирования);

3.участия руководства организации в решении проблем, возникающих в процессе осуществления контроля на всех уровнях управления;

4.осознания менеджерами организации важности осуществления контрольных функций.

13. Основы управления сбором и анализом информации о деятельности организации и управление знаниями

Анализ информации является одним из наиболее эффективных и безопасных способов добывания информации. Процесс получения важных сведений на основе синтеза информации из множества открытых источников будем называть аналитической работой.

Аналитическая работа состоит из следующих этапов:

• Определение круга исходной информации, необходимой для анализа, а также способов ее получения.

• Интерпретация информации, т. е. выявление истинного значения той или иной информации.

• Выделение посторонней информации,

• Оценка информации — на данном этапе производится расстановка источников информации, самой информации и способов ее получения в зависимости от их надежности и достоверности.

• Построение предварительных версий — этап аналитической работы, объясняющий место основных полученных фактов в цепи событий. Здесь необходимо выделить ключевые моменты, отделить их от менее важных, не играющих главной роли. Полученные сведения должны быть четко классифицированы по степени достоверности источника, самих сведений и способа их получения.

• Определение потребности в дополнительной информации означает решение вопроса о том, какая именно информация необходима. На. этом этапе выявляются пробелы в информации.

Знания – это продукт осознанной или неосознанной переработки информации, позволяющей целенаправленно получать желаемый результат, как материальные, так и нематериальные. Знания в организациях делятся на явные и неявные. Явные или формализованные знания - это те знания, которые так или иначе документированы, они существуют в виде документов, отчётов, книг, статей, графиков, схем и т.д. Неявные знания, т.е. неформализованные существуют исключительно в головах сотрудников. В среднем считается соотношение между явными и неявными примерно 20 к 80.

Принципы управления знаниями

• Нельзя смешивать понятия данные, информация и знания

• Знания в организации может быть двух видов (формализованные и неформализованные)

• Главная проблема точно определить какие знания организации необходимы, где они находятся, как их можно приобрести и передавать, чтобы обеспечить организации конкурентное преимущество.

• Управление знаниями приносит успех, когда информация и знания проходят определённые этапы процесса, частности

• Успешность инициатив по управлению знаниями зависит от чёткости и ясности ценностных установок (например по улучшению отношений с потребителем или по сокращению затрат времени на маркетинг и т.п.)

• Технология – значимая составляющая управления знаниями, но важно, чтобы она была частью общесистемного подхода проведения изменений на основе управления знаний

• Для обеспечения успешности управления знаниями необходимо устранить барьеры, препятствующие обмену знаниями,

• Для повышения профессионализма и качества работы необходимо включить в саму работу обмен знаниями, приобретение знаниями и их многократное использование.

• Передача лучшей практике наиболее распространённая и эффективная стратегия, которая большинство компаний выбрала для определения имеющихся у них знании и обмена знаний.

• Культивирование и обмен знаниями является результатом успешной стратегии по управлению знаниями.