Тема 5 : Документация и регистры бу.

1. Первичные учётные документы и их классификация

2. Сущность, классификация и практичное использование учётных регистров (УР)

3. Ошибки отчётных регистров и способы их устранения

4. Документооборот и его организация

5. Формы БУ и их значение

I

Все ХО должны отражаться в БУ на основании документов.

Документ – это письменное свидетельство о факте свершения хоз-ой операции.

Значение док-та в БУ:

1. Документы явл-ся источником предварительного и текущего контроля за хоз-ой деятельностью.

2. Применение док-ов позволяют предупреждать возможные нарушения и злоупотребления

3. Док-ты явл-ся источником И о финансово-хозяйственной деят-и, которая контролируется документальной проверкой. В процессе проверки проверяется законность и целесообразность хоз-ых операций.

Для того, чтобы док-ты имели юридическую силу, к ним предъявляются опред-ые требования . Требования к составлению первичных док-ов определенны законом о БУ и отчётности.

Первичные отчётные док-ты применяются к учёту, если они составлены по типовым формам, кот-ые утверждаются Министерством Финансов, НБ РБ и др.

При отсутствии утверждённых форм к учёту принимаются первичные учётные док-ты, которые орг-ия разрабатывает сам-но.

Все док-ты должны иметь опред-ые (обязательные) реквизиты:

1. наименование и номер док-та.

2. дата и место его составления

3. содержание ХО

4. должность лиц, ответственных за совершение хоз-ой операции и правильность её оформления

5. подпись лиц

Должностные лица, составившие и подписавшие док-т, несут ответственность за содержащиеся в них данных.

В кассовых и банковских док-ах не допускаются исправления.

Для правильного использования док-в их классифицируют по опред-ым признакам:

• по месту составления : внутренние и внешние

• по назначению : распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления, комбинированные

• по объёму И : первичные и сводные

• по способу составления : разовые и накопительные

• по количеству учётных позиций: односрочные и многострочные

• по степени заполнения: заполняются вручную, частично с использованием средств автоматизации, в автоматизированном режиме.

Первичная док-ия решает 3 взаимосвязанные задачи:

1. обеспечение информацией внутренней системы управление

2. ведение БУ

3. составление отчётности для внутренних и внешних пользователей.

II

После проверки, приёмки и бухгалтерской обработки все первичные док-ты подлежат регистрации в спец-ых таблицах ( учётные регистры).

Учётные регистры – технические ср-ва учёта, предназначенные для группировки и отражения учётной информации.

ХО должны отражаться в учётных регистрах в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам БУ. Согласно ст.10 «законы о БУ и отчётности» регистры БУ предназначены для систематизации и накопления И, содержавшейся в принятых к учёту первичных документов.

Регистры БУ составляются на бумажных или машинных носителях И. По типовым формам БУ разрешается составление регистров БУ по формам, разработанным организациями.

Основными признаками классификации учётных регистров явл-ся:

• по внешнему виду

- бухгалтерские книги (главная книга, книга доходов и расходов, кассовая книга)

- отдельные листы (анализ счёта, машинограммы)

- учётные карточки ( карточка складского учёта мат-ов и др)

• по объёму И

- хронологические (для регистрации данных по мере поступления док-ов в бухгалтерию)

- систематические (для записей ХО в систематизированном виде по однородным признакам, т.е. бухгалтерским счетам)

- комбинированные (сочетают хронологическую и систематическую запись)

• по степени детализации учётных показателей :

- синтетические ( для отражения ХО в обобщённом виде и только в денежном выражении)

- аналитические (ведутся по детализированным показателям)

- комплексные

Все регистры должны содержать:

1. название (Ведомость, Журнал, Анализ счёта и т.д.)

2. период (начало и окончание регистрации ХО)

3. фамилии и инициалы, подписи лиц, ответственные за ведение учётного регистра

Если счета БУ выступают в кач-ве признака группировки и классификации И в БУ, то учётные регистры выступают в качестве материального средства, отражающего эту информацию.

III

Все суммы, записанные в учётные регистры, периодически подытоживают.

Цель подсчётов в учётных регистрах состоит в том, чтобы выявить общие суммы дебетовых и кредитовых оборотах и остатках по счетам.

В приведение записей в учётных регистрах могут быть допущены различного рода ошибки. Например, неправильная запись сумм операций, неверный подсчёт итогов. Обнаруженные ошибки в регистрах БУ и документах должны быть исправлены.

3 осн-ых способа исправления ошибок:

1. исправление ошибок в документах (корректурный способ) - обнаруженную ошибку исправляют путём зачёркивания, а рядом указывают верную сумму. (делают надпись «исправлено»+дата+подпись)

2. способ дополнительной записи – применяют тогда, когда сумма записи в регистре <, чем это следует из первичного док-та. Неверную запись оставляют без изменения, а рядом на свободной строке составляют дополнительную запись на недостающую сумму.

3. способ отрицательной записи (красное сторно) :

- если завышена сумма по сравнению с суммой, указанной в первичном учётном док-те. Сумма обводится в рамку.

- если сумма из первичного документа в учётный регистр записана правильно, но неверно указана корреспонденция счетов.

IV

Документооборот – движение документов от их создания до передачи в архив.

Основные этапы документооборота :

1. создание документа или его получение от других организаций

2. принятие документов к учёту

3. обработка документов

4. передача документов в архив

Движение документов от его создания (получения) оформляется графиком документооборота. График документооборота составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

1 этап: При приёме первичных док-ов осуществляется проверка документов с формальной стороны и по существу. Проверка форм-ой стороны включает проверку всех реквизитов, подписей, использование предусмотренных типовых форм первичных документов.

2 этап: При проверке док-ов по существу устаналивается законность ХО, оформленной первичным документом. Если в документах при проверке выявлены недостатки в оформлении документов, они возвращаются на до-оформление.

3 этап: Проверенные документы подлежат бухгалтерской обработке:

1. все документы классифицируются по отдельным объектам учёта : кассовые документы, расчётные документы, документы по начислению з/п, документы по учёту движения основных средств и т.д.

2. каждая ХО подлежит отражению при помощи двойной записи в определённом учётном регистре. Указания корреспондирующих счетов в первичных док-ах наз-ся контировкой.

3. Записи в учётные регистры производятся в хронологической последовательности. Учётные регистры составляются за учётный период. Учётные регистры формируются в папки и хранятся в текущем архиве организации.

4 этап: По истечению опред-ого времени первичные документы и учётные регистры подлежат уничтожению или сдаче в государственный архив.

Сроки хранения б. док-ов определены законодательством (3 года, 5 лет, 7 лет, 75 лет и документы без срочного хранения).

V (cam-no)